System workflow – jak działa i jak go usprawnić?

Obecnie możemy zauważyć różne trendy, jeżeli chodzi o sposoby zarządzania personelem w polskich, jak i zagranicznych przedsiębiorstwach. Każdy z nich pozwala osiągnąć nieco lepszą wydajność zespołu oraz jego efektywność na przestrzeni konkretnych okresów. Dzisiejszy artykuł poświęcimy jednak w całości systemowi workflow, czyli jednemu z najlepszych rozwiązań w kontekście zarządzania procesami przedsiębiorstwa. Podpowiemy, jak właściwie działa workflow i jak go usprawnić

System workflow – co to jest?

System workflow to system odpowiadający za prawidłowy przepływ pracy, procesy w Twoim przedsiębiorstwie. Wdrożenie tego rozwiązania może usprawnić np.: kierowanie zasobami ludzkimi. Dzięki temu m.in. menedżerowie mogą skutecznie delegować zadania i efektywnie wykonywać poszczególne działania, uwzględniając również ustalone odgórnie wytyczne czy procedury.

Workflow w praktyce – jak to naprawdę działa?

Biorąc pod uwagę aktualne trendy dotyczące systemu workflow, zasada działania tego rozwiązania jest bardzo prosta. Z praktycznego punktu widzenia osoba odpowiedzialna za realizację danego zadania otrzymuje konkretne wytyczne ułatwiające wykonanie poszczególnych czynności prowadzących do sfinalizowania pracy, projektu. Nie musi ona natomiast zagłębiać się w jego istotę czy szczegóły.

Trzy podstawowe elementy systemu workflow – zadanie, aktywność, tranzycja

Istnieją trzy podstawowe elementy systemu workflow, czyli:

• zadanie,
• aktywność,
• tranzycja.

Najważniejszym elementem jest zadanie. W jego obrębie mamy aktywność, która może mieć dwie formy – manualną (świadczoną przez członka zespołu) lub automatyczną (świadczoną przez system). Ostatni aspekt to tranzycja, czyli termin, w obrębie którego są konkretne warunki, które należy spełnić, aby można było przechodzić z jednej aktywności do kolejnej.

System workflow – dlaczego warto go wdrożyć do działania przedsiębiorstwa?

System workflow zdecydowanie usprawnia pracę. Rozwiązanie to pozwala wykonywać konkretne zadania szybciej, dzięki czemu firma oszczędza nie tylko czas, ale także środki finansowe (które w przeszłości Zarząd musiałby zainwestować np.:  w dodatkowych pracowników).
Workflow łączy ze sobą działy – nawet te znajdujące się w innych krajach. Każde przedsiębiorstwo, które wdroży system workflow może liczyć na usprawnienie współpracy w całej organizacji.

Jak usprawnić system workflow?

Usprawnienie systemu workflow może wydawać się relatywnie skomplikowanym zadaniem. Uważamy jednak, że wykorzystując możliwości oferowane przez obecny rynek, istnieje duża szansa na bezproblemową poprawę działania Twojej firmy. W zależności od własnych preferencji i założeń projektowych możesz zdecydować się na następujące rozwiązania:

• Digital Mailroom – automatyzacja obsługi korespondencji pocztowej;
• Teczka HR – automatyzacja procesów HR;
• Workflow Automation – skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi.

Na czym polegają zaproponowane przez nas rozwiązania?

Digital Mailroom – automatyzacja obsługi korespondencji pocztowej

Digital Mailroom pozwala w łatwy sposób zautomatyzować obsługę korespondencji pocztowej. Jedyne, co musisz w tym przypadku zrobić, to zlecić tę usługę ekspertom Iron Mountain. Zajmiemy się wówczas posegregowaniem poczty, jej zdigitalizowaniem i rozesłaniem skanów do pracowników. To bardzo istotne szczególnie po pandemii - gdy większość Twojej firmy pracuje w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej. Warto również wspomnieć, iż rozwiązania z zakresu automatycznej obsługi korespondencji pocztowej są (i zawsze będą) dostosowane do sposobu działania Twojej firmy oraz do konkretnych, ustalanych przez Ciebie zasad przepływu danych.

Sprawdź też, jak usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie.

Teczka HR – automatyzacja procesów HR

Teczka HR od Iron Mountain odpowiadająca za automatyzację procesów działu personalnego jest doskonałą opcją, aby Twoja firma działała prawidłowo. Usługa ta niesie za sobą wiele zalet, m.in.:

• krótszy czas pracy na dokumentach – co pozwoli wydelegować pracowników HR do bardziej istotnych zadań np.: budowanie programu motywacyjnego, zamiast spędzać długie godziny na wyszukiwaniu teczek personalnych w archiwum 
• szybszy dostęp do istotnych danych – po zdigitalizowaniu teczek HR wystarczy wpisać w odpowiednim miejscu właściwą frazę, aby wyszukać konkretne informacje;
• ujednolicona forma archiwizacji dokumentów kadrowych – wprowadzenie usługi teczka HR od Iron Mountain, przyczyni się do uporządkowania nawet najbardziej rozproszonych dokumentów Twojego przedsiębiorstwa.

Przekazując teczki HR specjalistom Iron Mountain będziesz mógł zminimalizować koszty związane z utrzymaniem archiwum. Warto również wspomnieć, iż odzyskasz także przestrzeń biurową – od teraz nie będziesz musiał przechowywać dokumentacji w swojej siedzibie.

Workflow Automation – skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi

Workflow Automation to skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi. Dzięki tej usłudze zwiększy się nie tylko wydajność, ale także efektywność Twojego zespołu. Automatyzując workflow wyeliminujemy administracyjne uciążliwości, a dodatkowo sprawimy, że dane będą przetwarzane szybciej i dokładniej.

Jakie są korzyści z udoskonalenia Workflow?

Korzyści wynikające z udoskonalenia Workflow:

• redukcja kosztów – dzięki automatyzacji workflow obniżysz koszty operacyjne i unikniesz inwestycji kapitałowych;
• zmniejszenie obciążenia IT – rozwiążesz większość firmowych wyzwań bez konieczności delegowania dodatkowej pracy do działu IT lub kupowania nowego systemu;
• lepsze decyzje biznesowe – za sprawą korzystania z innowacyjnych dashboardów i wglądu w procesy w czasie rzeczywistym będziesz mógł podejmować nie tylko lepsze, ale także trafniejsze decyzje dot. Twojego przedsiębiorstwa.

System workflow – podsumowanie

System workflow to doskonałe rozwiązanie wpływające na lepsze prosperowanie Twojej firmy. Jego zadaniem jest usprawnienie najważniejszych procesów oraz poprawa wydajności pracowników. Decydując się na wdrożenie workflow do struktur swojego przedsiębiorstwa, zastanów się także nad automatyzacją poszczególnych procesów (np. korespondencji pocztowej, procesów HR oraz pozostałych procesów biznesowych). Jeżeli masz pytania – zachęcamy do wypełnienia formularza kontaktowego, aby skonsultować się z naszymi specjalistami lub uzyskać bezpłatną wycenę.