Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić?

Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić? Wskazówki I rozwiązania od Iron Mountain

Sprawnie funkcjonujący dział personalny jest jednym z fundamentów dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Efektywność pracowników zależy w dużej mierze od odpowiedniej organizacji obiegu dokumentów w firmie. By zwiększyć wydajność pracy, warto rozważyć wdrożenie automatyzacji procesów w firmie. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Klientów, oferujemy sprawdzone rozwiązania technologiczne i organizacyjne.

Automatyzacja procesów HR, czyli sprawny obieg dokumentów w firmie

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, od 2019 r. przedsiębiorcy mogą prowadzić teczki HR w wersji elektronicznej. Stwarza to nowe możliwości organizacji obiegu dokumentacji w firmie.

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie? Wykorzystaj outsourcing dokumentów firmowych! Sprawdź, jakie niesie za sobą korzyści:

• Zwiększenie wydajności pracowników działu HR – współpracując z ekspertami Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, sprawdziliśmy, z jakimi trudnościami zmagają się pracownicy działów kadrowo-płacowych. Okazało się, że do najbardziej uciążliwych obowiązków należą: raportowanie, realizacja obowiązków formalnych, ewaluacja dokumentacji pracowników oraz zadania związanie z administracją. Przekazując nam teczki HR, zaoszczędzisz czas pracowników działów HR. Zwalniając czas, który do tej pory przeznaczali na żmudne, ale istotne prace administracyjne, usprawnisz działanie swojego przedsiębiorstwa. Pracownicy działu HR mogą wykorzystać go na działania w obszarze tzw. miękkiego HR-u oraz poświecić odpowiednią ilość czasu na działania związane z motywacją i rozwojem pracowników, który w obecnej rzeczywistości jest niezwykle ważny. Praca na dokumentacji w wersji elektronicznej zapewnia szybki i łatwy do nich dostęp. Dzięki temu dział HR może poświęcić więcej swojego czasu na wsparcie działalności, która pozwoli osiągnąć korzyści biznesowe. Więcej na temat przeprowadzonej analizy dowiesz się z artykułu o wyzwaniach działów HR.
• Ograniczenie nakładów finansowych – digitalizacja teczek HR wiążę się z oszczędnością nie tylko czasu, ale też pieniędzy. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej pozwala zminimalizować koszty związane z utrzymaniem archiwum.
• Lepsze zagospodarowanie przestrzeni biurowej – bez konieczności archiwizowania dokumentów na miejscu w wersji papierowej zyskujesz więcej powierzchni, którą możesz znacznie lepiej wykorzystać. Digitalizacja dokumentów umożliwia dostęp do nich 24 godziny na dobę, zwłaszcza w przypadku organizacji o rozproszonej strukturze.
• Oszczędność czasu – przekazując nam dokumentację HR-ową, zwalniasz 40% czasu pracy Twoich pracowników, tym samym usprawniając obieg dokumentacji w firmie.
• Właściwa ochrona danych osobowych – outsourcing dokumentacji personalnej sprawia, że nie musisz martwić się o zgodność procedur z przepisami RODO. Bierzemy odpowiedzialność za zarządzanie dokumentacją i właściwą ochronę danych osobowych.

Warto również przytoczyć cytat Michała Ledziona, który stwierdził, że „korzyści płynące z cyfryzacji w kontekście zarządzania dokumentacją są wielowymiarowe i mają bezpośredni wpływ na efektywność, zgodność z regulacjami i jakość współpracy z różnymi interesariuszami.”

Implementując nowoczesne technologie, firmy mogą lepiej dostosować się do zmieniających się wymogów rynkowych i oczekiwań klientów, jednocześnie budując zaufanie wśród potencjalnych Klientów.

Iron Mountain paperless university – postaw na sprawny obieg dokumentów w firmie

Sprawny obieg dokumentów jest ważny w każdej firmie – niezależnie na jej wielkość oraz przyjętych założeń.  Doskonałym przykładem implementacji naszego rozwiązania jest modernizacja cyfrowa na  uczelni. Jeden z większych uniwersytetów skutecznie ulepszył procesy związane z informacjami o studentach i pracownikach, rezygnując z papieru.

Przełożyło się to na sprawniejsze zarządzanie dokumentacją oraz większą wydajność i likwidację odrębnych systemów obsługi danych, co poskutkowało oszczędnościami. Dzięki temu zarówno studenci, jak i profesorzy mają dostęp do cyfrowego zarządzania wszelkimi procesami za pomocą zbiorczego repozytorium treści, w którym poszczególne informacje wyszukuje się na podstawie prostych słów kluczowych.

Koncepcja Iron Mountain Paperless University pozytywnie oddziałuje również na bezpieczeństwo i zarządzanie treścią – nawet, jeśli lekcje odbywają się na poziomie zdalnym.

Wszystko to przekłada się na oszczędności, które można zainwestować w dodatkowe materiały edukacyjne oraz badania.

Pozbądź się papieru z Iron Moutain: sprawdź, dlaczego dokumenty papierowe i ręczne procesy spowalniają funkcjonowanie uczelni.

Obieg dokumentacji – innowacyjna propozycja od Iron Mountain

W ramach automatyzacji obiegu dokumentów w Twojej firmie proponujemy outsourcing teczki personalnej. Co mamy do zaoferowania?

Outsourcing teczek HR – obieg dokumentacji

Outsourcing proponujemy rozpocząć od dokumentów dotyczących nieaktywnych teczek pracowników.

• Teczki HR odbieramy ze wskazanej lokalizacji na terenie Polski.
• Dbamy o wszelkie formalności i udokumentowanie procesów, dlatego podczas odbioru sporządzamy jakościowy protokół przekazania.
• Teczki personalne pakujemy w bezpieczny sposób i transportujemy do Centrum Archiwizacyjnego. Przewóz realizujemy we własnym zakresie dzięki flocie kurierskiej Iron Mountain.
• Weryfikujemy zgodność dokumentów z przekazaną listą, a następnie udostępniamy spis teczek w wersji elektronicznej.

W ramach outsourcingu bieżącej teczki personalnej, po walidacji zgodności, odebraną dokumentację rejestrujemy w systemie archiwizacyjnym. Aktualizujemy zawartość i tworzymy wirtualne teczki HR. Dzięki temu dostęp do dokumentów jest bezproblemowy, możliwy o każdej porze dnia i nocy, niezależnie od lokalizacji.

Digitalizacja – sposób na sprawny obieg dokumentów w firmie

Digitalizacja teczek HR polega na utworzeniu dokumentacji w formie elektronicznej. Digitalizacja teczek pozwala na szybki dostęp i bieżącą pracę z dokumentacją.

Obieg dokumentów w outsourcingu teczki personalnej przedstawiony w formie graficznej znajdziesz tutaj.

A jeżeli chcesz wiedzieć, jak zarządzać dokumentami w praktyce, zdecyduj się na obejrzenie naszego Webinaru.

Sprawdź już dziś: Zarządzanie dokumentami – jak to robić w praktyce?
Spójne podejście do zarządzania informacjami w firmie jest bardzo istotne pod kątem wydajności biznesowej. Decydując się na kompleksową analizę dokumentów oraz ich cyfryzację i digitalizację, możesz wyprzedzić konkurencję i sprostać wymaganiom nowoczesnego rynku.

Innowacyjne rozwiązanie Iron Mountain, czyli outsourcing teczek HR

Korzystanie z naszych rozwiązań usprawnia strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa i sprawia, że zawsze jesteś o krok przed konkurencją. Outsourcing teczek HR realnie wpływa na sytuację biznesową przedsiębiorstw, korzystających z naszych rozwiązań. To co wyróżnia firmę Iron Mountain na rynku, to kompleksowość usługi, która łączy nowoczesną technologię z wykonaniem pracy fizycznej związanej ze skanowaniem, dokładaniem dokumentów do teczek, aktualizacją spisów treści oraz fizycznym wyszukiwaniem teczek. To dzięki tym usługom dział HR może zaoszczędzić do 40%* swego czasu pracy.

Prawidłowy obieg dokumentów w firmie według europejskich konsulatów

Europejskie konsulaty postawiły na zminimalizowanie papieru, stawiając na technologię paperless. Jest to ściśle powiązane z pandemią COVID. Od teraz wszelkie instytucje podchodzą do biznesu świadomie – zabezpieczając swoje dokumenty oraz czyniąc je bardziej dostępnymi dla osób, które powinny być w ich posiadaniu. Dzięki temu praca zdalna nie będzie przeszkodą – pracownicy będą mieli pełne prawo do wykorzystania poszczególnych rozwiązań również w standardach home office.

Sprawdź teraz: Jaka jest motywacja europejskich konsulatów, aby odejść od papieru na rzecz digitalizacji?

Wewnętrzny obieg dokumentów w firmie – podsumowanie

Reasumując, podejście paperless jest odpowiednim kierunkiem ku usprawnieniu obiegu dokumentacji. Wiąże się to przede wszystkim z przyspieszeniem procesów, maksymalizacją bezpieczeństwa firmy oraz redukcją kosztów. Przejście na tzw. bezpapierowy system ułatwia także dostęp do informacji oraz archiwizację zbędnych materiałów zgodną z zasadami RODO.