ระบบรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Digital Mailroom

ระบบรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Digital Mailroom คืออะไร

ระบบรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Digital Mailroom คือ ระบบจัดการอีเมลอัตโนมัติที่ช่วยจัดการจดหมายทางไปรษณีย์และอีเมลล์แบบระบบอัตโนมัติ โดยจดหมายที่ส่งมาจะถูกสแกนและแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จากนั้นระบบรับส่งเอกสารออนไลน์จะทำการจัดเรียงและส่งต่อเอกสารเหล่านี้ไปยังผู้รับที่ต้องการโดยอัตโนมัติ

เอกสารที่ถูกแปลงเป็นดิจิทัลจะถูกเก็บไว้ในคลังข้อมูลระบบรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Iron Mountain ที่ปลอดภัย ซึ่งบุคลากรที่ได้รับอนุญาตสามารถจะเข้าถึงข้อมูลได้จากทางไกล ระบบ Digital Mailroom จะมีฟีเจอร์มากมาย เช่น บันทึกการติดตามเอกสารเพื่อตรวจสอบเส้นทางการส่งต่อ การเข้าถึงเอกสารดิจิทัลอย่างปลอดภัย และความสามารถในการจัดกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารให้เป็นระบบอัตโนมัติ

การโปรแกรมรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ Digital Mailroom จะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถรวมศูนย์การบริหารจัดการงานห้องจดหมายได้ ลดระยะเวลาและจำนวนบุคลากรสำหรับการจัดการจดหมาย และเพิ่มพื้นที่สำนักงานสำหรับกิจกรรมสำคัญๆ นอกจากนี้ การเข้าถึงเอกสารได้จากระยะไกลและการติดตามจดหมายแบบเรียลไทม์ ยังช่วยเพิ่มความรับผิดชอบและความโปร่งใส ช่วยให้บริษัทสามารถส่งมอบเอกสารไปยังผู้รับได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

บริการส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ Iron Mountain Digital Mailroom เป็นโซลูชันการจัดการจดหมายทางไปรษณีย์ที่ครอบคลุม ตั้งแต่การสแกนเอกสาร การจัดประเภทและการกำหนดเส้นทางการส่งต่อจดหมายได้แบบอัตโนมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บและ/หรือการทำลายเอกสารทั้งในรูปแบบดิจิทัลและแบบกระดาษได้อย่างปลอดภัย

ทำไมต้องใช้ระบบรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Digital Mailroom

ในยุคดิจิทัลเช่นนี้ องค์กรต่างๆ มองหาแนวทางยกระดับกระบวนการทางธุรกิจและลดการใช้เอกสารข้อมูลบนกระดาษ การจัดการจดหมายนำเข้าที่เป็นเอกสารจำนวนมากยังคงเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการดำเนินงานต่างๆ ในองค์กร มีการทำงานแบบผสมผสานระหว่างข้อมูลดิจิตัลกับกระดาษเพิ่มขึ้นในประเทศไทย ข้อมูลบนกระดาษแบบดั้งเดิมยังคงอยู่ และจำเป็นต้องให้พนักงานจัดการหาพื้นที่จัดเก็บเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

การจัดการจดหมายทางไปรษณีย์แบบเดิมๆ จำเป็นต้องใช้แรงงานคนจำนวนมากและมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดจากบุคลากรภายในได้สูง เช่น อีเมลสูญหาย ข้อมูลสำคัญรั่วไหลและค้นหาจดหมายทางไปรษณีย์ไม่เจอ เป็นต้น ปัจจุบันองค์กรต่างๆ พยายามที่จะลดขนาดและ/หรือปรับพื้นที่สำนักงานให้เหมาะสม พวกเขาจึงจำเป็นต้องปรับระบบการทำงานให้คล่องตัวและเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ ทำให้บริการระบบรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Iron Mountain ที่เป็นโปรแกรมรับส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ Digital Mailroom ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการจัดการเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Iron Mountain Digital Mailroom solution คือบริการซอฟต์แวร์แบบ SaaS (Software as a Service) ที่ช่วยให้คุณยกระดับประสิทธิภาพการดำเนินงานด้วยการแปลงเอกสารรับทางไปรษณีย์ให้เป็นดิจิทัล รวมถึงประมวลผลอีเมลโดยอัตโนมัติ เพื่อให้พนักงานของคุณเข้าถึงและเรียกค้นข้อมูลได้อย่างปลอดภัย นอกจากนี้ ยังช่วยสร้างระบบรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติสำหรับจดหมายทางไปรษณีย์ต่างๆ และเชื่อมต่อข้อมูลของคุณเข้ากับระบบต่างๆ ได้อย่างครอบคลุม