10 เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการกำจัดที่ปลอดภัยของสินทรัพย์ไอที/อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์และสื่อข้อมูล

ถึงเวลาทบทวนกลยุทธ์การกำจัดทรัพย์สินไอทีและสื่อของคุณอย่างปลอดภัยแล้วหรือยัง?

โอกาสในการปลดระวางเทคโนโลยีเก่ามักเป็นสิ่งสุดท้ายที่ใคร ๆ นึกถึงในขณะที่พวกเขาจัดซื้อและนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ แต่ด้วยความกดดันที่สาธารณะมีต่อบริษัทต่าง ๆ ต่อการทบทวนวิธีที่ใช้ในการบริหารจัดการขยะอิเล็คทรอนิกส์ ในปัจจุบัน ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีจึงต้องคิดให้ถี่ถ้วนเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาใช้กำจัดทรัพย์สินใช้แล้ว นอกเหนือจากผลกระทบจากขยะอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขายังต้องบริหารความสมดุลการรักษาความลับของข้อมูล ในขณะที่ต้องบริหารต้นทุนด้านการกำจัดไปพร้อมกัน และต่อไปนี้คือ 10 ประเด็นที่ต้องพิจารณาในการกำจัดทรัพย์สินไอทีและสื่อสิ้นอายุอย่างปลอดภัย

1 เริ่มต้นแนวคิดจากปลายทาง

มีองค์กรเพียงไม่กี่แห่งที่นับการกำจัดไว้ในต้นทุนรวมด้านการนำทรัพย์สินฮาร์ดแวร์และสื่อมาใช้ เมื่อคุณผนวกต้นทุนที่ใช้เพื่อบรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเพื่อให้มีการล้างข้อมูลอย่างเหมาะสม การปลดระวางอุปกรณ์เก่าอาจมีราคาแพงเกือบเท่าการจัดซื้อใหม่ตั้งแต่แรก แต่ด้วยการเริ่มต้นแนวคิดจากปลายทาง คุณจะมีมุมมองที่ดีขึ้นเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายระยะยาว ในขณะที่มีโอกาสอย่างเพียงพอในการได้รับประโยชน์จากกลยุทธ์ ITAD ของคุณ

2 จดจำความเสี่ยง

ทรัพย์สินไอทีหรือสื่อปลดระวางอาจมีข้อมูลที่อ่อนไหวในระดับสูง ซึ่งอาจกู้ได้ง่ายหากไม่ลบอย่างปลอดภัย สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลต่อการละเมิด GDPR และกฎหมายด้านความเป็นส่วนตัวอื่น ๆ แต่ยังอาจนำมาซึ่งอันตรายร้ายแรงต่อชื่อเสียงของแบรนด์และความรับผิดชอบต่อสังคมของคุณ ดังนั้น ความเสี่ยงต่าง ๆ จึงควรมีการระบุและบริหารตลอดวงจรอายุของฮาร์ดแวร์อย่างสมบูรณ์ ไม่ใช่เพียงช่วงแรกเริ่ม

3 นำนโยบาย Secure ITAD มาใช้

หากปราศจากนโยบายที่ทันสมัย ซึ่งตรงกับขั้นตอนการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน การกำจัดทรัพย์สินไอทีหรือสื่อจะขาดการทำให้เป็นมาตรฐานที่จำเป็นในการสร้างกระบวนการที่ปลอดภัย ยั่งยืนและต่อเนื่อง นโยบายจึงควรครอบคลุมความปลอดภัย การจัดเก็บและโลจิสติกส์ โดยที่ต้องระบุชื่อผู้จัดหาสินค้าทุกรายของคุณ นโยบายของคุณจะเอื้อให้คุณสามารถผลิตรายงานผลลัพธ์ต่าง ๆ ซึ่งทุกคนที่มีหน้าที่ดูแลการบริหารและติดตาม ITAD ต้องได้รับทราบข้อมูลอย่างเพียงพอ

4 หาความรู้ที่สอดคล้องกัน

ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับขนาดและลักษณะขององค์กรของคุณ ผู้ให้บริการ ITAD บางรายอาจไม่สามารถรองรับปริมาณงานของคุณได้ คุณจึงต้องมีคู่ค้าที่คุ้นเคยกับกฎหมายด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและความปลอดภัยในประเทศของคุณ ซึ่งสามารถรับมือกับปริมาณและชนิดของอุปกรณ์ที่คุณต้องการปลดระวาง สิ่งนี้อาจเป็นความท้าทายสำหรับบริษัทที่อยู่ในธุรกิจมานาน ซึ่งกำลังปลดระวางทรัพย์สินสื่อที่ไม่ได้ใช้งานกันอย่างกว้างขวางแล้ว

5 ลบข้อมูลอย่างปลอดภัย

การฟอร์แมตหรือรีเซ็ตอุปกรณ์ให้เป็นค่าอัตโนมัติจากโรงงานนั้นไม่เพียงพอต่อการลบข้อมูล เนื่องจากมันกู้คืนได้อย่างง่ายดายเมื่อใช้ซอฟท์แวร์เฉพาะ การประสานขั้นตอนการลบข้อมูลที่ตรงตามข้อกำหนดมาตรฐานอุตสาหกรรมอย่าง DoD 5220.22-m และ NIST 800-88 ลงในองค์กรจึงจำเป็นอย่างยิ่ง อีกทั้งการมองให้ไกลกว่าสื่อเก่าอย่างเทปแม่เหล็กนั้นเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้สามารถระบุความท้าทายด้านความปลอดภัยที่แตกต่างสำหรับการล้างข้อมูลในการจัดเก็บดิจิทัลรูปแบบอื่น เช่น SSDs และเช่นเดียวกัน การทำลายเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอต่อการล้างสื่อชนิดเทปข้อมูล

6 ให้ความรู้แก่พนักงาน

พนักงานที่ได้รับข้อมูลไม่เพียงพอคือจุดอ่อนของกลยุทธ์ด้านความปลอดภัยของข้อมูล และ ITAD ก็ไม่ถือเป็นข้อยกเว้น คุณต้องใช้ขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าทรัพย์สินบรรจุข้อมูลที่ปลดระวางนั้นไม่อาจระบุถึงองค์กรของคุณได้ รวมถึงลูกค้า และที่สำคัญที่สุด มันต้องไม่ตกไปอยู่ในที่ที่ไม่เหมาะสม พนักงานทุกคนและคู่ค้าทั้งหมดต้องทราบถึงนโยบายของคุณ ตลอดจนเข้าใจเหตุผลและวิธีกำจัดทรัพย์สินไอทีและสื่อที่ใช้แล้วอย่างปลอดภัย.

7 สนับสนุนระบบเศรษฐกิจหมุนเวียน

หากอุปกรณ์ได้ผ่านการล้างข้อมูลโดยสมบูรณ์และมีการออกหลักฐานยืนยันในรูปแบบใบรับรองการทำลาย อุปกรณ์ควรมีความปลอดภัยต่อการรีมาร์เก็ต ทั้งนี้ เมื่อเทียบกับการรีไซเคิล มันมีค่าใช้จ่ายต่ำกว่าในการรีมาร์เก็ตหรือนำทรัพย์สินไอทีเก่ามาใช้ใหม่ แต่คุณอาจต้องกังวลกับการถูกผูกมัดของผู้จัดหาสินค้าตามโปรแกรมการเก่าแลกใหม่ แต่ด้วยการเลือกผู้จัดหาสินค้าที่อนุญาตให้คุณสามารถขอคืนมูลค่าอุปกรณ์ปลดระวางเป็นเงินได้ คุณจะสามารถหักลบค่าใช้จ่ายการกำจัดบางส่วนได้

8 ติดตามทรัพย์สินของคุณ

การบริหารการติดตามและวงจรทรัพย์สินไอทีควรเริ่มต้นในขณะที่อุปกรณ์บรรจุข้อมูลเริ่มเข้ามาในการครอบครองของบริษัท เมื่อต้องนำส่งสิ่งของออกเพื่อการกำจัดนอกสถานที่ ควรตรวจสอบให้มั่นใจว่าได้ติดป้ายและติดตามอุปกรณ์แต่ละชิ้นด้วยบาร์โค้ดเฉพาะและใช้การขนส่งแบบพิเศษ คู่ค้า ITAD ของคุณควรดำเนินขั้นตอนนี้ให้แก่คุณ เพื่อมอบการมองเห็นตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทางอย่างสมบูรณ์และมีการรายงานตลอดกระบวนการ

9 คิดให้ไกลกว่าการรีไซเคิล

เนื่องจากขยะอิเล็กทรอนิกส์กำลังกลายเป็นข้อกังวลมากขึ้น การมุ่งรีไซเคิลเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ การรีไซเคิลไม่เพียงต้องใช้พลังงาน แต่ในท้ายที่สุดแล้ว มันอาจลดทอนผลตอบแทน คุณจึงควรมุ่งยับยั้งวงจรเพื่อผลักดันระบบเศรษฐกิจหมุนเวียน ด้วยการให้ความสำคัญกับการใช้ซ้ำก่อนการนำไปผลิตใหม่ การรีไซเคิลหรือการกำจัด

10 เลือกคู่ค้าที่เหมาะสม

การกำจัดทรัพย์สินไอทีและสื่อปลดระวางควรจัดการโดยคู่ค้าที่ไว้วางใจได้ สิ่งนี้จะช่วยรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านข้อบังคับต่าง ๆ เช่น WEEE, ROHAS, ISO 270001 และ โดยการเลือกผู้จำหน่ายที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณคงไว้ซึ่งความรับผิดชอบต่อสังคม (CSR) และหักลบค่าใช้จ่ายการกำจัดด้วยการสนับสนุนระบบเศรษฐกิจหมุนเวียน ผู้จำหน่ายบางรายอาจช่วยคุณบริหารการนำระบบมาใช้เป็นครั้งแรก เพื่อช่วยเหลือคุณอย่างเต็มรูปแบบตลอดวงจรอายุของเทคโนโลยี

อ่านเคล็ดลับ ITAD เชิงกลยุทธ์ของลูกค้าของเรา ม็อตต์ แมคโดนัลด์