Zarządzanie dokumentacją techniczną

Jak możemy pomóc?

Iron Mountain oferuje szereg usług, dzięki którym Twoje specjalistyczne dokumenty będą uporządkowane i bezpieczne. Wykonujemy profesjonalną archiwizację i digitalizację dokumentacji technicznej o dowolnym rozmiarze i formacie – map, rysunków technicznych, harmonogramów, dokumentacji konstrukcyjnej czy szeroko pojętych projektów wielkoformatowych.

3 główne etapy archiwizacji dokumentów

• Audyt
• Pakowanie, segregacja, rejestracja i sporządzenie protokołu zawartości
• Zarządzanie archiwum dokumentów papierowych

Całą dokumentację firmową przenosimy do jednego z naszych Centrów Archiwizacyjnych. Po zdeponowaniu dokumentów możesz nimi stale zarządzać w łatwy i dogodny dla Ciebie sposób.

5 głównych etapów digitalizacji

• Odbiór dokumentacji – dysponujemy własną flotą kurierską i gwarantujemy bezpieczeństwo transportu
• Skanowanie – bez względu na rodzaj i format dokumentów, zeskanujemy je i odwzorujemy w postaci cyfrowej
• Indeksacja – po odpowiednim pogrupowaniu zasobów, kategoryzujemy dokumenty, co znacząco usprawnia zarządzanie informacją w firmie i wpływa na zwiększenie efektywności
• Umieszczenie w cyfrowym repozytorium – po zeskanowaniu dokumentów zapiszemy kopie w naszym cyfrowym repozytorium i udostępnimy za pośrednictwem naszych systemów (lub innych wykorzystywanych przez Twoją firmę) bądź na mobilnych nośnikach pamięci
• Walidacja ilościowa i jakościowa – sprawdzimy, czy Twoje dane zgadzają się ze stanem faktycznym, a gdy zaistnieje taka potrzeba, poprawimy lub uzupełnimy brakujące informacje. Na koniec sporządzimy raport podsumowujący wszystkie wykonane operacje

Nasze usługi

Uporządkowanie dokumentacji u klienta lub w siedzibie Iron Mountain

• Wyodrębnienie dokumentacji formalno-prawnej (urzędowej)
• Weryfikacja oryginałów lub kopii
• Sprawdzenie na podstawie listy czy dokumentacja zawiera wszystkie wymagane dokumenty
• Przygotowanie raportu ze spisem przeprocesowanej dokumentacji (przed lub po procesie digitalizacji)

Digitalizacja dokumentacji

• Przygotowanie do skanowania
• Skanowanie na skanerach wielkoformatowych
• Indeksacja dokumentacji

Bezpieczne przechowywanie dokumentów

Przechowywanie kopii dokumentów w bezpiecznych Centrach Archiwizacyjnych Iron Mountain gwarantuje utrzymanie porządku w zasobach.

Dedykowane systemy

Systemy Iron Mountain zapewniają łatwy i szybki dostęp do dokumentów oraz pełne bezpieczeństwo dzięki zabezpieczeniom, które pomyślnie przejdą jedynie osoby posiadające upoważnienie. Ponadto nasze platformy gwarantują sprawną obsługę archiwum i umożliwiają efektywne zarządzanie danymi organizacji.

Dlaczego Iron Mountain?

• Oferujemy korzystanie z wysoce bezpiecznych procesów oraz urządzeń
• Zapewniamy wsparcie na każdym kroku oraz usługi dostosowane do indywidualnych potrzeb Klienta
• Posiadamy ponad 25 lat doświadczenia w zakresie skanowania, indeksowania i klasyfikacji dokumentów