Abc i forsvarlig disponering

HVA ER FORSVARLIG DISPONERING?

Med noen få unntak har all informasjon en utløpsdato. Da må man avgjøre om man skal ødelegge den eller beholde den for arkivering eller datautvinning, en prosess som kalles disponering av dokumenter. Nøkkelen i avgjørelsesprosessen er organisasjonens juridisk forsvarlige oppbevaringsplan, også kalt «Records Retention Schedule» (RRS). Når man har bestemt seg for om man skal ødelegge dokumentene eller beholde dem, må prosessen utføres på en måte som er i samsvar med bedriftens retningslinjer. Det kan bety sikker makulering av papirdokumenter eller avmagnetisering av magnetbånd. Dokumentene kan kun beholdes hvis det foreligger et gyldig forretningsformål, og det kan være nødvendig å anonymisere dem før man lagrer dem.

FORSVARLIG DISPONERING INNEBÆRER Å TA AVGJØRELSER OM HVILKE DATA SOM KAN HÅNDTERES I SAMSVAR MED OFFISIELLE RETNINGSLINJER, OG DERETTER ENTEN FLYTTE DEM TIL ET TRYGT ARKIV ELLER ØDELEGGE DEM PÅ EN EGNET MÅTE.

HVA ER EN OPPBEVARINGSPLAN FOR DATA (RRS)?

For å håndtere offisielle bedriftsdokumenter på en forsvarlig måte, må organisasjoner ha en offisiell, autorisert oppbevaringsplan. Planen blir ofte laget ved å undersøke hvor lenge dokumenter må oppbevares i henhold til lover og regler som gjelder bedriften. I de fleste tilfeller er organisasjonens juridiske avdeling ansvarlig for den siste godkjennelsen av resultatet av undersøkelsen som en leverandør eller team har utført. Planen lister opp organisasjonens funksjoner – som HR, regnskap, salg og markedsføring – sammen med alle grupper eller klasser av dokumenter og eksempler på hver type. Dokumenter kan være opplysninger som er opprettet, mottatt og beholdt som bevis og informasjon av en organisasjon eller person av juridiske grunner eller for forretningstransaksjoner. For hver klasse, som leverandørgjeld, fordringer eller personale, tildeles det en oppbevaringsregel basert på reguleringer, juridiske og driftsmessige krav som spesifiserer hvor lenge informasjonen må oppbevares.

Det kan for eksempel eksistere en regel som krever at dokumenter lagres i ti år etter opprettelsen, eller syv år etter at en hendelse fant sted. Noen liker faktisk å kalle oppbevaringsplanen en destruksjonsplan for å motvirke at man lagrer ting for lenge, og oppfordre til makulering. Organisasjoner må også ta avgjørelser om hvor lenge data og informasjon som ikke er av direkte interesse for bedriften skal beholdes, enten på papir eller i elektronisk format. 

HVORFOR ER FORSVARLIG DISPONERING SÅ VIKTIG? SELV OM DE FLESTE ORGANISASJONER HAR EN OPPBEVARINGSPLAN, NØLER MAN OFTE MED Å ØDELEGGE INFORMASJON. DETTE SKAPER EN «BEHOLD ALT»-KULTUR SOM HINDRER EN DISPLINERT DOKUMENTMAKULERING. MOTVILJE MOT Å KVITTE SEG MED DOKUMENTER ER SOM REGEL SKAPT AV EN ELLER FLERE FAKTORER. HVEM BØR VÆRE INVOLVERT?

Informasjonsstyring bør inkludere ansvarlige for IT, jus, risiko, overholdelse av retningslinjer, dokument-/informasjonsbehandling, dataanalyser, sikkerhet og strategiske forretningsenheter.

Last ned dokumentet for å lese hele teksten på engelsk.