Bugün ve yarınlar için iş yerinizi doğru şekilde dönüştürün

Pandemi sonrasında herkesin aklında işini köklü şekilde dönüştürmek olsa da başarı için her plan ince elenip sık dokunmalıdır.

Son yıllardaki büyük değişiklikler kuruluşların çalışma şeklini temelden değiştirdi. İş yeri dönüşümünün ölçeği ve doğası artık daha farklı. Kuruluşlar, nerede çalıştıklarına bakmaksızın tüm çalışanlara fırsat vermeyi ön plana çıkarıyor. Yeni değişikliklerin eli kulağında ve kuruluşların neredeyse tamamı bunda hemfikir; ancak bu süreç doğru bir şekilde ele alınmazsa iş yerlerinin dönüşümünü aceleye getirmek veya değişikliğin asıl sebebini gözden kaçırmak ciddi ve uzun soluklu sorunlara yol açabilir.

Kuruluşların tüm olasılıkları hesaba katmadığı ve her paydaşa önceden danışıp katılımlarını sağlamadığı sürece küçülme, yeniden modelleme veya hibrit çalışma stratejisinin uygulanmasını aceleye getirmek uzun vadede gerçekten de daha fazla zaman, para ve verimliliğe mal olabilir.

Önümüzdeki aylarda iş yerlerini dönüştürmeyi planlayan kuruluşlar, iş güçlerinin ihtiyaçlarını tam olarak anlamalı ve aynı zamanda veri talepleri ve bilgi güvenliği gibi etkenleri göz önünde bulundurmalıdır. Ek rehberlik, dijital dönüşüm projelerini en başarılı ve verimli şekilde sunmanızı sağlayacağı için tek başına hareket etmek yerine uzmanlarla ilişkiler kurmanın önemi göz ardı edilemez.

Karşı karşıya olunan zorluğun ölçeğini değerlendirme

Iron Mountain'ın The Economist'in araştırma kolu olan The Economist Impact ile yaptığı araştırmaya göre iş yeri yapılandırmasında değişiklikler yapmak ve hibrit çalışma stratejisi uygulamak, küresel işletmeler için daha öncelikli bir yere sahip. Kurumların çoğunluğu (%61,2) çalışan bağlılığının önemli ölçüde, çok ya da biraz iyileştirilmesi gerektiğini belirtiyor. Bu tür değişiklikler; dijital dönüşüm hedefleri ve faaliyetleriyle bir arada yürütülmelidir. Dayanıklılığı artırma söz konusu olduğunda bunlar iki anahtar etken olarak ortaya çıkar. Nitekim, ankete katılan yöneticilerin %79,1'i fiziksel çalışma alanlarını yönetmenin uzun vadeli dayanıklılığı teşvik etmede önemli olduğunu kabul ederken, yarısından biraz fazlası pandemi sonrası iş yeri ihtiyaçlarına uyarlanabilecek esnek çalışma alanlarına yatırım yapmak için yaklaşımlarını değiştiriyor.

İş değişikliği ve dijital dönüşüm yönündeki bu eğilime rağmen irade gücü bunları gerçekliğe dökmek için tek başına yeterli değildir. Zorluğun ölçeğini ve doğasını benimseyebilmek üzere sektörden bağımsız olarak izlenmesi gereken birkaç ana ilke söz konusudur. Bu ilkeler her kuruluş için farklı olabilir ancak maliyetleri azaltma, üretkenliği artırma ve çalışan refahını artırma girişimleri gibi ortak noktalar da vardır.

Geleceğin çalışma alanını inşa etme

COVID-19, uzaktan çalışmada ciddi bir artışa neden oldu ve sonuç olarak bizler pandeminin etkisiyle yaşamayı öğrendikçe bu artış kurumsal kültüre de nüfuz etti; yine de bazı çalışanlar ofiste bulunmak için hala can atıyorlar. Çalışanlar ofise ister haftada beş gün ister iki haftada bir gelmeyi planlasın, fiziksel alanı modernize etmeye odaklanmak; morallerini ve üretkenliklerini artırma konusunda ciddi önem taşır. Pandemi öncesinden bu yana el değmemiş bir ofis, modern çağ için büyük olasılıkla pek uygun değildir.

Kuruluşlar, masaları ve dosya dolaplarını söküp çöpe atmaya başlamadan önce stratejik olarak düşünmeli ve uzman danışmanların yardımıyla benzersiz iş güçlerinin gereksinimlerini değerlendirmelidir. İşletmeler, amaçlarının kesinliğinden taviz vermemek ve mevcut engelleri ortadan kaldırmak üzere tüm fiziksel ve dijital ortamların envanterini çıkarmalıdır. Manuel veya dijital süreçlerdeki boşlukları, herhangi bir erişim ihtiyacını veya güvenlik açıklarını belirlemek başlangıç için uygun adımlardır.

Fiziksel alan önemli olsa da perde arkasında ele alınması gereken çok daha fazla nokta olduğu unutulmamalıdır. Veri koruması ve işletmenin hibrit çalışma çağında varlıklarını nasıl koruduğu kritik bir önem taşır. Bu sadece kuruluşun kayıtlarda ve belgelerde saklayabileceği ve çalışanların erişmesi gereken kişisel bilgileri değil, aynı zamanda dizüstü bilgisayarlar gibi fiziksel cihazların dağıtım ve yönetimini de kapsar. İşiniz böylesine radikal bir dönüşümden geçerken başarı, her detayla yakından ilgilenilmesine bağlıdır. İşletmenizin mümkün olduğunca dayanıklı olduğundan emin olmanız gerektiği için bu süreç, uzman yardımı olmadan çetrefilli bir hale gelebilir.

Kurumsal gayrimenkul, güvenlik, kayıt ve bilgi yönetimi gibi kilit paydaşların karar verme sürecine dahil edilmesini sağlamak oldukça önemlidir. Her biri, iş yerinizi dönüştürme planınıza önemli bakış açıları katacaktır. İlgili taraflar arasında net ve şeffaf bir iletişim oluşturursanız herkese uyan ve işinizin ihtiyaçlarına en iyi şekilde hizmet eden bir dönüşümü garantileyebilirsiniz.

Yeni bir sayfa

Kuruluşların bir iş dönüşümü sırasında alması gereken sayısız karar arasında Iron Mountain gibi güvenilir bir partneri ve Clean Start çözümünü seçmek, kuruşlara doğru yolda oldukları güvencesini aşılayacaktır. Uzman bir ekip tarafından yürütülen Iron Mountain Clean Start analiz ve değerlendirmeleri, işletmelere iş yerlerini yeniden yapılandırırken kilit risk ve fırsat alanlarında rehberlik eder.

Güvenli depolama, güvenli imha ve dijital dönüşüm gibi çeşitli bileşenlerden oluşan Iron Mountain Clean Start, çok yönlü bir yaklaşımla kuruluşların her alanda değerlendirilmesini sağlar. Clean Start'ı kullanarak ofis ayak izinizi optimize edebilir, maliyetleri azaltabilir, fiziksel ve dijital alanları temizleyebilir, varlıkların ve alanınızın verimli kullanımını en üst düzeye çıkarabilirsiniz. İş yeri dönüşümü gibi projeler çoğu zaman dijital dönüşüm projeleriyle eş zamanlı ilerler.

Hibrit çalışma çağıyla birlikte birçok kuruluş, üstüne inşa ettikleri temelin zamanla yok olmasını izliyor; bu da rekabeti yitirmemek için hızlı ve isabetli tepkiler vermeleri gerektiği anlamına geliyor. Herhangi bir dönüşümün tüm aşamalarının uzman rehberliğiyle güçlendirilmesini sağlayarak çevikliğinizi, esnekliğinizi ve dayanıklılığınızı gelecekte garanti altına alabilirsiniz.