Deze 4 woorden definiëren het kantoor van de toekomst

(Ja, fysieke kantoren blijven bestaan)

De afgelopen jaren zetten ieders werkleven op zijn kop. Hoe en waar gaan we voortaan werken? Dat was ruim voor de pandemie al een onderwerp, vanwege mobiele communicatie, videobellen en werken in de cloud. Het idee dat kantoorruimten ooit overbodig zouden zijn, speelde dus op de achtergrond. Maar er was wel een pandemie nodig om de kwestie echt in de schijnwerpers te zetten. Van de ene dag op de andere werden twee vastgeroeste aannames opeens weer relevant: “wie heeft er nou kantoren nodig” versus “kantoren zijn nodig”.

Tot nu toe houden kantoren stand, maar met minder aanwezige medewerkers. In de VS geeft iets minder dan de helft van de bedrijven aan (45%) dat werknemers de voorkeur geven aan hybride werken (af en toe naar kantoor gaan). Ongeveer een derde van de leidinggevenden ziet werknemers juist liever op kantoor. En het vooruitzicht op lagere huisvestingskosten door werken op afstand blijkt voor werkgevers minder aantrekkelijk dan gedacht.

Kantoren blijven voorlopig bestaan, maar hoe zullen ze eruitzien? Dat is natuurlijk gissen. Maar wij denken dat deze vier woorden de weg zullen wijzen: Veilig, Flexibel, Betrokken en Efficiënt.

Veilig

Volgens de Arbowet zijn werkgevers verantwoordelijk voor de veiligheid van hun werknemers. COVID-19 tilde dat naar een nieuw niveau. Vóór de pandemie werden kantoren ontworpen rond het idee van ‘verdichting’: zoveel mogelijk werknemers per vierkante meter. Momenteel willen we vanwege de gevolgen van de pandemie juist liever minder mensen en meer ruimte op kantoor.

Waarschijnlijk zal het in veel kantoren mogelijk worden om bureaus, vergaderzalen en lunches op afstand te reserveren. Werknemers belanden dan in een gecontroleerde, georganiseerde en veilige omgeving met extra voorzorgsmaatregelen, zoals:

• Dagelijkse grondige schoonmaak
• COVID-stations met mondmaskers, handschoenen, schoonmaakdoekjes, handdesinfectie enzovoorts
• Verbeterde ventilatiesystemen
• Handsfree bediening van deuren, kranen, zeepdispensers en handdrogers

Flexibel

In het begin van COVID liepen kantoren leeg, omdat mensen thuis wilden werken. Maar thuis is natuurlijk niet de enige plek waar ze kunnen werken. Met een stabiele internetverbinding kan uw team altijd en overal verbinding maken, samenwerken en informatie delen.

Organisaties experimenteren al veel langer met allerlei oplossingen voor kantoorruimte. Denk aan eigen of gehuurde ruimtes tot flexibele huurcontracten, flexplekken, co-working spaces en thuiswerken. Lang vóór de crisis hadden flexibele ruimtes ongeveer 3% van de Amerikaanse kantorenmarkt in handen. Dit groeide jaarlijks met 25%.

Helaas werden ook veel coworking-aanbieders hard getroffen door de coronacrisis. Sommige gingen failliet omdat ze zoveel locaties moesten sluiten. Toch is er een sprankje hoop, blijkt uit onderzoeken:

• Werknemers staan open voor flexwerken en co-working, vooral als de locaties in de buurt zijn en hen reistijd besparen.
• Bedrijven die willen groeien na COVID-19 zien flexibele kantoorruimte als een slim, kosteneffectief hulpmiddel.
• Verhuurders en coworking-exploitanten werken steeds meer samen om flexibel werken aan te moedigen en zijn bereid om hun winst en verlies te delen.
• Tegen 2030 wordt 30% van alle kantoorruimte op een flexibele manier gebruikt.

Betrokken

We vinden het allemaal heerlijk om Zoom-gesprekken te voeren in onze pyjama, ons werk rondom onze dierbaren te plannen en om het woon-werkverkeer te vermijden. Maar uiteindelijk zijn we sociale wezens en het gebrek aan persoonlijk contact met collega's kan zijn tol eisen.

Nu organisaties weer vaker op kantoor willen werken, krijgen ontwerpers van kantoorruimten een nieuwe uitdaging.

Kantoren kunnen opnieuw worden ingericht met minder privéruimtes en meer gedeelde ruimtes zodat mensen veilig kunnen samenwerken. Dankzij meer verplaatsbare objecten en minder muren is een kantoor bovendien snel naar wens aan te passen.

Als organisaties de werkplekken op kantoor aantrekkelijker maken, kunnen werknemers zich er energiek, verbonden en betrokken voelen.

Efficiënt

Alle bedrijven besteedden altijd al een groot deel van hun budget aan de kosten voor kantoorruimte. Nu het traditionele kantoor moet concurreren met flexplekken en thuiswerken, is er meer creativiteit nodig. Sommige organisaties zullen misschien hun traditionele hoofdkantoor of vestigingen verlaten. Vele anderen proberen juist meer uit hun beschikbare ruimte te halen. Bijvoorbeeld door deze acties:

• Opslagruimte anders gaan gebruiken
• Overtollige IT-apparatuur en oude documenten extern opslaan of veilig vernietigen
• Documenten scannen en zo ruimte vrijmaken en toegang vergemakkelijken
• Kantoorbenodigdheden, bureaus en ongebruikte apparatuur slimmer opslaan of doneren

Het opruimen, organiseren en herinrichten van uw kantoor kan snel overweldigend worden. Na de jarenlange opeenstapeling van documenten weten de meeste organisaties niet waar ze moeten beginnen. Maar u loopt veel risico wanneer u zonder zorgvuldige planning te rigoureus aan de slag gaat. Bijvoorbeeld als u belangrijke informatie vernietigt of verkeerde dingen bewaart waardoor er meer kans is op datalekken en overtreding van de wet- en regelgeving.

Tijd voor een Clean Start

Veilig, flexibel, betrokken, efficiënt. Die vier woorden definiëren het kantoor van de toekomst.

Hoewel we de toekomst niet echt kunnen voorspellen, kunnen we één ding wel met zekerheid zeggen: uw oude kantoor zal nooit meer hetzelfde zijn.

Gelukkig kan Iron Mountain Clean Start® u helpen. Onze experts komen bij u langs en geven advies over hoe u uw werkruimte optimaliseert. Wij regelen het hele opruimproces en zorgen voor de veilige vernietiging of donatie van overbodige spullen. De zaken die u nog wel wilt bewaren slaan we tijdelijk of permanent voor u op.

Toe aan een frisse start na COVID-19?

Lees meer