Rozwiązanie Iron Mountain eDelivery do zarządzania korespondencją zgodnie z przepisami

Wyzwanie

Aby usprawnić i zwiększyć przejrzystość urzędowej korespondencji, w 2021 r. przyjęto ustawę o doręczeniach elektronicznych (UoDE), która ma regulować wymianę przesyłek pomiędzy organizacjami a administracją publiczną. Wcześniej organizacje mogły decydować, czy chcą korzystać z doręczeń elektronicznych, jednak od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorstwa prywatne będą zobowiązane do przestrzegania standardów e-doręczeń, w tym identyfikowalności zarówno w przypadku wysyłania, jak i odbierania korespondencji urzędowej.

Konsekwencje 

Od 1 października 2024 r. polska administracja nie będzie już wysyłać papierowej korespondencji ani powiadomień do firm. Wszystkie organizacje będą posiadały obowiązek utworzenia specjalnego adresu do e-doręczeń dla urzędowej korespondencji, w tym najważniejszych powiadomień dotyczących m.in. podatków.

Ponieważ większość organizacji nie wdrożyła jeszcze e-doręczeń, niezwykle ważne jest, aby nawiązały współpracę z zaufanymi partnerami, którzy umożliwią im dalszą komunikację zgodną z najnowszymi wymogami urzędowymi.

Co by było, gdyby…

Co by było, gdyby można było zwiększyć wydajność operacyjną, umożliwiając jednocześnie organizacji zachowanie zgodności z najnowszymi przepisami unijnymi i polskimi dotyczącymi korespondencji? Dzięki rozwiązaniu Iron Mountain eDelivery do zarządzanie korespondencją zgodnie z przepisami organizacje zyskują:

• Zwiększenie zgodności z przepisami dzięki bezpiecznemu rozwiązaniu
• Wyeliminowanie papieru, promowanie bardziej wydajnego środowiska, w którym dokumenty mogą być przetwarzane szybciej, a następnie bezpiecznie przechowywane przy znacznie zmniejszonych wymaganiach magazynowych.
• Zwiększenie wydajności operacyjnej dzięki transformacji cyfrowej, która zwiększa produktywność, przejrzystość.

Iron Mountain eDelivery

Rozwiązanie Iron Mountain eDelivery zaprojektowano do zarządzania korespondencją zgodnie z przepisami, aby pomóc firmom w wypełnianiu obowiązków narzuconych przez władze w zakresie bezpiecznej wymiany informacji między podmiotami publicznymi, przedsiębiorstwami i obywatelami, zgodnie z wymogami polskiej ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

E-doręczenia to mechanizm szybkiej i bezpiecznej wymiany korespondencji drogą elektroniczną, eliminujący koszty i obciążenia związane z komunikacją papierową. Dzięki e-doręczeniom organizacje mogą szybciej i skuteczniej otrzymywać informacje od instytucji publicznych i podejmować w związku z nimi działania, zwiększając wydajność operacyjną i obniżając koszty.

Rozwiązanie Iron Mountain eDelivery opiera się na już sprawdzonej InSight Content Management platformie, która umożliwia organizacjom zaimplementowanie cyfrowej transformacji poprzez elektroniczne zarządzanie całym obiegiem dokumentów. Dodatkowo firma Iron Mountain może dodać opcję eVault, zapewniając skalowalne, cyfrowe repozytorium korespondencji i dokumentów, pozwalające na śledzenie interakcji i usuwanie dokumentów w systemie. Integracja z wykwalifikowanymi dostawcami usług certyfikacyjnych, takimi jak Asseco, światowym dostawcą zajmujących się technologiami informatycznymi, a także innymi firmami zewnętrznymi może jeszcze bardziej usprawnić realizację zadań związanych z zarządzaniem dokumentami i wytyczyć prostą drogę do pełnej transformacji cyfrowej.

Internetowa aplikacja eDelivery umożliwia administracjom publicznym, podmiotom prywatnym i obywatelom szybką wymianę korespondencji z zachowaniem bezpiecznego, kontrolowanego łańcucha nadzoru (chain of custody). System ten nieustannie zapewnia pełną integralność informacji wymienianych między InSight Content Management systemem firmy Iron Mountain a zgodnymi z przepisami, certyfikowanymi dostawcami usług e-doreczeń.

Wyraźne korzyści biznesowe

Korzyści dla organizacji płynące z wdrożenia e-doręczeń są oczywiste:

• Zgodność z przepisami: Zgodność z prawem jest oczywiście kluczowym czynnikiem stojącym za wprowadzeniem e-doręczeń, ale korzyści związane ze zgodnością są znacznie większe. E-doręczenia zapewniają wyższy poziom odpowiedzialności i zgodności z przepisami niż pierwotna ustawa o doręczeniach elektronicznych, ponieważ e-doręczenia umożliwiają organizacji lepsze śledzenie całej urzędowej korespondencji w celu wykazania ogólnej zgodności z wieloma przepisami, co zmniejsza koszty i ciężar związany ze zgodnością (compliance)
• Eliminacja papieru: Koszty obsługi i przechowywania dokumentów papierowych są ogromne, a w miarę, jak coraz więcej z nich zmienia postać na elektroniczną, utrzymanie nieaktualnych procesów generuje dodatkowe koszty i zwiększa złożoność organizacji. Polskie władze dążą do wyeliminowania wszelkiej komunikacji papierowej od 1 października 2024 roku. Rozporządzenie to jest katalizatorem, który może skłonić organizacje do wyeliminowania papieru, zmniejszając zarówno koszty prac, jak i — co ważniejsze — fizyczne potrzeby związane z przechowywaniem dokumentów, ponieważ elektroniczna usługa eVault nie wymaga dodatkowej przestrzeni magazynowej.
• Wydajność operacyjna: W miarę, jak organizacje zmierzają w kierunku transformacji cyfrowej, eliminacja papieru pomaga skrócić czas potrzebny pracownikom na prace z dokumentami, zwiększając ogólną produktywność. Organizacje mogą szybciej skalować swoją działalność, eliminując podatne na błędy ludzkie procesy papierowe i ograniczając je dzięki bezpieczniejszej i wydajniejszej elektronicznej obsłudze dokumentów. Dzięki audytowalnemu i bezpiecznemu systemowi, takiemu jak InSight Content Management firmy Iron Mountain, organizacje mogą elektronicznie śledzić każdą interakcję z dokumentami, co zapewnia znacznie lepszą wydajność i ogólną zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z firmą Iron Mountain, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możemy pomóc zwiększyć wydajność operacyjną Twojej organizacji, jednocześnie pomagając zachować zgodność z najnowszymi europejskimi przepisami dotyczącymi korespondencji.