Fem måter for å håndtere ustrukturerte data

Fem måter å håndtere ustrukturert data på

Mange selskaper har en økende utfordring med ubrukte og ustrukturerte data. De ustrukturerte dataene kan inneholde verdifull informasjon som bedriften går glipp av, på grunn av at dataene mangler en tydelig struktur og ofte er vanskelig å organisere. Dette skaper problemer, ikke bare med lagring og sikkerhet, men også med overholdelse av lover og regler som GDPR. Her går vi gjennom hvorfor det er viktig å ha en plan for hvordan bedriften skal håndtere den økende mengden ustrukturert data, og hvordan dere gjør dette på en mest mulig effektiv måte.

Hva er ustrukturerte data?

Ustrukturert data er informasjon som ikke passer inn i tradisjonelle databaseformater. Dataene bruker ingen forhåndsdefinerte datamodeller eller skjemaer, noe som gjør de vanskeligere å samle inn, behandle og analysere automatisk med enkle verktøy. Det kan for eksempel være snakk om tekstdokumenter, e-poster, innlegg i sosiale medier, videoer, bilder, lydfiler og andre typer mediefiler som ikke kan struktureres i en database eller et regneark, der informasjonen er tydelig kategorisert og lett søkbar.

Vanlige utfordringer med ustrukturert data

Ustrukturerte data utgjør majoriteten av all data som blir generert av dagens bedrifter, noe som kan skape vanskeligheter både når det gjelder lagring og tilgang. Det er for eksempel ikke uvanlig at ulike avdelinger samler inn og lagrer egne data i ulike systemer og formater som ingen andre i bedriften har tilgang til. Dette skaper informasjonssiloer som reduserer effektiviteten i organisasjonen. Men, bedrifter som håndterer store volum ustrukturert data kan støte på ulike problemer:

• Lagringsutfordringer: Store mengder ustrukturert data krever mye lagringsplass, noe som øker bedriftens kostnader.
• Sikkerhetsrisiko: Ustrukturerte data er ofte mer sårbare for nettangrep, ettersom de kan inneholde sensitiv informasjon og ikke alltid er beskyttet med de samme sikkerhetsrutinene som strukturert data.
• Vanskeligheter med å finne informasjon: Ansatte bruker mye tid på å søke etter spesifikk informasjon eller dokumenter når de ikke er godt organisert, noe som fører til ineffektivitet.
• Regeloverholdelse: Ustrukturerte data kan inneholde personopplysninger eller annen sensitiv informasjon, som må håndteres riktig for å unngå at bedriften bryter lover som GDPR.

Fem strategier for håndtering av ustrukturerte data

Det er flere strategier som kan brukes for å gjøre bedriftens utfordringer til muligheter, og på best mulig måte dra fordel av ustrukturerte data:

1. Indeksering og klassifisering: Ved å bruke avanserte verktøy for å kategorisere og indeksere data, blir den søkbar og lettere tilgjengelig.
2. Automatisering: Implementering av automatiserte prosesser for håndtering av ulike dataflyter kan bidra til å sikre og strukturere informasjonen på en måte som reduserer manuelt arbeid.
3. Metadatahåndtering: Ved å bruke metadata for å tagge og beskrive ustrukturert informasjon, forbedres både søkbarheten og muligheten til å følge opp og organisere den.
4. Informasjonsarkitektur: Bygg en tydelig informasjonsarkitektur som gjør det enklere å strukturere og håndtere både strukturert og ustrukturert data på en helhetlig måte.
5. Regelmessig opprydding: Regelmessig gjennomgang og opprydding av utdatert eller irrelevant informasjon bidrar til at datamengdene forblir håndterbare og kostnadseffektive.

Iron Mountain tilbyr avanserte løsninger for håndtering av ustrukturert data

Iron Mountain er en global leder innen lagrings- og informasjonshåndtering. Vi har mer enn 70 års erfaring i å hjelpe bedrifter med å administrere informasjonen sin gjennom hele livssyklusen. Vi tilbyr flere tjenester som kan hjelpe deg og din bedrift med å håndtere ustrukturerte data:

• Smart sort: Ekspertene våre hjelper dere med å identifisere og rense ut unødvendig informasjon, slik at datalagringen kan optimeres.
• Arkivtjenester: Vi tilbyr sikker lagring og arkivering av både fysisk og digital informasjon, noe som sikrer at dataene blir håndtert i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.
• Informasjonsforvaltning: Via rådgivningstjenesten vår får dere hjelp til å utvikle mer effektive retningslinjer for informasjonshåndtering, inkludert både strukturert og ustrukturert data.

Vil du vite mer om hvordan vi kan hjelpe bedriften din med å strukturere og konvertere ustrukturerte data til noe som genererer verdi? Kontakt oss gjerne, og vi forteller deg mer om våre skreddersydde løsninger for din bedrift!