Les Laboratoires Nucléaires Canadiens jonglent avec les défis de la pandémie tout en atténuant le risque opérationnel

Réussites client

Pour servir les travailleurs à distance pendant la pandémie, Iron Mountain® a aidé LNC à élaborer une stratégie numérique holistique et une solution de bout en bout pour centraliser et numériser les anciens documents sur papier, microfiches, bandes de données, CD et VHS.

29 juillet 20218 mins

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Défi

Strictement réglementé, LNC s’appuie sur un accès rapide aux informations archivées, un processus long aggravé par des dossiers de plus en plus volumineux et des pratiques de travail manuel incohérentes. Il était donc difficile de maintenir des inventaires, des calendriers de rétention et des pistes d’audit.

Solution

Iron Mountain^MD a contribué à l’élaboration d’une stratégie numérique globale et d’une solution de bout en bout pour centraliser et numériser les documents existants dans de multiples formats. Il garantit une chaîne de contrôle complète et sécurisée couvrant la collecte, le transport, l’imagerie et le déchiquetage.

Résultats

LNC a été capable d’accroître la numérisation et d’accompagner les travailleurs à distance durant la pandémie. Désormais, les informations essentielles circulent beaucoup plus vite au sein de l’organisation, avec des gains de productivité conséquents. Les plans comprennent une nouvelle installation de LNC conformant aux bonnes pratiques de laboratoire.

Faire progresser la science et la technologie nucléaires pour un monde plus sûr et plus propre

Pour nous, le numérique signifie transmettre des connaissances et des informations essentielles d’un point A à un point B, le plus rapidement possible. Ainsi, nos experts qualifiés dans les domaines de la physique, de la métallurgie, de la chimie, de la biologie et de l’ingénierie peuvent travailler de manière collaborative et en toute sécurité.

Megan DiamondSuperviseur de la gestion de l’information, Laboratoires Nucléaires Canadiens (LNC)

Amélioration de la stratégie d’information et meilleures pratiques

Effet boule de neige

Les Laboratoires Nucléaires Canadiens (LNC) sont un leader mondial dans le développement d’applications pacifiques et innovantes de la technologie nucléaire. Le LNC délivre une gamme de services : de la recherche et développement, conception et ingénierie à la gestion et au déclassement des déchets.

Au fil des ans, LNC a accumulé un nombre croissant de dossiers personnels, de rapports scientifiques, de plans de démantèlements, de résultats de tests, d’enregistrements sismiques et d’autres informations vitales. Stockés sur différents sites, c’était principalement sur papier, mais comprenait également des microfiches, des bandes de données, des formats CD et VHS. Assurer un accès dans les délais à ces dossiers devenait de plus en plus difficile.

« Nous sommes tenus par la loi de conserver certaines informations pendant 300 ans, ce qui tend à promouvoir une culture d’amassement », explique Megan Diamond, superviseur de la gestion de l’information. « Comme nos archives continuaient à prendre de l’ampleur, il nous fallait toujours plus de temps pour fouiller les boîtes et récupérer les documents. Et nous avions tous les problèmes habituels comme le maintien à jour des inventaires, des calendriers de rétention et des pistes d’audit ».

Partenaire numérique

En réponse, LNC a commencé à chercher un partenaire, initialement pour l’entreposage hors site avec l’objectif à plus long terme de développer une stratégie numérique holistique pour la consolidation des documents papier et des anciens documents. À la suite d’un appel d’offres auprès de fournisseurs approuvés par le gouvernement, Iron Mountain^® a été désignée pour aider à accélérer cette vision.

« En plus des ressources supplémentaires et des pieds sur terre, Iron Mountain a fourni l’orientation stratégique et les meilleures pratiques de gouvernance de l’information qui nous manquaient », se souvient M. Diamond. « Le tournant a eu lieu il y a trois ans et depuis lors, nous leur avons lancé de nouveaux défis et élargi la relation »

Comme nos archives continuaient à faire boule de neige, il fallait plus de temps pour traquer et récupérer les documents dans les boîtes. Et nous avions tous les problèmes habituels comme le maintien à jour des inventaires, des calendriers de rétention et des pistes d’audit.

Megan DiamondSuperviseur de la gestion de l’information, Laboratoires Nucléaires Canadiens