Dijital dönüşüme giden yol

Dijital dönüşüm, iş akışlarını optimize edebilir, veri silolarını ortadan kaldırabilir, süreçleriotomatikleştirebilir ve verimliliği artırabilir. Ayrıca yeni müşteriler çekmeye, çalışanverimliliğini artırmaya ve kuruluşları düzene sokmaya yardımcı olur. Belge ağırlıklı iş yüklerinidönüştürmenin, dönüşüm sürecinin ayrılmaz bir parçası olduğunu aklınızdan çıkarmayın.

Günümüzün rekabetçi dünyasında ayakta kalmak ve gelişmek, küçük işletmeler için zordur.Birçok kişi başarının anahtarını dijital dönüşümde buluyor. Verimliliği artırmanın, maliyetleridüşürmenin ve müşteri memnuniyetini artırmanın en iyi yolu budur.

Geniş anlamda dijital dönüşüm, manuel süreçleri dijital veya otomatik süreçleredönüştürme kavramıdır. Genellikle veri ve bilgi yönetimini modernize etmekle başlar. İyiyapıldığında iş akışlarını optimize edebilir, süreçleri otomatikleştirebilir, verimliliği artırabilirve veri silolarını ortadan kaldırabilir. Ayrıca yeni müşteriler çekmeye, çalışan verimliliğiniartırmaya ve şirketleri düzene sokmaya yardımcı olabilir. Dijital dönüşüm artık o kadarönemli ki, Gartner'ın en son CIO anketine göre artık her sektörde ilk üç öncelik arasında yeralıyor.

Belge ağirlikli Iş akişlari ve di̇ji̇tal dönüşüm

Belge ağırlıklı iş akışlarını dönüştürmek, herhangi bir dijital dönüşüm stratejisinin önemlibir parçasıdır. IDC'nin araştırmasına göre, bu adımı atmak, belge işleri için harcanan zamanı%17, hataları %52 ve maliyetleri %35 oranında azaltırken çalışan verimliliğini %41 oranındaartırıyor.

Yararları açık olsa da bu sonuçlara ulaşmak biraz çaba gerektirir. Çoğu kuruluş için buyolculuk, elinde ne olduğunu bilmekle başlar. Ancak bundan sonra, mevcut belgeleri dijitalolarak saklamanın ve belgeleri gelecekte saklama veya imha için resmi süreçleriuygulamanın en iyi yolunu belirleyebilirsiniz.

Elinizde ne olduğunu bilin: Tüm verilerinizin (kağıt ve dijital) nerede olduğunu biliyormusunuz? Çoğu kuruluş, dosya dolaplarında veyaçoğu zaman bağlantısız veri havuzlarındafarklı konumlarda belge ve veriye sahiptir. Bunu kesin olarak bilmenin tek yolu arşiv denetimiyapmaktır. Kağıt belgeler için bu denetim zaman almakla birlikte kritik bir adımdır. Dijitalbelgeler için bazı şirketler, tutarsızlıkları belirlemek için bir arşiv yönetimi uygulaması kullanmayı tercih eder. Diğerleri, uzmanların şirkete ait tüm belgelerin barkodlarını taradığıuygun bir arşiv denetimini kullanır.

İhtiyacınız olmayanı yok edin: Yasa, uyumluluk veya vergi nedeniyle fiziki belgeleri saklamakiçin zorunlu bir sebep olmadıkça, artık ihtiyaç duyulmayan veya gerekmeyen belgeleri imhaetmek ekonomik açıdan mantıklıdır. Hangi belgelerin imha edilebileceğini belirlediktensonra, onları güvenli bir şekilde yok etmek önemlidir.

Fiziki olarak tutulması gereken belgeleri verimli ve uygun maliyetli bir şekilde saklayın:Belgeleri dosya dolaplarında saklamak hatırı sayılır bir yer kaplar, aynı zamanda güvenlideğildir. Bunun yerine, bu belgeleri depolama uzmanlarının belgeleri yönettiği ve talepüzerine çalışanlarınız için bulup getirebileceği güvenli bir tesise taşımayıdeğerlendirebilirsiniz.

Geri kalan her şeyi dijitalleştirin: Belgelerin dijitalleştirilmesi dijital dönüşüm için çokönemlidir. Belgelerinizin bir kısmı halihazırda dijital olarak saklanıyor olsa da çoğu kuruluşunbelirli bir süre saklanması gereken çok sayıda kağıt belgesi vardır. Birçok kuruluş,dijitalleştirilecek dosyaları departman veya projeye göre kategorize ederek önceliklendirmeyitercih eder.

Mevcut tüm dosyalar dijitalleştirildikten sonra, yeni belgeleri, oluşturuldukça tutarlı birşekilde dijitalleştiren otomatik bir süreç uygulayın. En çok tercih edilen seçeneklerden biri,belgeleri tarayarak web tabanlı bir havuzda veya güvenli FTP sitesinde saklayan, “talepüzerine tarama” seçeneğidir.

Belgeler bir kez dijital olarak depolandığında, erişilmesi ve gerektiğinde paylaşılması çok dahakolay ve hızlıdır. Ayrıca, karar alma süreçlerinde çok değerli olabilecek belgelerden önemliverileri çıkarmak çok daha kolaydır.

%68

Kâğıt kullanımını azaltma, kuruluşların dijital dönüşüm girişimlerinin %68'inin arkasındaki enönemli itici güçtür.

https://www.zdnet.com/article/survey-despite-steady-growth-in-digital-transformation-initiatives-companies-face-budget-and-buy-in/

Karar vermek için gereken bilgiler dijital olmayan kayıtlarda depolandığında, üst düzey dijitaldönüşüm tamamlanamaz. Esas olarak kağıdı mümkün olduğunca ortadan kaldırmak,otomasyonun ön koşuludur ve bu da dijital dönüşümün ön koşuludur.

Günümüzde pek çok şirket neyin gerekli olduğunu daha iyi anlıyor. The Economist'in yakıntarihli araştırmasına göre, dijital dönüşüm artık standart hale geldi. Ankete katılanların büyükbir çoğunluğu (%73) iki yıl veya daha uzun süredir dijital dönüşüm yaptıklarını beyan etti.