Cyfryzacja dokumentacji medycznej w celu optymalizacji opieki nad pacjentem

Organizacja Brightshores Health System, dawniej Grey Bruce Healthcare Services, jako swoją misję obrała poprawę stanu zdrowia całych społeczności, pacjent po pacjencie. W 1998 r. połączyła grupę lokalnych szpitali w jedną organizację i od tego czasu rozrosła się o prawie 25%, rozszerzając jednocześnie swoją ofertę usług zdrowotnych. Obecnie Brightshores Health System w swoich sześciu szpitalach w regionie Grey Bruce w Ontario w Kanadzie przyjmuje ponad 100 000 pacjentów rocznie.

Realizując swoją misję, Brightshores Health System traktuje opiekę nad pacjentem jako najwyższy priorytet. Część tej opieki opiera się na odpowiednim i proaktywnym zarządzaniu dokumentacją pacjentów, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z wymogami prawnymi. W Ontario w Kanadzie dokumentacja medyczna dorosłych musi być przechowywana przez 10 lat od daty ostatniego wpisu.

Wraz z rozwojem organizacji Brightshores Health System rosnąca ilość papierowej dokumentacji zaczęła zajmować fizyczną przestrzeń potrzebną do opieki nad pacjentami.

Utrudniało to terminowy i skuteczny dostęp do dokumentacji oraz zwiększało koszty jej przechowywania. Dokumentacja pacjentów Brightshores Health System wymagała zorganizowania, uporządkowania i przyjęcia proaktywnego podejścia do zarządzania, w tym strategii zarządzania dokumentacją i jej przechowywania.

Właśnie wtedy największa placówka Brightshores Health System, szpital regionalny w Owen Sound, zwróciła się do firmy Iron Mountain. Celem była cyfryzacja dokumentacji pacjentów, znalezienie opłacalnego rozwiązania w zakresie przechowywania i ustanowienie proaktywnej strategii przechowywania dokumentów wraz z zapewnieniem środków do jej wdrożenia.

Zespoły wykorzystały rozwiązania Iron Mountain Smart Sort®, Scanning, Image on Demand (IoD), platformę do zarządzania treścią InSight® na AWS i usługi wsparcia projektu na miejscu. Osiągnięte rezultaty, takie jak zwolniona przestrzeń, scentralizowany dostęp do danych, zwiększone bezpieczeństwo dokumentacji, obniżone koszty przechowywania i wypracowana strategia przechowywania bieżących dokumentów, umożliwiają Brightshores Health System przyjęcie strategii cyfrowej i zoptymalizowanie opieki nad pacjentem.

Wyzwania związane z przechowywaniem dokumentacji medycznej

Chaotyczna dokumentacja medyczna i brak odpowiednich rozwiązań mogą utrudniać do niej dostęp, stwarzać ryzyko związane z bezpieczeństwem i niezgodnością z przepisami oraz zawyżać koszty przechowywania. Organizacja Brightshores Health System stanęła przed wyzwaniem związanym ze złożonością zarządzania dokumentacją — w tym przechowywaniem, niszczeniem i bieżącym użytkowaniem jej — a także ograniczonymi zasobami i rosnącymi kosztami szpitalnego systemu elektronicznej dokumentacji medycznej.

Firma Iron Mountain pomogła organizacji Brightshores Health System uzyskać lepszą kontrolę nad dokumentacją medyczną pacjentów i usprawnić zarządzanie nią. Najpierw zespół Iron Mountain ds. zarządzania dokumentacją ocenił sytuację, wyzwania i wymagania placówki Owen Sound. Następnie opracował plan uporządkowania i cyfryzacji dokumentacji pacjentów oraz odzyskania cennej przestrzeni na potrzeby opieki nad pacjentami.

Placówka Owen Sound wykorzystała rozwiązanie Smart Sort firmy Iron Mountain, aby poprawić przejrzystość dokumentacji medycznej pacjentów. Informacje z głównego indeksu pacjentów Owen Sounds i harmonogramu przechowywania dokumentacji pomogły w podjęciu decyzji dotyczących przechowywania i bieżącego użytkowania. Akta zostały posortowane i oznaczone w celu ich zeskanowania, przechowania w kartonach i dostarczenia dokumentu na żądanie (delivery-on- demand). Ponadto organizacja Brightshores Health System chciała zidentyfikować wszystkie dokumenty kwalifikujące się do zniszczenia oraz zmniejszyć ryzyko i koszty. W rezultacie zniszczono 30% dokumentacji, której termin przechowywania upłynął.

32 tys. kart i 3,5 mln zdjęć

W placówce Owen Sounds organizacji Brightshores Health System zastosowano rozwiązania Scanning, Image on Demand (IoD), oraz InSight® na AWS. Ogólne rozwiązanie jest niezbędne do digitalizacji dokumentacji pacjentów, w tym 32 tys. kart oraz 3,5 miliona zdjęć, i umożliwia połączenie dokumentacji papierowej, filmowej i cyfrowej w celu zapewnienia najlepszej opieki nad pacjentami.

Hybrydowe środowisko fizyczno-cyfrowe jest obecnie codziennością organizacji Brightshores Health System. Dzięki usłudze Image on Demand, Brightshores może konwertować fizyczne rekordy do postaci cyfrowej dla wybranych rekordów w miarę pojawiających się potrzeb. Platforma InSight zapewnia organizacji Brightshores Health System bezpieczny, scentralizowany wgląd w informacje o pacjentach. Pozwala upoważnionym pracownikom na dostęp do rekordów w repozytorium w chmurze i pobieranie ich w razie potrzeby. Dzięki tym rozwiązaniom organizacja Brightshores Health System poprawiła wgląd do danych pacjentów i usprawniła dostęp do nich, pomagając lekarzom w zapewnianiu bardziej elastycznej i skutecznej opieki nad pacjentami.

Rozwój strategii cyfrowej

Placówki opieki zdrowotnej stają w obliczu dodatkowych wyzwań związanych z organizacją i zarządzaniem wysoce wrażliwą, ściśle regulowaną dokumentacją medyczną pacjentów. Dla Brightshores Health System zarządzanie dokumentacją było niewykonalne przy ograniczonej puli zasobów, a ryzyko i koszty rosły. Rozwiązania i zasoby firmy Iron Mountain wraz z odpowiednimi danymi z placówki Owen Sounds umożliwiły obsługę istniejącej dokumentacji pacjentów. W ciągu 10 dni zespół bezpiecznie spakował, przeniósł, posortował, sklasyfikował i zdigitalizował istniejące karty pacjentów, zwalniając 231 metrów sześciennych przestrzeni na opiekę nad chorymi, spełniając jednocześnie wymogi prawne.

Z pomocą Iron Mountain organizacja Brightshores Health System opracowała również plan zarządzania bieżącą dokumentacją medyczną pacjentów. Aby ograniczyć gromadzenie nieaktualnych rekordów, istniejąca dokumentacja pacjentów jest teraz uporządkowana według daty retencji. Nowe rekordy są szybko cyfryzowane i klasyfikowane, aby zapewnić lekarzom szybki dostęp, a organizacji racjonalne koszty przechowywania. To kompleksowe i proaktywne podejście umożliwia organizacji Brightshores Health System wdrożenie nowo przyjętej strategii cyfrowej.

Dla organizacji opieki zdrowotnej zarządzanie dokumentacją pacjentów jest obowiązkiem. Udoskonalając swoje podejście do zarządzania dokumentacją, organizacja Brightshores Health System zmniejszyła ryzyko, obniżyła koszty i odzyskała fizyczną przestrzeń, którą może teraz przeznaczyć na opiekę nad pacjentami. Dzięki ulepszonemu dostępowi do rejestrów i zarządzaniu nimi organizacja Brightshores Health System może zoptymalizować opiekę nad pacjentami, realizując swoją misję poprawy zdrowia całych społeczności, pacjent po pacjencie.