Opbevaring af kommunale arkiver

Opbevaring af Kommunale Arkiver

Systematisk opbevaring af kommunale arkiver i en topsikret bygning med mulighed for digitalisering af kommunearkiverne.

Topsikrede lokaler til opbevaring af kommunearkiver

Iron Mountain tilbyder effektive, overskuelige og nemme løsninger til kommunal arkivering. Der findes rigtig mange fysiske dokumenter inden for kommunen, som skal være opbevaret sikkert. De fysiske dokumenter har dog de ulemper, at de fylder rigtig meget. Derfor tager det meget tid fra medarbejdernes ekspertområder, når de skal lede efter de fysiske dokumenter. Her kommer Iron Mountain ind i billedet med digital kommunal arkivering.

I Iron Mountains faciliteter vil alle dokumenter være sikre og beskyttede. Ved at lade Iron Mountain stå for arkivering af kommunale dokumenter, sikres kommunens materiale således:

• Døre med alarmer
• Sikkerhedsvagt
• Overvågning døgnet rundt
• Tyverialarm og brandalarm

Alle vores døre har koder og alarmer, så vores kunder kan være helt sikre på, at deres dokumenter er i trygge hænder. Der vil desuden gå en sikkerhedsvagt rundt, som arbejder med certificerede sikkerhedsmetoder. Hele stedet er overvåget, og der er alarmer til at reagere, hvis uheldet skulle være ude i form af indbrud eller brand.

Når man vælger at få opbevaret sine dokumenter i en topsikret bygning, er der naturligvis tale om vigtige dokumenter. Derfor vil der løbende blive evalueret på miljøet og luftfugtigheden i bygningen. Det kan have stor relevans for at holde dokumenter velbevarede, og derfor er bygningen godt ventileret, så luften omkring dokumenterne altid er god og tør.

Digitalisering af kommunale arkiver

Foruden opbevaring af kommunale arkiver tilbyder Iron Mountain også:

• Fuld sporbarhed af de kommunale arkiver
• Digitalisering af kommunale arkiver

Det er vigtigt at have et godt overblik over, hvor de kommunale arkiver befinder sig. Med Iron Mountains arkivløsninger til kommuner kan man let spore sig frem til, hvor det enkelte dokument befinder sig.

Det er også muligt at få tilsendt de forskellige dokumenter på sikker vis. Hver pakke bliver identificeret med sin egen unikke stregkode, hvilket gør det nemt at danne overblik og identificere de enkelte dokumenter.

Afsendelse af kommunale documenter

Ønsker man at få tilsendt fysiske dokumenter, går man ganske enkelt ind på den online database og bestiller dokumenterne til afsendelse. Dygtige og uddannede chauffører vil derefter hente den pågældende pakke og sørge for, at den kommer sikkert og hurtigt frem. Det er derfor en nem, sikker og overskuelig proces, når man ønsker dokumenter tilsendt.

Spar tid og skab overblik med digitalisering

En stor del af alle fysiske dokumenter er blevet digitaliseret. Det sparer tid og effektiviserer arbejdet. Iron Mountain tilbyder digitalisering af kommunal arkivering. Hvert dokument scannes og indlæses i dit eget eller vores system, hvor du med få klik kan få adgang til dokumenterne i stedet for at skulle søge i fysiske dokumenter. Man kan ligeledes vælge Automatisk dokumenthåndteringssystem.

Med digitaliseret kommunalt materiale bliver mange arbejdsgange meget nemmere, overskuelige og effektiviserede for kommunens medarbejdere. Iron Mountain tilbyder skræddersyede løsninger med arkivering for kommuner, så det hele er sat op efter kundens individuelle behov og ønsker.

Alle dokumenter behandles med fortrolighed og høj sikkerhed

Ved at vælge denne service kan kommunen være sikker på, at GPDR-reglerne overholdes. Det samme gælder alle andre love og regler, der kan være relevante for kommunearkivet. Alle dokumenter er sikret så godt, at ingen uvedkommende på noget tidspunkt vil få adgang til dem, og derved vil kunne bryde persondataloven. Iron Mountain har stor erfaring med opbevaring af kommunearkiver. Vi sætter en ære i, at vores kunder har deres materiale sikkert opbevaret i vores varetægt, samt at alle dokumenter til enhver tid vil være mulige at spore. Det gælder uanset, om de befinder sig hos Iron Mountain, eller om de er under transport på vej til en kunde.

Fordele ved at vælge arkivløsninger

Der er mange gode fordele ved at vælge arkivløsninger, hvor dokumenterne ikke opbevares i kommunens egne bygninger. De mange dokumenter optager meget plads, og der kan let opstå pladsproblemer, som kan gøre det svært at skabe systemer og overblik over dokumenterne. Dertil kommer, at det er dyrt at betale for kvadratmeterne til opbevaring af dokumenter i et bycentrum, hvor kommuner ofte har til huse.

Hos Iron Mountain får du en billig og god arkivløsning, der kan løse mange daglige udfordringer.

• Medarbejderne får tid til flere opgaver
• Det bliver nemt og hurtigt at få adgang til documenter
• Sikkerheden er på højeste niveau
• Det bliver muligt at få digitaliseret alt kommunens material

Ved at udlicitere opgaven med at finde frem til relevante dokumenter, får medarbejderen mere tid til at løse sine kerneopgaver. Det skaber højere kvalitet og bedre effektivitet hos kommunen.

Iron Mountain yder en sikkerhed omkring jeres kommunearkiv, som er helt unik, og som vil være umulig at opretholde i en kommunal bygning. Med vores faciliteter med det højeste sikkerhedsniveau opbevares dokumenterne godt og sikkert væk fra offentligheden.

Vi har mange års erfaring med at skræddersy arkivløsninger til den enkelte kunde, hvor kunden får opfyldt sine individuelle behov. Med et arkivsystem for kommuner hos Iron Mountain åbner der sig nogle helt nye muligheder for at få digitaliseret alt. Det er professionelle medarbejdere med stor erfaring, der varetager processen med at scanne det enkelte dokument ind og få det overført til vores online database, hvor kunden kan tilgå det.

Derfor kan arkivløsninger være vejen frem

Har I gjort jer overvejelser omkring udlicitering af opbevaring af kommunal arkivering, kan Iron Mountain være en fordelagtig løsning for jeres kommune. I sikrer jer, at alle kommunens dokumenter opbevares i en topsikret bygning, hvor fokus udelukkende er på at sikre dokumenterne og levere en god service, når der er brug for de respektive dokumenter.

Alt jeres materiale kan blive digitaliseret og derved kun være et par klik væk fra kontoret. I får frigjort fysisk plads på arbejdspladsen, som kan inddrages i arbejdsmiljøet. Har I derudover nogle særlige behov, er Iron Mountain klar til at imødekomme dem og skræddersy en arkiveringsløsning, der er specielt sat op til lige netop jeres kommune.

Udover arkivering tilbyder vi også services som eksempelvis dokumentscanning.

I er altid velkommen til at kontakte os, så vi sammen kan finde en arkivløsning, der skaber værdi for netop jeres kommune.