Kayıt saklama kutularınızda nelerin saklandığını keşfedin

Iron Mountain Smart Reveal ile kayıt envanterinizi belirleyin ve prosedürlere uygun, savunulabilir kararlar alın

İş zorluğu

Kayıtlar meta veri veya açıklayıcı bilgi olmadan saklandığında, neye sahip olduğunuzu anlamak ve neyi saklayacağınız, güvenli bir şekilde imha edeceğiniz veya dijitalleştireceğiniz konusunda prosedürlere uygun, savunulabilir kararlar almak imkansız hale gelir. Eksik bilgileri toplamak, her kutunun içeriğini manuel olarak gözden geçirip belgelemeyi gerektiren zahmetli bir süreçtir. Böylesine kapsamlı bir projeyi tamamlamak için gereken bütçe, personel, uzmanlık, zaman ve alana sahip değilseniz ne olur?

Bu sizi nasıl etkiliyor?

Kayıt envanterinizi kapsamlı bir şekilde anlamadan ve dolayısıyla prosedürlere uygun savunulabilir kararlar alma yeteneğine sahip olmadan, kayıtları süresiz olarak saklamaktan başka seçeneğiniz yoktur. Bu, yalnızca gereksiz maliyetler ve riskler anlamına gelmekle kalmaz, aynı zamanda bilgi bulma veya uyum yükümlülüklerine, birleşmelere, satın almalara ve elden çıkarmalara hızlı yanıt verme yeteneğinizi de sınırlar.

Size bazı sorularımız var...

• Kayıtları açıklamaları az olan veya hiç olmayan kutularda mı saklıyorsunuz?
• İçeriği belirsiz kutularınız var mı?
• Bu kutuların içinde ne olduğunu bilmeniz gerekiyor mu?
• Bu kutuları gerekenden uzun süre saklıyor musunuz?
• Bu sorunu kendi başınıza çözmek için gerekli kaynaklardan, zamandan ve alandan yoksun musunuz?
• Bir temizlik projesine başlama konusunda kararsız mısınız?

Bu sorulardan herhangi birine evet yanıtı verdiyseniz Iron Mountain Smart Reveal hakkında bizden bilgi alabilirsiniz.

Basılı kayıtların yaklaşık %20'si çok az ya da sıfır meta veri içeren kutularda saklanıyor.* Bu, eski dosyalarınızı temizlemeyi inanılmaz derecede zorlaştırır.

*Kayıt Belirleme ve Temizleme Öncelikleri Anketi Nisan 2022'de üçüncü taraf bir sağlayıcı aracılığıyla gerçekleştirilmiştir.

Kayıtlarınızın içeriğini en ince ayrıntısına kadar bilin

Prosedürlere uygun, savunulabilir kararlar almak için kutu düzeyinde meta verilere sahip olun

Smart Reveal, içeriği bilinmeyen kayıt kutuları hakkında hem fotoğraf hem de bilgi sağlayan uygun maliyetli bir çözümdür; saklama, savunulabilir şekilde imha etme, meta verileri güncelleme, sahiplik atama, kayıtları dijitalleştirme veya ihtiyacınız olan diğer her konuda ne yapmanız gerektiği ile ilgili bilinçli kararlar vermenize yardımcı olur.

Smart Reveal çözümü, her kutunun dışını ve içinde ne olduğunu belirlemeye yardımcı olmak için yukarıdan görünümünü fotoğraflar. Çözüm, her kutunun içeriğini değerlendirmeniz ve uygun işlem hakkında bilinçli bir karar vermeniz için gereken bilgilere sahip olmanız adına mevcut tarihsel meta verileri sağlar.

Bu eylemler şunları içerir:

• Kutu düzeyinde meta verileri ve açıklamaları anında güncelleme
• Seçili kutuları imha etme
• Hak sahipliği atama
• Listeleme için kutuları veri girişine gönderme
• Kutuları ayrıntılı inceleme için gönderme
• Belgeleri dijitalleştirme
• İncelemeniz için fotoğraf adedini ve açılarını özelleştirme