Kağıtsız ofis vizyonuna öncelik veren ilaç şirketi, kritik belgelere erişimini korumayı başardı

Tüm departmanları dolaşıp belgeleri kontrol eden, ardından sınıflandıran ve dijitalleştiren bir Iron Mountain yetkilisi var. Eskiden bunu ben yapardım ama artık katma değeri daha yüksek faaliyetlere zaman ayırabiliyorum.

Minerva Casas Ventura, Almirall Genel Araştırma ve Geliştirme Arşivi Daire Başkanı ve Klinik Araştırma Dokümantasyon Uzmanı

Karşilaşilan zorluk

Almirall, hem maliyeti azaltmak hem de verimliliği ve sürdürülebilirliği geliştirmek için kağıt kullanımını ortadan kaldırmayı amaçlıyordu. Fakat şirketin yasal uyum süreci gereği saklaması gereken fiziksel belge miktarı çok fazlaydı.

Çözüm

Iron Mountain ® uçtan uca hizmeti fiziksel belgeler için yerinde destek verme, indeksleme, taşıma, kayıt altına alma ve güvenli bir şekilde kurum dışında depolama işlemlerini kapsar. Iron Mountain müşteri portalı aracılığıyla istediğiniz fiziksel belgenizi ertesi gün teslim alabilirsiniz.

Sonuçlar

Iron Mountain, Almirall'ın kağıtsız bir şirket olma yolundaki stratejik hedefine ulaşmasına yardımcı oldu. Fiziksel dosyaların dijitalleştirilmesiyle hem ofiste kullanım alanı arttı hem de belgelerin takibi kolaylaştı. Ofiste bulundurulması zorunlu olan belgeler daha iyi indekslenerek yasal uyum süreci iyileştirildi.

Fi̇zi̇ksel belge artik geçmi̇şte kaldi

Ticari dağıtımı başlayan bir ilacın Ar-Ge belgelerinin, ürünün ömrü boyunca ya da 15 yıla kadar saklanması gerekir. Arşiv için büyük bir alanımız olmasına rağmen çok geçmeden daha fazla yardıma ihtiyacımız oldu.

Minerva Casas Ventura, Almirall Genel Araştırma ve Geliştirme Arşivi Daire Başkanı ve Klinik Araştırma Dokümantasyon Uzmanı

Operasyonel veri̇mli̇li̇ğİn  artirilmasi

Önemli ilaç bilgilerinin saklanması

Dermatoloji konusunda lider bir küresel ilaç şirketi olan Almirall, sürdürülebilirliği ve operasyonel verimliliği artırmanın yöntemi olarak şirkette kağıt kullanımını bırakmayı taahhüt etmişti. Ancak Ar-Ge departmanı için kâğıttan vazgeçmek hiç kolay değildi.

Ar-Ge Departmanının, piyasaya sürülen her ilacın klinik araştırmalarıyla ilgili belgelerini yönetmelik gereğince ürünün ömrü boyunca ya da 15 yıla kadar saklama zorunluluğu var. Ürün portföyüne eklenen yeni ilaçlar nedeniyle şirketteki belgelerin yüzde 80'i depolanmak üzere Ar-Ge departmanına gelir. Departmana her ay yenisi eklenen dosyaların uzunluğu yaklaşık beş metre civarındadır.

Fiziksel belgelerin yönetilmesi

Sakin geçen bir ayda beş metre civarında dosya gelirken, araştırma faaliyetlerinin çoğunu üçüncü taraflara yaptıran Almirall'ın tek seferde 10 ya da daha fazla metre yer kaplayan belgeyi depolamak zorunda olması oldukça alışıldık bir durumdu. Bu belgeler, şirketin Barselona'ya yakın Sant Feliu de Llobregat Ar-Ge merkezinin bodrum katında depolanıyordu.

Her ne kadar şirket, eski dosyalarının gözetimini MDA isimli bir taşeron firmaya devretmiş olsa da şirket içinde yaklaşık 1,4 km uzunluğunda raf dolusu belge bulunuyordu. 2019 yılında Iron Mountain'ın MDA'yı satın almasıyla Almirall'in kağıtsız ofis yolculuğu başladı.

Di̇ji̇tal İşyeri̇ne dönüşüm

İhtiyacımız olmayan tüm kağıtlardan kurtulmak zorundaydık. Zaten Iron Mountain ile çalıştığımız için onları da işin içine katmaya karar verdik. Iron Mountain, Ar-Ge'nin yanı sıra çeşitli departmanlarda bizimle çalıştı.

Minerva Casas Ventura, Almirall Genel Araştırma ve Geliştirme Arşivi Daire Başkanı ve Klinik Araştırma Dokümantasyon Uzmanı

Yeri̇nde destek di̇ji̇tal dönüşümü kolaylaştiriyor

Belgelerin dijitalleştirilmesi

Almirall Ar-Ge, insan kaynakları, satın alma, satış ve pazarlama dahil olmak üzere birden fazla departmanda kağıtsız ofis dönüşümü için Iron Mountain’ın uçtan uca çözümünü tercih etti. Iron Mountain bu proje kapsamında iki personelini görevlendirdi. Bir personel Ar-Ge departmanında çalışmaya başladı. Diğeri ise Almirall dokümantasyon veritabanını yönetmek üzere uzaktan çalıştı. Ar-Ge departmanındaki personel, belgeleri gözden geçirerek kataloglayıp dijitalleştirdi, gerekli olan fiziksel belgelerin güvenli, uzun süreli depolama alanına aktarılmasını takip etti. Almirall, Iron Mountain müşteri portalı aracılığıyla istediği fiziksel belgeyi ertesi gün teslim alabiliyor.

Yasal uyumun sağlanması ve yönetim sürecinin kolaylaştırılması

Ar-Ge departmanında, yasal uyum nedeniyle sınırlı sayıda belge dijitalleştirilerek saklanmak üzere kurum dışına çıkarıldı. Ancak sadece kataloglama işlemi bile bu belgeleri yönetmek için harcanan süre ve iş gücünü azaltarak dosyaların bulunmasını kolaylaştırdı.

Almirall Genel Araştırma ve Geliştirme Arşivi Daire Başkanı ve Klinik Araştırma Dokümantasyon Uzmanı Minerva Casas Ventura "Kataloglanan belgeleri nerede aramamız gerektiğini biliyoruz. Önceden üç veya dört gün boyunca belge arardık. Şimdi düzgün veri tabanı sayesinde aradığımız belgeyi çok hızlı bulabiliyoruz.”, diye belirtti.