Digital Records Center szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

A Record Center szolgáltatásunk segítségével egy integrált megoldásban tudod tárolni cégedhez érkező és a céged által létrehozott dokumentumokat.

2021. május 11.6 perc

Letöltés

A Digital Record Center segítségével egyszerűen tárolhatod a nyomtatott és elektronikus anyagaid egyvelegét, érkezzen az bárhonnan vagy bárkitől, miközben az érzékeny adatok biztonsága miatt sem kell aggódnod.

A kihívás

céges dokumentumok előírásoknak megfelelő tárolása, és azok elérhetővé tétele a jogosult kollégák számára meglehetősen nagy felelősséget tesz az illetékesek vállára. Az analóg és digitális dokumentumok összességét a cégek gyakran különböző helyeken és formátumokban tárolják, így amikor elő kell keresni valamit közülük a munkavállalók órákon át tartó keresgéléssel töltik értékes munkaidejüket. Senki sem tudja pontosan, hogy mit, hol találnak, ami jelentősen lelassítja a munkafolyamatokat és csökkenti a cég hatékonyságát. Még ha meg is találnak kollégáid valamit papír formában, akkor is meg kell küzdeniük a megoszthatóság problémájával.

Mit jelent ez számodra?

Nem találod meg a számodra szükséges információt ott ahol keresed, vagy akkor, amikor szükséged van rá.
A különböző típusú dokumentumok, különböző rendszerekben vannak elrejtve.
Az információk keresésével töltöd az idődet ahelyett, hogy munkád során használnád azokat.
Lassul csapatod munkája, ezáltal csökken a céged hatékonysága is.
Időt- és energiát pocsékolsz céged összes területén, amit sokkal hasznosabb projektekre összpontosíthatnál.

Mi lenne ha...

…egy egységes megoldást használhatnál, amiben könnyedén integrálhatnád a cégedhez érkező, és a céged által létrehozott dokumentumokat?
…mindig tudnád, hogy hol vannak azok a dokumentumok, amikre szükséged van, és azonnal meg is oszthatnád munkatársaiddal?
…hatékonyabb lehetnél, és valóban arra koncentrálhatnál, ami előre viszi céged?
…megoldhatnád a dokumentum menedzsment kihívásaidat anélkül, hogy egy vagyont költenél rá, vagy leterhelnéd az IT csapatodat?

Iron Mountain® Digital Record Center szolgáltatás

A Record Center szolgáltatásunk segítségével egy integrált megoldásban tudod tárolni cégedhez érkező és a céged által létrehozott dokumentumokat. Ezeket egy központi elektronikus adattárban érheted el, ami biztonságos, rendszerezett, és lehetővé teszi a gyors és egyszerű megosztást. Legyél bárhol a világon, a Digital Record Center-ben megtalálható dokumentumaid 24/7 elérhetőek lesznek számodra.

Mit is jelent ez?

Könnyen hozzáférhető webes felület:
Használd a Digital Record Center-t telepítés nélkül bárhol, bármilyen eszközön.
Nagyvállalati igényekre felkészült:
Indexáld silókba rendszerezett dokumentumaidat, és használd tömeges szkennelést támogató funkciónkat. Megoldásunkat könnyedén összekapcsolhatod a szakrendszereiddel, így a dokumentumok automatikusan bekerülnek az egységes nyilvántartásban.
Kifinomult jogosultsági besorolások:
Nagyvállalati igényekre szabott jogosultság rendszert hozhatsz létre, ami a hozzáférések naplózására és a verziókövetésre is képes.
Jogi és adatbiztonsági előírásoknak való megfelelés:
A GDPR vagy a PCI-DSS többet nem fogja megkötni a kezedet a digitális átállás során, mert a Digital Record Center szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek eltárolásra. A legmodernebb titkosítási technológiák alkalmazásával az érzékeny információid sem lesznek láthatóak kéretlen felhasználók számára.
Egyszerű integrálhatóság:
A sztenderd, modern felületeknek, és a publikált, könnyen hívható eljárásoknak köszönhetően a Digital Record Center minden rendszerbe könnyen integrálható, miközben a dokumentumok a forrás rendszereken keresztül is megnyithatóak maradnak.
Hitelesített dokumentumok tárolása:
eIDAS rendelet alapján hitelesített dokumentumok megfelelő tárolása.

Érdekesség

3 legfőbb ok
Tudtad, hogy a 3 legfőbb oka annak, hogy a cégek az elektronikus dokumentum menedzsmentbe invesztálnak a kereshetőség (69%), a tartalmak megoszthatósága (53%), és az előírásoknak való megfelelés (52%)?

Forrás: Forrester Advisory Session, March 2015

A Digital Record Center szolgáltatás kiegészíthető további kulcsfontosságú szolgáltatásokkal:

Bizalmas iratmegsemmisítés
Amikor a papíralapú dokumentumok élettartama lejár és már nincs szükség a további megőrzésre, a Bizalmas iratmegsemmisítés szolgáltatás segítségével biztonságosan megsemmisítheted őket, s biztos lehetsz benne, hogy az adatkezelési szabálynak és előírásnak megfelelően jártál el.
Iron Mountain digitális megoldások
A Digital Record Center szolgáltatás együttműködik más Iron Mountain^® termékekkel is, mint a Digital Mailroom, a Contract Management és a Purchase Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.

Purchase Management

Az Iron Mountain^® Purchase Management szolgáltatás által könnyen visszakereshetővé válnak a számlához kapcsolódó beszerzési előzmények.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain^® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Contract Management

Az Iron Mountain^® Contract Management szolgáltatás segítségével a jóváhagyási folyamat részeként könnyedén ellenőrizhető a szerződéses pontoknak való megfelelőség.

Az Iron Mountain^® Digital Record Center szolgáltatás használatával leveheted a dokumentum digitalizálás terhét az IT csapatodról, és elkerülheted a nagy pénzügyi befektetéseket. Kihasználhatod a megoldásunk adta lehetőséget, hogy biztonságban összekösd a fizikális és digitális dokumentumaidat, és az adatvédelmi előírásoknak megfelelően tárold azokat.

Kapcsolódó szolgáltatások

Dokumentumszkennelés és digitális tárolás

Kezelje dokumentumait az Iron Mountain dokumentumszkennelési és digitális tárolási szolgáltatásaival. Beszkenneljük és indexeljük dokumentumait, valamint biztosítjuk, hogy a minőség-ellenőrzés megfeleljen az Ön igényeinek.