Belge ve bilgi yönetiminde dijitalleştirmenin temel ilkeleri

Başarılı Belge ve Bilgi Yönetimi (RIM), planlama, organizasyon ve kapsamlı bir strateji gerektirir. Fiziksel vedijital belgelerin oluşturulması, aktif kullanımı, arşivlenmesi ve imhasına kadar geçen süreci kontrol etmek içinbirçok etkeni dikkate alan iyi düşünülmüş bir plan çok önemlidir. Belge ve Bilgi Yönetimi iyi yapıldığında, bilgiriskinin sınırlandırılmasına, maliyetlerin yönetilmesine ve kuruluşunuzdaki büyük veri analitiğinin temellerininatılmasına yardımcı olacaktır.

İnceleme yazısını indirmek için formu doldurun.

DİJİTALLEŞTİRME PROGRAM KILAVUZU ŞİRKET BELGELERİNİZİ PLANLAMANIZA, KULLANMANIZA VE ONLARIN DEĞERİNİ ARTIRMANIZA NASIL YARDIMCI OLUR?

Başarılı Belge ve Bilgi Yönetimi (RIM), planlama, organizasyon ve kapsamlı bir strateji gerektirir. Fiziksel ve dijital belgelerin oluşturulması, aktif kullanımı, arşivlenmesi ve imhasına kadar geçen süreci kontrol etmek için birçok etkeni dikkate alan iyi düşünülmüş bir plan çok önemlidir. Belge ve Bilgi Yönetimi iyi yapıldığında, bilgi riskinin sınırlandırılmasına, maliyetlerin yönetilmesine ve kuruluşunuzdaki büyük veri analitiğinin temellerinin atılmasına yardımcı olacaktır.

NEDEN ŞİMDİ DİJİTALLEŞMELİ?

Yavaş işleyen süreçler, sinirli müşteriler, düşük verimlilik. Bilgiyi yanlış yöneten şirketinizi bekleyen sonuçlar bunlar olacaktır.

Pandemi bize bir şey öğrettiyse, o da pahalı ofislerde belgeleri saklamanın her zaman maliyetine değmediğidir. Birçok kuruluş, ofis alanı ihtiyaçlarını gözden geçiriyor ve gerçekten ne kadar alana ihtiyaç duyduklarını tekrar belirliyor. Bu çalışmalar sırasında halen kullanılan veya arşivde tutulan belgeleri dijitalleştirerek şirket içi arşivlerin kapladığı alanı değerlendirebileceklerinin farkına varıyorlar.

İster şirket dışı ister veri merkezi tabanlı bir arşiv seçeneği olsun, doğru bir çözümle arşiv planınızı düzene soktuktan sonra, bilgilerinize ihtiyacınız olduğu anda erişebilirsiniz. Sektörünüzden ve departmanınızdan bağımsız olarak, inşaattan Ar-Ge’ye, İK’dan pazarlamaya, belge paylaşımı ve iş birliği, işinizin başarısı için çok önemlidir ve dosyaların dijitalleştirilmesi pek çok şeyi mümkün kılar.

DİJİTALLEŞTİRMENİN BAŞLADIĞI YER

Belge ve Bilgi Yönetimi dijitalleştirme projenize başlamadan önce başarı kriterleri için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Aranabilirlik/Paylaşılabilirlik: Belgeler genellikle farklı sistemler, uygulamalar, biçimler, departmanlar ve mekanlar arasında dağılmıştır. Bu nedenle bilginin yayılma ve şekil değiştirme özelliği, yönetimini zor ve maliyetli hâle getirir. Diğer taraftan kontrollü dijital belge havuzları, istenilen zamanda istenilen belgeye erişimi kolaylaştırır.
• Süreç Verimliliği: Dijital olmayan belgelerin yönetim süreçleri ile prosedürlerini kontrol altında tutmak zor olabilir. Operasyonel verimsizlikleri gidermek için belgeleri dijitalleştirerek nasıl iş sürelerini daha kolay veya daha verimli hale getirebileceğinizi araştırın.
• Ofis Alanı Kullanılabilirliği: Ofisinizdeki belgelerle dolu dolaplar, pahalı ofis alanını işgal eder ve zamanla önemli belgeleri bulma hızını yavaşlatır. Bu belgelerin dijitalleştirilmesiyle değerli ofis alanı kullanıma açılır ve bilgiye erişim hızı artar.

BELGE TARAMA VE VERİ YAKALAMANIN İTİCİ GÜÇLERİ

BELGE GÜVENLİĞİ VE YASAL UYUM

“Her ihtimale karşı her şeyi sakla” mantığı iyi niyetli gibi görünse de genellikle maliyetli olabilir ve operasyonel verimliliği engeller. Kanunlar, yasal uyum yönetmelikleri ve ticari nedenlerle hangi belgelerin saklanacağı ve hangilerinin imha edileceğini belirlemek için uygulanabilir bir belge saklama programı oluşturmak bir zorunluluktur. Belge ve Bilgi Yönetimi: Doğru Bir Başlangıç Yapmak isimlirehberimizde kuruluşunuz için bir belge saklama programı oluşturma yolunda önemliadımlar atmanıza yardımcı olacak konuları özetledik.

Hangi belgeleri, nerede sakladığınızı netleştirdikten sonra, etkili bir belge tarama projesi için hazırsınız demektir. Iron Mountain, arşivinizdeki tüm belgeler ile yeni gelen belgeleri taramadan da karmaşık belge yönetimi sorunlarınızı çözmenize yardımcı olabilir. Hangi belgelerin daha az sıklıkta kullanıldığını ve “kapalı kutu depolama” için doğru olduğunu belirlemenize yardımcı olmakla kalmıyor, aynı zamanda düzenli olarak ihtiyaç duyulan belgelere kolay şekilde erişmenize yardımcı olacak açık arşiv seçenekleri de sunuyoruz.