Archiwizacja - zarządzanie dokumentacją papierową

Obsługa dokumentacji papierowej

Poznaj szczegóły procesu i możliwości Iron Mountain

Czy wiesz, że…?

W średniej wielkości firmie każdego miesiąca powstaje ok. 10 tysięcy egzemplarzy różnego rodzaju dokumentów.

W Centrum Archiwizacyjnym Iron Mountain przechowywanych jest ponad 5,5 miliona pudeł z dokumentami papierowymi, a ich łączna długość wynosi tyle, co odległość między Warszawą a Bordeaux we Francji.

Dokumenty papierowe, które do tej pory poddaliśmy digitalizacji, ważą tyle samo, co ok. 12 tysięcy słoni.

Doradzimy, zaplanujemy, a następnie obsłużymy Twoją dokumentację papierową w całym cyklu jej życia oraz zapewnimy nowoczesne i kompleksowe rozwiązania do skutecznego zarządzania informacją, abyś Ty mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu.

3 główne etapy archiwizacji dokumentów

• Audyt
• Pakowanie, segregacja, rejestracja i sporządzenie protokołu zawartości
• Zarządzanie archiwum dokumentów papierowych

Całą dokumentację firmową przenosimy do jednego z naszych Centrów Archiwizacyjnych. Po zdeponowaniu dokumentów możesz nimi stale zarządzać w łatwy i dogodny dla Ciebie sposób.

Proces przygotowania dokumentów do digitalizacji

• Walidacja i separacja dokumentacji
• Pełna weryfikacja dokumentacji i uzupełnienie o brakujące indeksy
• Dokładanie dokumentacji lub łączenie w zestawy
• Podział dokumentacji na dwa rodzaje: do archiwizacji w formie papierowej oraz do digitalizacji

W ramach obsługi dokumentacji papierowej oferujemy

• Prace archiwistyczne
• Składowanie i zarządzanie dokumentacją papierową – finansową, medyczną, księgową oraz kadrową i płacową
• Składowanie dokumentacji spółek likwidowanych
• Nowoczesny system informatyczny do obsługi i zarządzania dokumentacją papierową
• Obsługę cyfrowej kancelarii korespondencji przychodzącej (tzw. Digital Mailroom)

Pełen dostęp do dokumentów w Centrum Archiwizacyjnym

Po złożeniu dokumentacji otrzymujesz dostęp do systemu zarządzania swoim archiwum. Dzięki temu możesz aktywnie administrować całą dokumentacją – uzupełniać ją, wyszukiwać i udostępniać potrzebne dokumenty, a także śledzić ich ruch i częstotliwość wypożyczania. Jeżeli potrzebujesz dodatkowych usług, możesz zamówić je przez nasz dedykowany system, do którego dostęp mają wyłącznie upoważnieni użytkownicy posiadający login i hasło.

Profesjonalny transport – własna flota kurierska

Posiadamy wyspecjalizowaną w odbiorze dokumentacji grupę profesjonalistów oraz własną flotę samochodów, m.in. elektrycznych, wyposażoną w system GPS umożliwiający lokalizację samochodów i śledzenie tras przejazdów. Ponadto kurierzy Iron Mountain korzystają z dedykowanych rozwiązań, takich jak GreenRoad, mających na celu optymalizację jazdy oraz dbanie o środowisko naturalne i bezpieczeństwo pracowników.

Nasze usługi, Twoje korzyści: