Case study Achmea: cyfrowa transformacja towarzystwa ubezpieczeniowego

W procesie przechodzenia na dokumentację cyfrową, firma ubezpieczeniowa zwiększa wydajność I poprawia obsługę klienta

„Początkowo nasze relacje z firmą Iron Mountain były w dużej mierze operacyjne, a teraz są techniczne i strategiczne. Firma pomaga nam w przejściu na technologię cyfrową i osiągnięciu celu, jakim jest stanie się przedsiębiorstwem przyjaznym środowisku”.

Eric van der Heiden, Kierownik ds. Usług Kontentu i Wyników, Achmea

Wyzwanie

Wiodąca firma ubezpieczeniowa Achmea zdecydowała się przejść na zapisy cyfrowe, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb klientów. Nadrzędnym celem było zabezpieczenie poufnych danych zgodnie z wymogami prawnymi i branżowymi przy jednoczesnym zmniejszeniu ogromnego archiwum fizycznego i ułatwieniu dostępu do informacji klientom i pracownikom.

Rozwiązanie

Record Information Management z Iron Mountain obejmuje transport, rejestrowanie i przechowywanie fizycznych archiwów Achmea w bezpiecznym obiekcie poza siedzibą firmy. Pliki można skanować w celu pobrania lub zamówić online za pośrednictwem portalu Iron Mountain ConnectTM i otrzymać je następnego dnia. Usługa „skan na żądanie” oferuje skanowanie często używanych dokumentów na zasadzie płacenia za wykonaną pracę („pay-as-you go”).

Efekty

Strategiczne partnerstwo z Iron Mountain oznacza wymierną pomoc firmie Achmea w jej cyfrowej podróży. Ubezpieczyciel redukuje fizyczne archiwa, obniża koszty i zwiększa efektywność. Dzięki łatwiejszemu dostępowi do informacji Achmea może zapewnić lepszą obsługę swoim klientom - bezpieczną i zgodną z przepisami.

Outsourcing: najlepsze rozwiązanie dla archiwów fizycznych

„Aby prowadzić naszą podstawową działalność, potrzebujemy danych klientów, które muszą być dostępne, bezpieczne i przechowywane zgodnie z prawem. Wiedza i zasoby firmy Iron Mountain są niezbędne do osiągnięcia tego celu”.

Eric van der Heiden, Kierownik ds. Usług Kontentu i Wyników, Achmea

Zapewnienie zgodności z przepisami przy jednoczesnym obniżeniu ryzyka

Ochrona cennych aktywów

Jako największy holenderski ubezpieczyciel, firma Achmea oferuje 10. milionom klientów polisy zdrowotne, majątkowe i na życie. Od ponad 200 lat pomaga ludziom w zarządzaniu ryzykiem, a zdobyte doświadczenie, w tym wcześniejsze fuzje i przejęcia, pozwoliły na stworzenie obszernych archiwów danych.

Przy tak dużej ilości pudeł z dokumentami, które należy sklasyfikować i przechowywać, Achmea nie ma miejsca ani zasobów na to, aby prowadzić ten proces we własnym zakresie. Dlatego 30 lat temu firma zdecydowała się oddać zarządzanie archiwami nieaktywnymi Iron Mountain, a od 15 lat współpraca obejmuje również archiwa aktywne. To herkulesowe zadanie wymagające ścisłej zgodności z przepisami i regulacjami prawnymi, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa informacji. Niszczenie dokumentów wiąże się z innymi wymogami. Na przykład, dokumenty prawne muszą być przechowywane przez siedem lat po śmierci ostatniego beneficjenta polisy.

Sprawne działanie

Teczki papierowe są zabierane z biur firmy Achmea, rejestrowane i oznaczane kodami kreskowymi w celu umożliwienia ich monitorowania, a następnie przechowywane w bezpiecznym obiekcie Iron Mountain. Achmea zleca pobieranie plików na portalu Iron Mountain Connect z dostawą następnego dnia. Dział emerytur korzysta również z usługi „skan na żądanie”, w ramach której firma Iron Mountain skanuje i udostępnia do pobrania zamówione dokumenty. Obecnie kontakty z klientami ulegają zmianie.

Aplikacje mobilne, media społecznościowe i strona internetowa firmy powoli zastępują komunikację telefoniczną i papierową. Powoduje to generowanie różnych danych, od zdjęć po nagrane wiadomości, a wszystkie muszą być archiwizowane.