Kennecott Utah Copper Corporation: ปฏิบตตามกฎระเบยีบและเพิˑมคณคาดวยการจดเกบเอกสาร

Kennecott Utah Copper บริษัททีˑทําธุรกิจเหมือง การหลอม และการกลัˑนเป˞นผู้ผลิตทองแดงใหญ่เป˞นอันดับสองในสหรัฐอเมรกิ า และมีผลผลิตทองแดงมากกว่า 17%ในอเมรกิ า Kennecott เป˞นสาขาของ Rio Tinto หนึˑงในบริษัทเหมืองชั˓นนาํ ของโลกและมีพนกั งานประมาณ 34,500 คนใน 40 ประเทศทัˑวโลก มีรายรับ 22.4 พันล้านดอลลาร์

ตั˓งแต่ปˣ2546 Kennecott ให้ไอออนเมาน์เทนรวมพื˓นทีˑเก็บเอกสารแบบกระดาษและรวมบริการจัดเก็บเอกสารในโรงงานห้าแห่งของบริษทั ในรัฐยูทาห์Kennecott เก็บเอกสารแบบกายภาพ 20,000 ลูกบาศก์ฟุตในทีˑตั˓งเป˞นระยะทาง 40 ไมล์แบ่งกนั ระหว่างทีˑตั˓งของ Kennecott กับพื˓นทีˑของไอออนเมาน์เทน

เวลาผา่ นไป ความสัมพันธ์ได้พัฒนาจนมีการใช้บริการของไอออนเมาน์เทนสําหรับเอกสารทั˓งแบบกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ทําให้เกิดวธิ ีบริหารจัดการข้อมูลทั˓งหมด บริษัทได้ใช้บริการผู้เชีˑยวชาญการให้คําปรึกษาของไอออนเมาน์เทนเพืˑอ:

• ทําการวิเคราะห์คลังข้อมูล
• พัฒนาระบบจัดประเภทเอกสาร
• กําหนดตารางเวลาจัดเก็บเอกสารตามนโยบายและขั˓นตอน
• ทําการฝ˥กอบรมและนําส่งพอร์ทัลอินทราเน็ตเพืˑอใช้งานคอมโพเนนท์ของโปรแกรมให้เข้าถึงง่าย

เป˔าหมาย

เมืˑอบริษัทแม่ Rio Tinto กาํ หนดว่าจําเป˞นต้องใช้งานระบบทีˑใหญ่ขึ˓นเพืˑอจัดการและแบ่งปˏนข้อมูลให้ทัˑวบริษัท ได้มกี ารสร้างชุดคาํ แนะนาํ ทˑกี าํ หนดให้เป˞นมาตรฐานการบริหารจัดการข้อมูลของกลุ่ม Rio Tinto ทีˑสาขาทุกแห่งต้องนําไปปฏิบต

เป˔าหมายของ Kennecott คือการนําโครงการบริหารจัดการข้อมูลไปใช้ซึˑงจะช่วยปกป˔องสืˑอทุกประเภททีˑมีปรมิ าณมากขึ˓น Kennecott ซึˑงเป˞นบรษิ ัททˑมีอายุ ี 100 ปˣได้เก็บเอกสารแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ไว้เป˞นจํานวนมาก บริษัทต้องการกาํ หนดวิธีทˑสอดคล้องี กันในการจัดระเบียบและจดั เก็บ เพˑือให้มีสถานทีˑเก็บทีˑแน่นอนและมีประสิทธิภาพ และกู้คืนเอกสารได้ทุกประเภทแม้จะเป˞นสืˑอก็ตาม

ตามรัฐบัญญัติของการกํากับดูแลกิจการและการปฏิบัติตาม มาตรฐานการจัดเกบ็ ข้อมูลทัˑวโลกของ Rio Tinto นั˓น Kennecott ยังคงต้องการการรับประกันว่าเอกสารและข้อมูลทั˓งหมดไม่เพียง ตรงตามมาตรฐานของบริษทั เท่านั˓นแต่เป˞นไปตามข้อกําหนด ทีˑบงั คับใช้ตามกฎหมายของสหพันธรัฐและของรัฐ Kennecott ต้องการผู้ค้าทีˑสามารถให้ขอ้ มลู เชิงลึกและคําแนะนําเกีˑยวกับ การเพิˑมจาํ นวนของข้อบังคับในการจัดเก็บเอกสารเพืˑอช่วยให้ บริษัทสร้างและนําโครงการไปใช้ได้ตั˓งแต่ต้นจนจบ

การแก้ปˏญหา

Kennecott พิจารณาเลอื กผู้ค้าโดยทําการประเมินบริษัทสามแหง่ ทีˑจะมาช่วยพัฒนาโครงการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล ไอออนเมาน์เทนแสดงให้เหน็ ถึงความเข้าใจในปˏญหาด้านธุรกิจ ของ Kennecott และความสามารถในการนําวิธีการทีˑเป˞นระบบและ เตรียมการมาอยา่ งดีเพˑือจัดการกับเอกสารและข้อมูล นอกจากนี˓ Kennecott ยังประทับใจในความสามารถของไอออนเมาน์เทน ในการเริˑมประเด็นทางธุรกิจและปรับการบริหารจัดการข้อมูลและ การบริการด้านไอทีเพืˑอตอบสนองความต้องการด้านธุรกิจ

จากความสัมพันธ์ทีˑแน่นแฟนระหว่างกัน ˔ Kennecott ตกลง ใช้บริการให้คําปรึกษาของไอออนเมาน์เทนทีˑประกอบด้วย การประเมนิ ข้อกําหนดในการจัดเก็บเอกสารของสหพันธรัฐและ ของรัฐตลอดจนการพัฒนาตารางเวลาจัดเก็บเอกสาร ไอออนเมาน์เทนยังสร้างและจัดทํานโยบายและขั˓นตอนเป˞น เอกสารโดยระบุความหมายทีˑชัดเจนของบทบาทพนกั งาน ความรับผิดชอบ และคําแนะนําสําหรับการสร้าง การจัดการ การเข้าถึง การจัดเก็บ และการทาํ ลายข้อมูลของบริษัท

นอกจากนี˓ไอออนเมาน์เทนยังจัดใหม้ ีการฝ˥กอบรมผู้ประสานงาน เอกสารในสถานทีˑและพัฒนาพอร์ทัลอินเทอร์เน็ตทีˑให้พนักงาน Kennecott สามารถเข้าถึงคอมโพเนนท์ของโปรแกรมได้จาก ส่วนกลาง ทําให้ง่ายต่อการจัดประเภทเอกสารให้สอดคล้องและ ปฏิบัติตามกฎระเบียบทีˑใช้อยู่ได้ ผู้ประสานงานเอกสารของ Kennecott ใช้ Iron Mountain Connect™ เป˞นทรัพยากร ออนไลน์เพืˑอการเข้าถึงเอกสารและรายงานทีˑรวดเร็วตลอด 24 ชัˑวโมงซึˑงช่วยให้พวกเขามีโปรแกรมทีˑสอดคล้อง

“เพราะความชํานาญของไอออนเมาน์เทน เราจึงสามารถจัดการกบั ความซับซ้อนท˓งั ด้านการปฏบิ ัติงานและด้านเทคนิคให้หมดไปจากวิธกี ารทˑเีราใช้จัดการเอกสารและข้อมลู ของเรา” Kristine Truscott ผู้ประสานงานเอกสารระดับสูงของ Kennecott Utah Copper Corp กล่าว “ไอออนเมานเ์ทนเตรียมความพร้อมให้ทีมงานของเราควบคุมระบบบริหารจัดการข้อมูลโดยใช้นโยบายและขั˓นตอนทีˑสอดคล้องกันและง่ายต่อการจัดการ

ผลลัพธ์

การใช้ตารางเวลาจัดเก็บเอกสารทีˑออกแบบโดยไอออนเมาน์เทนทําให้ Kennecott มีวธิ ีการทˑรวมกันตามหลักปฏิบัติที ี ˑดีทีˑสุดซึˑงจะช่วยให้บริษัทจดั การกับข้อกังวลเกˑยี วกับการปฏิบตั ิตามกฎระเบียบการฟองร้อง และการจัดการความเสี ˔ ˑยงได้อย่างมัˑนใจ โครงการใหม่ เป˞นวธิ ีบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มูลโดยรวมทีˑครอบคลุมมากขึ˓นและมีความนา่ เชˑอถือในทางกฎหมาย ความชํานาญของื ไอออนเมาน์เทนด้านกฎระเบียบและข้อบังคบั ทีˑเปลีˑยนแปลงทําให้ Kennecott มีความเชืˑอมัˑนเมืˑอต้องปฏิบตั ิตามข้อบังคับทˑเปลีี ˑยนไปนอกจากนี˓งานวิจัยและความเชีˑยวชาญด้านกฎหมายของไอออนเมานเ์ทนยังทําให้Kennecott มีความพร้อมสําหรับการตรวจสอบและตอบคําถามดา้นกฎหมาย

Kristine Truscott ผู้ประสานงานเอกสารระดับสูงกล่าววา่ “ความเชีˑยวชาญและวิธีการของไอออนเมาน์เทนไม่เพียงสรา้งผลกระทบต่อทีมข้อมูลของเราแต่ยังสร้างความประทับใจและทําให้ฝ˳ายกฎหมายของ Kennecott รู้สึกสบายใจ วิธีการทีˑเป˞นระบบของไอออนเมาน์เทนทําให้เราได้เตรยี มตัวรับมือกับการควบคุมตามกฎระเบียบทีˑเพิˑมขึ˓นในการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล

Truscott เสริมว่า “ถ้าฉันตอ้ งทําเองท˓งหมดตั ั ˓งแต่ต้นจนจบ ฉันจะเลือกไอออนเมาน์เทน จริงๆ แล้วเราน่าจะเริˑมต้นโครงการให้คําปรึกษาใหเ้ร็วกว่านี˓ บริการให้คําปรึกษาทีˑน่าประทบั ใจ ความเชีˑยวชาญรอบรู้ และการตรงต่อเวลาของไอออนเมาน์เทนทําให้เราทึˑงกับการบริหารจัดการโครงการอย่างดี การทีˑทีมงานทํางานได้ทันตามกําหนดทุกครั˓ง และคาํ ขอท˓งหมดของเรามีการั ดําเนินการในทนั ทีไอออนเมานเ์ทนเขา้ใจวิธีการทํางานของเรา และความพอใจทีˑได้ทํางานกับโครงการคือความสาํ เร็จทีˑยิˑงใหญ่ ทั˓งหมด”