Elektroniczna wysyłka dokumentów od Iron Mountain®

Twoja firma zmierza w kierunku cyfrowej transformacji, ale dokumenty papierowe nadal są ważną częścią Twoich procesów oraz archiwów. Dokumenty firmowe są bezpiecznie przechowywane, ale czasami musisz do nich wrócić, aby przejrzeć zawarte w nich informacje.

Iron Mountain zapewnia różne opcje wglądu do dokumentów przechowywanych w naszych magazynach. Oczywiście możemy dostarczyć Ci fizyczną kopię, jeśli potrzebujesz papierowej wersji danego dokumentu. Istnieje też inna opcja, która może być dla Ciebie wygodniejsza: wysyłka elektroniczna z wykorzystaniem naszej usługi IOD (Image on Demand). Zamiast fizycznej dostawy, dokumenty pobierzemy z archiwum, zeskanujemy w miejscu przechowywania i zapewnimy Ci bezpieczny dostęp do zeskanowanych treści za pośrednictwem Internetu. W przeciwieństwie do fizycznej wysyłki opcja ta pozwala zaoszczędzić czas i jest bardziej ekologiczna, ponieważ nie wymaga użycia ciężarówki lub samochodu dostawczego do przewozu.

Po zeskanowaniu zwrócimy dokument do magazynu lub zrobimy z nim cokolwiek będziesz chciał(a). Ponieważ zeskanowane dokumenty mają formę elektroniczną, można z łatwością udostępniać je innym, wypełnić, sortować i przeszukiwać. Są one dostępne natychmiast kiedy ktoś ich potrzebuje. Elektroniczna wysyłka — to szybsza i bardziej ekologiczna opcja.

Co by było, gdyby…

• informacje, których potrzebujesz były szybko dostępne w formie cyfrowej?
• Istniała możliwość szybkiego, łatwego i ekologicznego dostępu do papierowych plików przechowywanych poza siedzibą firmy?
• Można byłoby łatwo przechowywać, przeszukiwać oraz udostępniać dokumenty istniejące obecnie tylko w formacie papierowym?

Proces rozpoczyna się, gdy prosisz o udostępnienie zdjęć papierowych dokumentów lub fragmentów filmów za pośrednictwem Centrum Obsługi Klienta. Po otrzymaniu zamówienia zespół Iron Mountain dociera do dokumentów w archiwum i przygotowuje je. Przygotowanie może obejmować usunięcie zszywek i spinaczy, wyrównanie stron, a także naprawę uszkodzonych dokumentów. Dokumenty są następnie skanowane przez nasz zespół specjalistów. Zostaniesz powiadomiony(-a), gdy dokumenty będą gotowe, a następnie uzyskasz do nich bezpieczny dostęp i możliwość pobrania w razie potrzeby. Oryginalny dokument papierowy zostanie umieszczony z powrotem w magazynie do czasu, gdy nie będzie już potrzebny.

Dzięki elektronicznej wysyłce zaistnieje możliwość:

• łatwego złożenia zamówienia,
• uzyskania szybkiego dostępu do dokumentów,
• zwiększenia skuteczności firmy poprzez dzielenie się informacjami z tymi, którzy ich potrzebują, przy jednoczesnym zapewnieniu ich bezpieczeństwa i prywatności,
• zwiększenia wydajności dzięki dostępowi do potrzebnych informacji w formie cyfrowej,
• zmniejszenia emisji dwutlenku węgla dzięki redukcji liczby dostaw realizowanych przez samochody.