Digitoi yrityksen asiakirjat OCR-skannauksella

Optinen merkkientunnistus (OCR) on tekniikka, joka muuntaa käsin ja koneella kirjoitetusta tai painetusta tekstistä skannatut kuvat koneellisesti luettavaksi tekstiksi. OCR-skannaus tarjoaa yrityksille mahdollisuuden muuntaa paperiasiakirjat digitaalisiksi tiedostoiksi, joita on helppo etsiä, analysoida ja arkistoida, mikä tekee tiedonhallinnasta huomattavasti helpompaa ja tehokkaampaa.

Mitä OCR-skannaus tarkoittaa?

OCR-skannauksessa fyysisten asiakirjojen teksti poimitaan ja muunnetaan digitaaliseen muotoon. Dokumentti skannataan ensin kuvatiedostona, minkä jälkeen OCR-tekniikka tulkitsee ja muuntaa dokumentin merkit helposti muokattavaan ja etsittävään muotoon. Tätä tekniikkaa käytetään monilla aloilla arkistojen digitoimiseen ja tiedonkulun helpottamiseen organisaatiossa.

OCR-skannauksen edut yrityksille

Tehokkuutta ja ajansäästöä

OCR-skannauksen automaattinen tiedonkeruu vähentää manuaalista tietojen syöttämistä, säästää aikaa ja antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä omiin työtehtäviinsä.

Tietojen haettavuus ja saavutettavuus

OCR mahdollistaa nopean tietojen etsimisen suurestakin tietomäärästä. Se lisää tehokkuutta ja tietojen saatavuutta organisaation sisällä.

Edistyksellistä tietojenkäsittelyä

Digitoidut tiedostot on helppo integroida yrityksen tiedonkäsittelyjärjestelmiin jatkokäsittelyä ja raportointia varten, jolloin päätökset voidaan tehdä ajantasaisten ja tarkkojen tietojen perusteella.

Ympäristöystävällisyys ja kustannustehokkuus

Paperin käytön vähentäminen edistää kestävämpää liiketoimintaa ja pienentää varastoinnin ja fyysisen arkistoinnin kustannuksia.

Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

Digitaaliset asiakirjat voidaan suojata edistyneillä turvatoimilla ja niitä on helpompi hallita tietosuojaa ja yksityisyyttä koskevien lakien ja määräysten mukaisesti.

Miten OCR-skannaus toimii?

OCR-skannaus alkaa asiakirjan skannauksella tai valokuvauksella, jolloin sivusta luodaan digitaalinen kuva. Tämän jälkeen OCR-ohjelmisto analysoi kuvan ja etsii ja tunnistaa tekstialueet. Ohjelmisto jakaa alueet riveihin, sanoihin ja lopulta yksittäisiin merkkeihin. Jokaista havaittua merkkiä verrataan merkkimallien tietokantaan ja ohjelma tulkitsee, mitä merkkiä se todennäköisimmin edustaa. Prosessissa käytetään kehittyneitä algoritmeja, jotka voivat käsitellä fonttien ja kuvan laadun vaihteluita. Kun merkit on tulkittu, ne muunnetaan digitaaliseksi tekstiksi. Lopputuloksena on tekstitiedosto, joka vastaa skannatun dokumentin sisältöä, on muokattavissa ja helppo etsiä ja jakaa sähköisesti. OCR-tekniikkaa käytetään usein esimerkiksi laskujen, asiakastietojen, oikeudellisten asiakirjojen ja muiden yritystiedostojen digitointiin.

Iron Mountain tarjoaa OCR-tekniikkaa hyödyntäviä skannauspalveluita

Iron Mountain tarjoaa räätälöityjä, OCR-tekniikkaa hyödyntäviä skannauspalveluita. Prosessin avulla varmistamme parhaan mahdollisen lopputuloksen ja mahdollistamme asiakirjojen hakemisen tiedostoista vaivattomasti. Käsittelemme erilaisia asiakirjatyyppejä, kuten saapuvaa postia, lähetteitä, tutkintoprojekteja, rahtikirjoja, potilastietoja, vakuutuslomakkeita ja sopimuksia. Asiakirjat voidaan muuntaa muun muassa PDF- tai TIF -muotoon, mikä tekee niistä helposti hallittavia ja haettavia.

Aloitamme toimenpiteet aina tarveanalyysillä ja käymme yhdessä läpi juuri sinun erityistarpeesi ja mukautamme ratkaisujamme vastaamaan niitä. Löytyykö sinulla esimerkiksi suuria määriä asiakirjoja, jotka vievät paljon tallennustilaa? Voimme huolehtia fyysisestä arkistostasi ja tarjota myös digitaalisen ratkaisun, jonka avulla voit kerätä ja järjestää kaikki asiakirjasi helpommin käytettävään muotoon.

Ota yhteyttä saadaksesi meiltä lisätietoja siitä, miten voimme auttaa yritystäsi siirtymään digitaaliseen ja tehokkaaseen dokumenttienhallintaan OCR-teknologiamme avulla!