10 syytä sille, miksi digitaalinen yritysposti kannattaa

Yritykselle voi saapua suuria määriä sekä fyysistä postia että sähköpostia, ja niiden käsittely on monille yrityksille haastavaa niin asetettujen vaatimusten vuoksi kuin sen varmistamiseksi, että posti saapuu oikealle vastaanottajalle ajoissa. Jos posti ei tavoita oikeita vastaanottajia ajoissa, tämä voi johtaa organisaatiossa merkittäviin seurauksiin, kuten umpeutuneisiin määräaikoihin, perintään päätyviin viivästyneisiin maksuihin ja liiketoiminnan menettämiseen. Iron Mountainin digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit hallinnoida postia helposti ja turvallisesti omasta sijainnistasi riippumatta, eikä sinun tarvitse koskaan huolehtia siitä, että jotain tärkeää jäisi huomaamatta. Täältä löydät 10 syytä sille, miksi yrityspostin digitointi kannattaa.

Miksi yritysposti kannattaa digitalisoida?

1. Kaikki posti yhdessä paikassa

Erilliset järjestelmät fyysisen ja sähköisen postin käsittelyä varten eivät ainoastaan vie aikaa, vaan lisäävät myös virheiden, kuten tärkeiden tietojen katoamisen tai väärään paikkaan päätymisen riskiä. Digitalisoimalla saapuvan postin yhtenäisellä ratkaisulla varmistamme, että kaikki posti formaatista riippumatta käsitellään saman tehokkaan ja turvallisen järjestelmän kautta. Tämä vähentää postin katoamisen tai väärään osoitteeseen päätymisen riskiä ja varmistaa, että tärkeät asiakirjat saapuvat aina oikealle vastaanottajalle ajoissa.

2. Suojattu tieto työntekijöiden sijainnista riippumatta

Hybridi- ja etätyön lisääntyessä eri toimipisteillä työskentelevien työntekijöiden välille asetetaan uusia vaatimuksia, joilla pyritään varmistamaan turvallinen tiedonsiirto. Digital mailroom –ratkaisumme on ISO27001-sertifioitu ja vastaa GDPR-asetuksia varmistaen, että yritysposti tavoittaa oikeat työntekijät heidän sijainnistaan riippumatta.

3. Tärkeiden määräaikojen noudattaminen

Se, että kaikki viestit jaetaan oikein ja ajallaan, on jatkuva haaste. Saapuvan postin käsittelyyn suunnatuilla automatisoiduilla prosesseilla tärkeiden määräaikojen ylittämisen riski laskee. Digital mailroom –ratkaisumme avulla voit olla varma, että kaikki viestit tavoittavat oikean henkilön oikeaan aikaan – ilman turhia viiveitä.

4. GDPR-suojattu ratkaisu

Digitaalinen postinkäsittelypalvelumme auttaa täyttämään GDPR:n asettamat vaatimukset. Jokainen henkilötietojen käsittelyyn liittyvä vaihe aina saapuvan viestin vastaanottamisesta sen reitittämiseen oikealle vastaanottajalle suojataan ja turvataan luvattomalta käytöltä.

5. Nopeampi ja turvallisempi pääsy tärkeisiin asiakirjoihin

Postin digitointi vähentää tärkeiden asiakirjojen katoamisen tai vahingoittumisen riskiä. Kun kaikki asiakirjat ovat saatavilla digitaalisesti, myös riski siitä, että tärkeitä tietoja unohtuu tai niitä tuhotaan vahingossa, laskee. Nopeampi pääsy tärkeisiin asiakirjoihin lyhentää myös läpimenoaikoja sekä minimoi hallinnollista työtä.

6. Automaattinen jakelu

Digital mailroom –palvelumme avulla perinteinen ja manuaalinen postinkäsittely digitalisoidaan automatisoitujen prosessien kautta, jotka auttavat virtaviivaistamaan jokaista vaihetta aina kirjeen saapumisesta lopulliseen jakeluun oikealle vastaanottajalle. Tekoälyn ja organisaatiollesi räätälöityjen säädösten avulla varmistamme, että jokainen kirje ja viesti jaetaan oikein.

7. Säästää aikaa ja lisää tehokkuutta

Postin manuaalinen hallinta on sekä aikaa vievää että riskialtista, varsinkin jos työskentelet suuressa organisaatiossa. Digital mailroom –ratkaisumme vapauttaa työntekijöidesi arvokasta aikaa, joka puolestaan voidaan keskittää tuottavampiin tehtäviin. Poistamalla saapuvien kirjeiden vastaanottamiseen, lajitteluun ja jakeluun liittyvän manuaalisen työn, parannamme tehokkuutta ja vähennämme työmäärää.

8. Yksinkertaistettu postinkäsittely lomien ja sairaspoissaolojen aikana

Digitaalisen postinkäsittelyn avulla yrityksen riippuvuus yksittäisten työntekijöiden läsnäolosta organisaation sisäisessä postinkäsittelyssä ja postin jakelussa vähenee. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi sairastapauksissa tai loma-aikoina. Automaatio varmistaa, että postia käsitellään aina oikein henkilökunnan läsnäolosta riippumatta.

9. Yhtenäinen järjestelmä kaikkeen viestintään

Digital mailroom –palvelumme avulla saat täydellisen yleiskuvan kaikista saapuvista viesteistä ja asiakirjoista. Olipa kyse sähköpostista, fyysisistä kirjeistä tai digitaalisista viesteistä, voit helposti seurata ja hallita kaikkea viestintääsi yhden käyttöliittymän avulla.

10. Pääset alkuun nopeasti ja helposti

Digitaalisen postinkäsittelyjärjestelmämme käyttöönotto on sekä helppoa että tehokasta. Tarjoamme täyden tuen heti alusta alkaen, ja kokenut tiimimme opastaa sinua koko perehdytysprosessin läpi. Vain muutamassa viikossa saat käyttöösi yrityksesi tarpeisiin räätälöidyn ratkaisun.

Digitalisoi postinkäsittely Iron Mountainin avulla

Saapuvan postin digitalisointi on strateginen investointi yrityksesi tulevaisuutta varten. Iron Mountainin skaalautuvan postinkäsittelyratkaisun avulla voit olla varma, ettet menetä tärkeitä viestejä ja vapautat samalla arvokasta aikaa ydinliiketoimintaasi käytettäväksi. Ota yhteyttä ja kerromme lisää siitä, millä tavalla voimme auttaa yritystäsi!