สภาเทศบาลจัดการงานธุรการของสำนักทะเบียนคนต่างด้าวให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดด้วยกระบวนการดิจิทัล

ผลลัพธ์

เจ้าหน้าที่ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและตอบกลับคำขอของศาลและตัวแทนได้เร็วขึ้น และยังมีความเสี่ยงน้อยลงที่เอกสารสำคัญจะสูญหายหรือเก็บเอกสารผิดที่ด้วย ประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ ประหยัดพื้นที่ ต้นทุนในการจัดเก็บลดลง และเข้าถึงแฟ้มได้ต่อเนื่องสำหรับผู้ที่ทำงานจากระยะไกล

ลดแรงกดดันในขั้นตอนการทำงานของสำนักงาน

การเก็บถาวรที่จัดการยากใช้พื้นที่มากขึ้น

การทำงานกับเอกสารกระดาษที่ล้าสมัย

เมือง Schwäbisch เป็นเมืองที่มีประชากรอาศัยอยู่ราว 60,000 คน ตั้งอยู่ตรงเชิงเขา Swabian Alb และ Dreikaiserberge ที่สวยงามราวภาพวาด สภาเทศบาลได้พัฒนาบริการสาธารณะแบบดิจิทัลและขั้นตอนรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากมีผู้ลี้ภัยเป็นจำนวนมาก สำนักทะเบียนคนต่างด้าวเพื่อการย้ายถิ่นฐานจึงได้รับแรงกดดันมากเป็นพิเศษ และเป็นที่สนใจของประชาชน

“การจัดการกับเอกสารท้าทายสำนักทะเบียนคนต่างด้าวมากขึ้น” Christian Dolle หัวหน้าโครงการกล่าว “มีแฟ้มเอกสารกระดาษมากกว่า 11,000 แฟ้มเก็บอยู่บนชั้นแบบหมุนซึ่งผุพังไปตามเวลาและไม่สามารถซ่อมแซมได้ พื้นที่ถูกใช้จนหมดอย่างรวดเร็วทำให้เราต้องติดชั้นวางชั่วคราวที่ใช้พื้นที่ของสำนักงานมากขึ้นไปอีก”

คดีพาณิชย์ที่มีผลดีด้านการเงิน

จากการนำระบบเอกสารมาใช้เมื่อไม่นานมานี้และได้ผสานระบบเข้ากับ LaDiVA ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองของเยอรมนีแห่งอื่นๆ ใช้ สภาเทศบาลจึงได้โอกาสเปลี่ยนเป็นเอกสารดิจิทัล การตัดสินใจในครั้งนี้มีผลดีด้านการเงินด้วย “การซื้อชั้นเก็บของแบบหมุนอันใหม่ 3 อันต้องใช้เงินประมาณ 120,000 ยูโร และเรายังคงอยู่กับปัญหาเรื่องพื้นที่และการจัดการแบบเดิมๆ” Dolle กล่าว

ดาวน์โหลดกรณีลูกค้าเพื่ออ่านเพิ่มเติม