5 sätt att hantera ostrukturerad data på

För många företag är outnyttjad, ostrukturerad data en växande utmaning. Den ostrukturerade datan kan innehålla värdefull information som ditt företag går miste om eftersom datan saknar en tydlig struktur och ofta är svår att organisera. Det skapar problem – inte bara med lagring och säkerhet utan även med att följa lagar och regler såsom GDPR. Här går vi igenom varför det är viktigt att ha en plan för hur ditt företag ska hantera den växande mängden ostrukturerad data och hur ni gör det på ett så effektivt sätt som möjligt.

Vad är ostrukturerad data?

Ostrukturerad data är information som inte passar in i traditionella databasformat. Den använder inga förutbestämda datamodeller eller scheman, vilket gör den svårare att samla in, bearbeta och analysera automatiskt med enkla verktyg. Det kan till exempel handla om textdokument, e-postmeddelanden, sociala medieinlägg, videor, bilder, ljudfiler och andra typer av mediafiler som inte kan struktureras in en databas eller ett kalkylblad, där informationen blir tydligt kategoriserad och lätt att söka igenom.

Vanliga utmaningar med ostrukturerad data

Ostrukturerad data utgör majoriteten av all data som genereras av företag idag vilket kan skapa svårigheter både vad gäller lagring och åtkomst. Det är till exempel inte ovanligt att olika avdelningar samlar in och lagrar sin egen data i olika system och format som ingen annan på företaget kan komma åt, vilket skapar informationssilos som minskar effektiviteten inom organisationen. Men företag som hanterar stora volymer av ostrukturerad data kan ställas inför fler problem:

• Lagringsutmaningar: Stora mängder ostrukturerad data kräver mycket lagringsutrymme, vilket driver upp kostnaderna för företaget.
• Säkerhetsrisker: Ostrukturerad data är ofta mer sårbar för cyberattacker eftersom den kan innehålla känslig information och inte alltid skyddas med samma säkerhetsrutiner som strukturerad data.
• Svårigheter att hitta information: Anställda lägger mycket tid på att söka efter specifik information eller dokument när de inte är välorganiserade, vilket leder till ineffektivitet.
• Regelefterlevnad: Ostrukturerad data kan innehålla personuppgifter eller annan känslig information som måste hanterass korrekt för att företaget inte ska riskera att bryta mot lagar som GDPR.

5 strategier för att hantera ostrukturerad data

För att vända utmaningarna till möjligheter och på bästa sätt dra nytta av sin ostrukturerade data kan företag använda sig av flera strategier:

1. Indexering och klassificering: Genom att använda avancerade verktyg för att kategorisera och indexera data blir den sökbar och mer lättillgänglig.
2. Automatisering: Att implementera automatiserade processer för att hantera olika dataflöden kan hjälpa till att säkra och strukturera information på ett sätt som minskar manuellt arbete.
3. Metadatahantering: Genom att använda metadata för att tagga och beskriva ostrukturerad information förbättras både sökbarheten och möjligheten att följa upp och organisera informationen.
4. Informationsarkitektur: Bygg en tydlig informationsarkitektur som hjälper till att strukturera och hantera både strukturerad och ostrukturerad data på ett integrerat sätt.
5. Regelbunden rensning: Att regelbundet granska och rensa ut föråldrad eller irrelevant information hjälper till att hålla datamängderna hanterbara och kostnadseffektiva.

Iron Mountain erbjuder avancerade lösningar för hantering av ostrukturerad data

Iron Mountain är en global ledare inom lagrings- och informationshantering, med över 70 års erfarenhet av att hjälpa företag att hantera sin information genom hela livscykeln. Vi erbjuder flera tjänster som hjälper dig och ditt företag att hantera er ostrukturerade data:

• Smart sort: Våra experter hjälper er att identifiera och rensa ut onödig information så att ni kan optimera er datalagring.
• Arkiveringstjänster: Vi erbjuder säker lagring och arkivering av både fysisk och digital information, vilket garanterar att data hanteras i enlighet med gällande lagar och regler.
• Informationsstyrning: Vår rådgivningstjänst ger er stöd i att utveckla effektiva informationshanterings policyer som inkluderar både strukturerad och ostrukturerad data.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag att strukturera upp och omvandla er ostrukturerade data till något som genererar värde? Kontakta oss gärna så berättar vi mer om våra skräddarsydda företagslösningar!