Ekstern arkivhåndtering - et strategisk aktiv for virksomheder

Mange virksomheder står over for udfordringen med at administrere en voksende mængde information, ofte med begrænsede ressourcer. Selv om moderne dokumenter ofte opbevares digitalt, beholder mange virksomheder på grund af forskellige love og regler også fysiske kopier af ældre eller vigtige dokumenter. Opbevaring af hele eller dele af det fysiske arkiv i egne lokaler optager meget plads, der kunne have været brugt til andre formål, og ydermere stiller det høje krav til sikkerheden. Ved i stedet at opbevare arkivet eksternt hos en virksomhed, der er specialiseret i arkivering, kan I reducere omkostningerne til interne opbevaringsrum og være sikre på, at jeres værdifulde dokumenter opbevares i overensstemmelse med gældende love og regler. Her lister vi nogle af fordelene ved fjernarkivering:

Hvorfor skal virksomheder outsource arkivhåndteringen?

Sikkerhed på højeste niveau

Sikkerheden er afgørende for al arkivering og er særligt kritisk, når det drejer sig om følsom virksomhedsinformation. Pålidelige leverandører anvender den nyeste teknologi inden for sikkerhedsløsninger for at beskytte dine dokumenter mod skader, tab og uautoriseret adgang. Det kan omfatte alt fra fysisk sikkerhed i arkivanlæggene til avanceret datakryptering for digitale arkiver. Ved at opbevare dokumenterne eksternt hos en leverandør, der specialiserer sig i håndtering og opbevaring af virksomhedsarkiver, kan du være sikker på, at dine dokumenter er i sikkerhed og godt beskyttede gennem hele opbevaringsperioden.

Kosteffektivitet via ekstern arkivering

Det kan hurtigt blive dyrt og pladskrævende at håndtere store mængder dokumenter internt. Ved at outsource arkivet kan I reducere jeres interne lageromkostninger betydeligt, både ved at frigøre arealer, der kan anvendes til vigtigere formål, og ved at personalet får mere tid til at fokusere på kerneforretningen i stedet for på administrative opgaver.

Opfylde lovkrav

Regelværket omkring informationshåndtering bliver stadig strengere. Eksterne leverandører er eksperter i at håndtere arkivering i overensstemmelse med gældende lovgivning og hjælper din virksomhed med at navigere i komplekse regler og sikre, at alle dokumenter opbevares på en lovlig og korrekt måde. Uanset om det drejer sig om GDPR arkivering eller bogføringslove, kan leverandører, der tilbyder ekstern arkivhåndtering, hjælpe jer med at undgå sanktioner og bøder, som udstedes ved fejlagtig arkivering, håndtering eller destruktion af dokumenter, der kræves i henhold til lovgivningen.

Tilgængelighed og effektivitet

Med eksterne arkivtjenester får din virksomhed hurtig og nem adgang til arkiverede dokumenter. Alle kasser og bokse scannes og forsynes med en stregkode, hvilket betyder, at I får fuldt overblik over alle dokumenter og nemt kan søge i dem og udtrække specifikke dokumenter på forespørgsel.

Avanceret dokumenthåndtering

Eksterne leverandører tilbyder ofte avancerede tjenester til dokumenthåndtering og indeksering, hvilket gør det nemt for din virksomhed at søge og finde specifikke dokumenter hurtigt. Det reducerer den tid, dine medarbejdere skal bruge på at lede efter information, hvilket optimerer arbejdsgange og frigør tid til andre opgaver.

Pladsmæssig effektivitet

For mange virksomheder er kontorplads en dyr og begrænset ressource. Ved at bruge ekstern arkivhåndtering kan virksomheder frigøre værdifuld kontorplads, som ellers ville blive optaget af arkivskabe og opbevaringskasser. Dette skaber ikke kun et mere behageligt arbejdsmiljø, men kan også give plads til udvidelse af kerneforretningen.

Fortrolighed og diskretion

Eksterne arkivleverandører har strenge protokoller for fortrolighed og diskretion. Det garanterer, at følsom information håndteres professionelt og med højest mulige sikkerhed.

Lad Iron Mountain tage sig af jeres virksomhedsarkiv

Hos Iron Mountain er vi eksperter i informationshåndtering og arkivløsninger. Vi tilbyder skræddersyede arkiveringsløsninger, der er tilpasset din organisations behov. Beskyt jeres dokumenter i vores moderne arkiver med højeste mulige sikkerhedsstandard – vi tager os af hele processen, og du får fuld sporbarhed, så du hurtigt kan finde det, du søger, når det er nødvendigt. Med os får jeres virksomhed en pålidelig partner, der ikke kun beskytter, men også forbedrer håndteringen og udnyttelsen af jeres værdifulde dokumenter.

Læs mere om vores arkivløsninger her eller kontakt os direkte, hvis I har spørgsmål til, hvad vi kan hjælpe jer med at arkivere!