การล้างบันทึกข้อมูลในอดีต: เข้าร่วมแนวทาง DDIY

เราทราบดีว่าการสร้างและควบคุมบันทึกข้อมูลใช้เวลาเพียงเล็กน้อยเท่านั้น แต่การทำความเข้าใจถึงสิ่งที่คุณมีและสิ่งที่ต้องเก็บรักษา ทำลายเพื่อป้องกันปัญหา หรือแปลงเป็นดิจิทัลนั้นเป็นความพยายามที่ใช้เวลานานและใช้ทรัพยากรมาก.

หากไม่มีกระบวนการและมาตรการควบคุมที่เหมาะสม ย่อมนำมาซึ่งการเก็บรักษาแฟ้มเอกสารที่มากเกินไป ซึ่งทำให้ยากต่อการบรรลุการกำกับดูแลข้อมูลและเป้าหมายขององค์กร ส่งผลให้:

• ต้นทุนเพิ่มขึ้น
• เกิดความเสี่ยงจากการปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยไม่จำเป็น
• สูญเสียผลิตภาพเนื่องจากการมองเห็นที่ไม่ดีในรายการบันทึกข้อมูลของคุณ

แล้วผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ (RIM) ประสบปัญหาอะไรบ้าง

ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะคัดแยกกล่องหลายพันใบที่เต็มไปด้วยแฟ้มเอกสารผสมปนเปกัน และการเก็บรักษาข้อมูลตามเหตุการณ์ที่ดูยุ่งเหยิงนั้นก็เป็นเรื่องที่น่าสับสนวุ่นวาย บ่อยครั้ง ผู้จัดการ RIM มักจัดการทั้งหมดนี้ด้วยตนเอง โดยมีงบประมาณจำกัด ทรัพยากรน้อย และการสนับสนุนเพียงเล็กน้อย

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ เป็นไปได้ที่อาจต้องทำด้วยตัวเอง (DIY) แต่นั่นจะเป็นความท้าทายที่สำคัญ อันประกอบด้วย:

กลายเป็นพวกช่างเก็บ. เมื่อต้องเผชิญกับงานที่หนักหนาสาหัสในการจัดระเบียบรายการบันทึกข้อมูล การเก็บรักษาแฟ้มเอกสารถาวรอาจดูง่ายกว่า แต่คุณต้องพิจารณาต้นทุนในการเก็บข้อมูลรายปีและข้อเท็จจริงที่ว่าคุณจะไม่สามารถควบคุมรายการข้อมูลของคุณได้อีกต่อไป การเก็บรักษาทุกอย่างจะเพิ่มความซับซ้อน ความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น และความยากลำบากในการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลที่มีการพัฒนา

ติดอยู่กับที่และยอมแพ้. แค่คิดว่าจะตรวจสอบกล่องบรรจุแฟ้มเอกสารเป็นพันเป็นหมื่นใบก็รู้สึกหนักหนาสาหัสแล้ว กระบวนการค้นคืนกล่องบันทึกข้อมูล การตรวจสอบแต่ละแฟ้มเอกสาร และการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมาก เป็นที่เข้าใจได้ว่าทำไมทีม RIM อาจรู้สึกท้อแท้กับแนวทาง DIY และล้มเลิกกลางคัน หรือแค่ยุติโครงการก่อนที่จะเริ่ม

ประสบปัญหากับการตรวจสอบด้วยมือและค้นหาความเชี่ยวชาญที่เหมาะสม. ในการตรวจสอบแต่ละแฟ้มเอกสารในรายการบันทึกข้อมูลของคุณ ให้นึกถึงความเชี่ยวชาญที่จำเป็นในการตัดสินใจอย่างมั่นใจเพื่อป้องกันปัญหาว่าจะเก็บรักษา ทำลาย หรือแปลงบันทึกข้อมูลแต่ละเล่มเป็นดิจิทัล หากไม่มีเทคโนโลยีและกระบวนการอัตโนมัติ ทีมงานจะตกอยู่ในวังวนของการทำงานเป็นเดือนๆ หรือเป็นปีๆ

แทนที่จะทำ DIY ให้พิจารณาแนวทาง DDIY (หรืออย่าทำด้วยตัวเอง) โดยร่วมมือกับพันธมิตรที่มีเทคโนโลยี กระบวนการที่ป้องกันได้และทำซ้ำได้ และความเชี่ยวชาญที่จะช่วยคุณควบคุมรายการบันทึกข้อมูลของคุณ

ข้อมูลเพิ่มเติมในการจัดการบันทึกข้อมูล