เริ่มต้น Digital Transformation การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลของคุณให้ถูกทาง

ขั้นตอนการเริ่มต้นสู่การ Digital Transformation องค์กรของคุณ

Digital transformation หมายถึง การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลที่นำเทคโนโลยีที่จำเป็นมาใช้กับองค์กรที่ต้องการจะเติบโตมากขึ้นในยุคดิจิทัล เริ่มต้นการ digital transformation เพื่อปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน พัฒนาประสิทธิภาพ และสร้างโอกาสใหม่ ๆ ทางธุรกิจ

เริ่ม 5 ขั้นตอนเพื่อเข้าสู่การทำ digital transformation:

ระบุสิ่งที่จะแปลงเป็นดิจิทัล

เริ่มต้นด้วยการสำรวจเอกสารทั้งหมดในองค์กร คัดแยกประเภทเอกสาร กำหนดความสำคัญ และลำดับความสำคัญในการแปลงเป็นดิจิทัล

แปลงข้อมูลบนกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัล

สแกนเอกสารกระดาษ เก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล และจัดเก็บอย่างเป็นระบบ กระบวนการการจัดการเอกสารในองค์กรนี้ช่วยให้ค้นหาข้อมูลได้ง่าย รวดเร็ว และปลอดภัย

จัดเก็บข้อมูลให้ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย

ใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างเหมาะสม และสำรองข้อมูลไว้เป็นประจำ

ทำเป็นระบบอัตโนมัติ แชร์ไฟล์งานและเวิร์กโฟล์ร่วมกันแบบออนไลน์

นำเทคโนโลยี Automation มาใช้เพื่อลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพ และลดข้อผิดพลาด ใช้ระบบ Cloud-based collaboration tools เพื่อการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

สรุปผลข้อมูลสำคัญและเข้าใจข้อมูลเชิงลึกได้ง่าย

นำเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลมาประมวลผลข้อมูลดิจิทัล สรุปผลข้อมูลสำคัญ นำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การเริ่มต้นทำ Digital Transformation ในไทยหรือการเปลี่ยนแปลงดิจิทัล อาจจะเป็นเรื่องยากสำหรับบางองค์กร คุณสามารถหาผู้ช่วยในการจัดการเอกสารสำนักงานอย่าง Iron Mountain Thailand ช่วยเริ่มต้นขั้นตอน Digital Transformation สำหรับองค์กรของคุณได้

การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีมาใช้ แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงวิธีคิดและวิธีการทำงาน องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการ Transformation ล้วนมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน วางแผนอย่างรอบคอบและพร้อมรับมือกับโอกาสใหม่ ๆ ในยุคดิจิทัล คุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับ Digitalization คืออะไรเพิ่มเติมได้ที่นี่

สิ่งที่ควรเก็บไว้และสิ่งที่ควรโยนทิ้ง—ระบุบันทึกข้อมูลของคุณ

หลายองค์กรมีวัฒนธรรมทั่วไปคือ “เก็บทุกอย่าง” โดยรักษาแฟ้มเอกสารไว้ตลอดไป แต่ความคิดนี้ไม่คุ้มค่า ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด หรือในทางปฏิบัติเลย ก่อนที่จะเข้าสู่ระบบการเปลี่ยนแปลงดิจิทัล คุณต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับรายการบันทึกข้อมูลการจัดการเอกสารในองค์กรของคุณที่ชัดเจน

นี่คือคำถามสำคัญบางส่วนที่ควรพิจารณาเมื่อเริ่มการจัดการเอกสารในองค์กรเพื่อระบุเอกสารข้อมูลของคุณก่อนการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล:

• รูปแบบเนื้อหาคืออะไร ประเภทเฉพาะของเนื้อหา อย่างเช่น กระดาษ เทป ไมโครฟิช หรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มีการใช้งานที่แตกต่างกัน หากสิ่งเหล่านี้ไม่ได้รวมอยู่ในแพลตฟอร์มการจัดการสารสนเทศแบบรวมศูนย์ ก็ไม่มีทางได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์อย่างมีประสิทธิภาพ
• คุณจัดประเภทเนื้อหาของคุณอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่ยืนยันตัวตนได้ (PII) หรือข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน การจัดประเภทเนื้อหาของคุณในแบบที่เหมาะสมกับมาตรฐานและนโยบายของอุตสาหกรรมของคุณ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรสามารถเข้าถึงได้
• คุณจะทำอย่างไรกับเนื้อหาของคุณ กำหนดวิธีการจัดการเอกสารสำนักงานที่องค์กรของคุณใช้งานบันทึกข้อมูล ไม่ว่าจะเพื่องานประจำวันหรือเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาว ในการรับมือกับความไร้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ให้มองหากระบวนการทำงานที่สามารถทำได้ง่ายขึ้นหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการทำ digital transformation เปลี่ยนข้อมูลที่เป็นกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล
• คุณจัดลำดับความสำคัญของเนื้อหาของคุณอย่างไร หากคุณไม่ได้รับข้อมูลเฉพาะเมื่อต้องการ นั่นถือเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายให้กับธุรกิจของคุณ ซึ่งจะส่งผลต่อ SLA บุคลากร กระบวนการ ลูกค้า แบรนด์ และชื่อเสียงขององค์กรของคุณในท้ายที่สุด
• เนื้อหาอยู่ที่ไหน โดยทั่วไปแล้ว บันทึกข้อมูลจะกระจายไปตามระบบ แอปพลิเคชัน ประเภทรูปแบบ แผนก และตำแหน่งที่ตั้ง ซึ่งทำให้การจัดการเอกสารในองค์กรมีความท้าทายและมีค่าใช้จ่ายสูง

คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปได้โดยการตรวจสอบสิ่งที่คุณมี เช่น:

• การมองเห็นและการเข้าถึงแฟ้มเอกสารที่ไม่ดี
• วันที่ทำลายปะปนกัน
• ประเภทบันทึกข้อมูลผสมกัน
• คลังเก็บเนื้อหาหลายแห่ง
• สำเนาและฉบับที่ไม่ผ่านการอนุมัติ

นอกจากนี้ ยังป้องกันการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลมากเกินไป หลีกเลี่ยงความเสี่ยงอันเนื่องจากเก็บข้อมูลไว้นานกว่าที่ควร และมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นในการจัดเก็บข้อมูล

กำหนดตารางการเก็บรักษาบันทึกข้อมูล

ส่วนที่สำคัญแต่มักถูกมองข้ามในการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลคือ การพัฒนาตารางการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรตามมาตรฐานและนโยบายของอุตสาหกรรมของคุณ การเก็บรักษาข้อมูลและการทำลายบันทึกอย่างเป็นระบบย่อมมีทั้งข้อดีและข้อเสีย การเก็บรักษาอย่างรอบคอบจะแสดงให้เห็นถึงวิธีที่บริษัทของคุณจัดการกับทรัพย์สินทางปัญญาและสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ.

เราพบว่าการติดตามวันที่เหตุการณ์อาจเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดเมื่อแปลงบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษเป็นดิจิทัล เมื่อคุณมีกล่องหลายหมื่นใบ การเก็บบันทึกข้อมูลตามวันที่เหตุการณ์อาจเป็นเรื่องที่คาดการณ์ได้ยาก อัปเดตก็ยากเมื่อเก็บไว้นอกสถานที่ และมีค่าใช้จ่ายสูงในการจัดทำดัชนี

เมื่อมีตารางการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลที่สมบูรณ์ คุณจะ:

• มีมุมมองแบบรวมเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลและพันธกรณีที่เกี่ยวข้อง
• ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านระเบียบข้อบังคับและการปฏิบัติตาม
• ลดการเปิดเผยที่ไม่จำเป็นต่อการละเมิดข้อมูล

หากดูเหมือนข้อมูลล้นหลาม อย่ากังวล เราพร้อมช่วยเหลือทุกเมื่อ

" มุ่งสู่ความก้าวหน้าด้วยการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล "

ข่าวดี! หลังจากที่คุณระบุเนื้อหาของรายการบันทึกข้อมูลและกำหนดตารางการเก็บรักษาข้อมูลแล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลาสแกนแฟ้มเอกสารที่คุณตัดสินใจเก็บไว้ เมื่อรู้ว่าจะเก็บอะไรบ้างและเก็บไว้ที่ใด คุณจะได้เปรียบในการทำให้โครงการสแกนมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

กระบวนการและขั้นตอนการจัดการบันทึกข้อมูลเป็นเรื่องที่ควบคุมได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่อยู่ในรูปแบบดิจิทัล การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ และการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลจะทำให้ทุกอย่างเป็นไปได้

รากฐานสู่ความสำเร็จ

ตอนนี้ คุณได้วางรากฐานที่มั่นคงสำหรับการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จแล้ว (ขั้นตอนที่ 1 และ 2) คุณก็พร้อมที่จะสร้างคลังเก็บข้อมูลส่วนกลางที่พร้อมสำหรับอนาคตซึ่งทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลดิจิทัลและทำงานร่วมกัน (ขั้นตอนที่ 3) อีกทั้ง คุณยังเข้าใกล้ขั้นตอนต่อไปของเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติและการปลดล็อกข้อมูล ทีมของคุณจะสามารถปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและรวบรวมข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าจากข้อมูลของคุณ

หากคุณไม่สามารถเข้าร่วมส่วนที่ 1 ของซีรีส์การสัมมนาออนไลน์ผ่าน AIIM ของเรา จากกระดาษสู่ดิจิทัล: เส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล คุณสามารถรับชมย้อนหลังได้

และอย่าลืมลงทะเบียนสำหรับส่วนที่ 2 ของซีรีส์ ซึ่งเราจะพูดถึงห้าขั้นตอนที่เหลือสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล

*งานวิจัยโดย Economist Impact สนับสนุนโดย Iron Mountain