10 fordele ved at digitalisere virksomhedens indgående post

Håndtering af store mængder indgående fysisk og elektronisk post er en udfordring for mange virksomheder. Det omfatter både overholdelse af lovgivning og sikring af, at posten når frem til den rigtige modtager til tiden. Hvis posten ikke når frem til den rigtige modtager, kan det få alvorlige konsekvenser for organisationen såsom overskridelser af deadlines og forsinkede betalinger, der ender hos inkasso samt tab af forretningsmuligheder. Med Iron Mountains digitale posthåndtering kan du nemt og sikkert administrere din post, uanset hvor du er, og du behøver aldrig at bekymre dig om at gå glip af noget vigtigt. Her er 10 fordele ved at digitalisere din virksomheds indgående post.

Derfor skal du digitalisere virksomhedsposten

1. Al post på ét og samme sted

At have separate systemer til håndtering af fysisk og elektronisk post er ikke kun tidskrævende, men øger også risikoen for fejl, fx at vigtig post går tabt eller forlægges. Ved at digitalisere indgående post med en ensartet løsning sikrer vi, at al post, uanset format, håndteres gennem samme effektive og sikre system. Det mindsker risikoen for mistet eller forlagt post og sikrer, at vigtige dokumenter altid når frem til den rigtige modtager til tiden.

2. Sikker datahåndtering uanset hvor dine medarbejdere er

Omfanget af hybrid- og fjernarbejde vokser, og derfor stilles der nye krav til sikker overførsel af information mellem medarbejdere, der arbejder fra forskellige lokationer. Vores digitale mailroom-løsning er ISO27001-certificeret og GDPR-kompatibel og sikrer, at firmaposten når de rigtige medarbejdere, uanset om de er på kontoret eller arbejder hjemmefra.

3. Gå ikke glip af vigtige deadlines

Det er en konstant udfordring at sikre, at alle beskeder distribueres korrekt og til tiden. Med automatiserede processer til håndtering af indgående post mindskes risikoen for at overse vigtige deadlines. Med digital mailroom kan du være sikker på, at alle beskeder når frem til den rette person, på det rette tidspunkt – uden unødvendige forsinkelser.

4. En GDPR-sikker løsning

Vores digitale posthåndteringstjeneste hjælper med at opfylde GDPR-kravene. Ethvert trin i administrationen af personlige data, fra modtagelse af en indgående besked til dirigering til den rigtige modtager, er sikkert og beskytter mod uautoriseret adgang.

5. Hurtigere og mere sikker adgang til vigtige dokumenter

Digitalisering af post mindsker risikoen for, at vigtige dokumenter går tabt eller beskadiges. Når alle dokumenter er tilgængelige digitalt, mindskes også risikoen for, at de glemmes eller ødelægges ved et uheld. Hurtigere adgang til vigtige dokumenter forbedrer også søgetiden og minimerer administration.

6. Automatiseret distribution

Med digital mailroom digitaliseres den traditionelle og manuelle posthåndtering gennem automatiserede processer, der effektiviserer hele flowet fra et brevs ankomst til endelig omdeling til den rette modtager. Ved hjælp af AI og skræddersyede regler for netop din organisation sikrer vi, at ethvert brev og enhver besked bliver distribueret korrekt.

7. Spar tid og øg effektiviteten

Manuel posthåndtering er både tidskrævende og risikabel, især i store organisationer. Vores digitale mailroom-løsning frigiver værdifuld tid for medarbejderne, som i stedet kan fokusere på mere produktive opgaver. Ved at eliminere det manuelle arbejde med at modtage, sortere og distribuere indgående breve, forbedrer vi effektiviteten og reducerer arbejdsbyrden.

8. Gør posthåndtering i ferier og sygdomsperioder nemmere

Ved at bruge vores digitale postadministration reduceres virksomhedens afhængighed af individuelle medarbejdere til at håndtere og distribuere post i organisationen. Dette er især vigtigt i perioder med sygdom eller ferie. Med automatiseringen sikres det, at posthåndteringen altid varetages korrekt, også når personalet ikke er til stede.

9. Et samlet system til al kommunikation

Med digital mailroom får du et komplet overblik over alle indkommende beskeder og dokumenter. Uanset om det er e-mail, fysiske breve eller digitale beskeder, kan du nemt overvåge og kontrollere al kommunikation fra samme grænseflade.

10. Du kommer hurtigt og nemt i gang

Implementering af vores digitale posthåndteringssystem er både enkel og effektiv. Vi tilbyder fuld support fra starten med et erfarent team, der guider dig gennem hele onboarding-processen. I løbet af få uger er du i gang med en skræddersyet løsning, tilpasset din virksomheds behov.

Digitaliser posthåndteringen med Iron Mountain

Digitalisering af jeres indgående post er en strategisk investering i virksomhedens fremtid. Med Iron Mountains skalerbare løsning til posthåndtering kan du sikre, at du ikke går glip af vigtige beskeder, og samtidig frigive værdifuld tid, som kan bruges på kerneforretningen. Kontakt os for at høre mere om, hvad vi kan gøre for din virksomhed!