Tracer la voie vers le numérique : trois défis à relever pour la GDI

En tant que responsable de la GDI, vous êtes à même de guider votre organisation à travers ces changements, non seulement en protégeant les données, mais aussi en découvrant des opportunités de collaboration. Les bases solides établies par le programme d'enregistrements de votre organisation peuvent vous permettre (et vont vous permettre) de traverser sans problème les eaux les plus troubles.

Tracer la voie vers le numérique : trois défis à relever pour la GDI Voici trois des plus grands défis actuels à relever pour tracer la voie de votre avenir numérique :

1. Gérer votre stock d'enregistrements papier

Les raisons qui expliquent l'incapacité d'une organisation à s'attaquer au nettoyage des enregistrements peuvent varier : il peut s'agir de ressources limitées, d'un manque de visibilité ou de l'ampleur et de la complexité d'un projet de nettoyage potentiel. Les codes d'enregistrement manquants, les contenus inconnus et les dossiers mélangés compliquent considérablement ce processus et mettent en suspens le nettoyage et le contrôle des enregistrements. Le résultat de l'inaction est le même, quelle qu'en soit la raison : vous ne pouvez pas prendre de décisions sûres et fondées concernant vos enregistrements hérités, ce qui vous permettrait de vous consacrer à d'autres priorités. Vous continuerez également à encourir des coûts et des risques inutiles. Comprendre le contenu des enregistrements et prendre des décisions intelligentes quant à leur élimination reste l'un des plus grands défis auxquels sont confrontés les responsables de l'information aujourd'hui.

2. Prendre des décisions en matière de numérisation pour améliorer l'accessibilité et alimenter le moteur d'IA

Le concept de bureau sans papier existe depuis des décennies, mais de nombreuses organisations n'y sont pas encore parvenues. Le chemin vers la dématérialisation est souvent compliqué par un manque de stratégie et de ressources qui peut ralentir les progrès et freiner l'enthousiasme. La voie à suivre ne consiste jamais à « tout numériser ». Une approche équilibrée de la numérisation, qui évalue les exigences en matière d'accès, de litiges, d'intelligence artificielle et d'autres priorités, permet de faire les bons choix en fonction du budget et des objectifs de votre organisation. Il ne s'agit évidemment pas de simplement transférer un manque de contrôle de vos enregistrements papier vers un format numérique.

Comme nous le savons tous très bien, l'IA révolutionne rapidement la façon dont les organisations font des affaires. L'impact de l'IA sur la gouvernance des données et de l'information modifie le paysage de l'information en ce moment même. Les organisations du monde entier adoptent l'IA et les outils d'analyse avancée afin de rendre opérationnelles leurs données de grande valeur. En décidant stratégiquement des enregistrements papier à numériser, les responsables de la GDI peuvent augmenter les données pour les modèles d'IA et garantir de meilleures connaissances et des résultats plus précis.

3. Nettoyer vos données numériques

Les organisations du monde entier sont confrontées à une croissance exponentielle des données, ce qui crée des problèmes de volume encore plus importants qu'avec les enregistrements papier. Une part importante de ces données - qu'elles soient structurées ou non - est souvent redondante, obsolète et triviale/transitoire (ROT). Ces données ROT occupent non seulement un espace d'entreposage précieux, mais entravent également la gestion efficace de l'information, entraînant une augmentation des coûts, des vulnérabilités en matière de sécurité et des difficultés en matière de prise de décision.

Pour résoudre les problèmes complexes d'hygiène des données de votre programme, il convient d'adopter une approche systématique, impliquant la classification des données ROT, la purge et l'archivage des données redondantes, la compréhension de votre chaîne d'approvisionnement en données et la préparation des données en vue de leur utilisation dans l'IA. Ce processus peut commencer dès le nettoyage de vos enregistrements physiques. L'équation est simple : des enregistrements papier propres = des données numériques plus propres.

Le stockage, la protection et la gouvernance : la base de la réussite La voie vers un avenir numérique optimisé est peut-être plus accessible que vous ne le pensez. Même si les défis sont nombreux, les possibilités offertes par la maîtrise de vos enregistrements et l'adoption des technologies émergentes le sont tout autant.

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