Asiakirjojen arkistointi – millaiset asiakirjat on arkistoitava?

Useimmat yritykset käsittelevät erilaisia tärkeitä asiakirjoja, kuten laskuja, kuitteja ja sopimuksia. Eri lait ja säädökset edellyttävät, että osaa näistä asiakirjoista on säilytettävä useiden vuosien ajan. Kaikki yritykset eivät kuitenkaan käsittele aivan kaikkia asiakirjoja, ja jotkut asiakirjat ovat puolestaan harvinaisempia kuin toiset. Siksi arkistointiin liittyviä sääntöjä voi olla hankala seurata varsinkin, kun ne vaihtelevat asiakirjan luonteen ja sisällön mukaan. Joten mitkä säädökset pätevät milloinkin? Seuraavaksi käymme läpi yleisiä asiakirjatyyppejä, joita kaikkien yritysten tulisi toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta yleensä säilyttää.

Tärkeät tiedostotyypit, jotka tulee arkistoida

Taloustietoja sisältävät asiakirjat

Kaikki yrityksen talouteen liittyvät asiakirjat, kuten tilinpäätökset, vuosikertomukset, veroilmoitukset ja tiliotteet, tulee arkistoida. Monia näistä asiakirjoista on lain mukaan säilytettävä useiden vuosien ajan viranomaisten vaatimusten täyttämiseksi.

Oikeudelliset asiakirjat

Yrityksen toimintaan liittyvät sopimukset, rekisteröintitodistukset ja muut oikeudelliset asiakirjat on arkistoitava. Nämä toimenpiteet ovat usein tärkeitä, sillä niillä varmistetaan ja suojataan yrityksen oikeuksia ja velvollisuuksia muita toimijoita kohtaan.

Henkilöstöhallintoon liittyvät asiakirjat

Työsopimukset, henkilöstötiedot, palkkatiedot ja muut työsuhteisiin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää tietyn ajan. Nämä asiakirjat ovat tärkeitä sekä sisäisiin tarkoituksiin että työlainsäädännön ja -määräysten vaatimusten täyttämiseksi. Työntekijöiden henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja arkistoidessa on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon myös tietosuojalakiin liittyvät säädökset.

Yrityksen toimintatapoihin liittyvät asiakirjat ja pöytäkirjat

Hallituksen kokousten, yhtiökokousten ja muiden tärkeiden kokousten pöytäkirjat on syytä arkistoida. Yrityksen sisäisiä menettelytapoja ja ohjeita kuvaavat asiakirjat, kuten työntekijöiden käsikirjat ja työpaikan turvallisuussuunnitelma, kannattaa myös arkistoida.

Sähköposti ja sisäinen kirjeenvaihto

Yrityksille ei ole olemassa erityisiä lakeja, jotka säätelevät sähköpostien ja muun sisäisen viestinnän arkistointia, eli jokainen yritys voi päättää tästä itse oman sisäisen linjauksensa pohjalta. Sellaisten sähköpostien arkistointi on kuitenkin tärkeää, jotka sisältävät suoraan muuhun lainsäädäntöön liittyviä tietoja, kuten kirjanpitoon tai henkilöstöön kohdistuvia asiakirjoja.

Potilastiedot

Potilasasiakirjoja tulee potilaslain mukaan arkistoida 12 vuoden ajan henkilön kuolemasta tai 120 vuoden ajan henkilön syntymästä, jos kuolinajasta ei ole tietoa. On tärkeää, että potilastietoja säilytetään tiukkojen, luottamuksellisuuden ja täyden tietoturvan takaavien sääntöjen mukaisesti potilaiden yksityisyyden suojaamiseksi.

Tehokas arkistointi ja asiakirjojen säilytys

Pelkkä paperipinojen kerääminen ei ole pitkällä aikavälillä kestävä strategia arkistollesi. Tehokkaassa arkistoinnissa on kyse muustakin kuin asiakirjojen tallentamisesta – sinun on myös vietävä ne digitaalisesti saatavaan ja haettavaan muotoon, ja että ne ovat helposti löydettävissä silloin, kun niitä tarvitaan ja että ne arkistoidaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Digitalisaatio

Paperiasiakirjojen skannaaminen ja muuntaminen digitaalisiksi tiedostoiksi voi sekä säästää tilaa että helpottaa tietojen etsimistä. Muista, että asiakirjojen säilytys onnistuu tänä päivänä sekä digitaalisessa että paperisessa muodossa, kunhan ne ovat helposti tarkastettavissa ja selkeästi luettavissa.

Luokittelu ja indeksointi

Tehokas asiakirjojen arkistointi edellyttää järjestelmää, jonne asiakirjoja ei pelkästään tallenneta, vaan ne myös luokitellaan ja indeksoidaan siten, että ne on helppo löytää. Hyvin järjestetty arkisto säästää aikaa ja usein myös minimoi turhautumisen tunnetta.

Turvallinen varastointi

Arkistointia edellyttävät fyysiset asiakirjat on säilytettävä turvallisessa ympäristössä, kuten tulenkestävissä kaapeissa tai ilmastoiduissa varastotiloissa.

Pysy ajan tasalla lainsäädännön muutoksista

Arkistointia koskevat lakisääteiset vaatimukset voivat muuttua. On tärkeää pysyä ajan tasalla voimassa olevista laeista ja määräyksistä varmistaaksesi, että yrityksen asiakirjojen arkistointimenettelyt ovat edelleen ajankohtaisia.

Ulkoinen asiakirjojen arkistointi helpottaa arkea

Asiakirjojen arkistointi on olennainen osa tiedonhallintaa missä tahansa yrityksessä. Arkistoimalla asiakirjat oikein varmistat ensinnäkin, että yrityksesi noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä, mutta voit myös lisätä tehokkuutta ja vähentää tärkeiden tietojen menettämisen riskiä.

Me Iron Mountainilla tarjoamme asiantuntija-apua kaikenlaisten asiakirjojen käsittelyyn. Huolehdimme kaikista arkistoinnin käytännöllisyyteen liittyvistä seikoista, jotta voit olla varma, että asiakirjojasi säilytetään turvallisesti ja että tarvittaessa ne myös löytyvät helposti. Tarjoamme palveluita, jotka helpottavat asiakirjojen seurantaa, mikä tarkoittaa, että tarvittaessa löydät oikeat tiedot nopeasti ja helposti. Luovuttamalla arkistoinnin meidän vastuullemme, sinulle jää enemmän aikaa keskittyä liiketoimintasi muihin osa-alueisiin.

Mikäli haluat tietää lisää räätälöidyistä arkistointiratkaisuistamme, ota meihin yhteyttä!

Ota yhteyttä