Digitoi yrityksesi tiedot skannaamalla

Löytyykö yritykseltäsi suuri ja vanha paperiarkisto, joka vie turhaa tilaa? Säilytetäänkö arkistossa tietoja, jotka tulisit viedä digitaaliseen muotoon, jotta voisit jakaa niitä kollegoiden tai asiakkaiden kanssa? Jos näin on, on siis aika digitoida yrityksesi tietoja.

Me Iron Mountainilla voimme auttaa yritystäsi skannauksessa ja varmistaa, että yrityksesi pääsee osaksi digitaalista transformaatiota. Tarjoamme nopean ja turvallisen skannausprosessin ja varmistamme, että kaikki yrityksesi fyysiset asiakirjat ovat saatavilla digitaalisessa arkistossa.

Mitä etuja yrityksen tietojen digitoinnilla on?

• Vapauttaa tilaa
  Viekö vanha arkistosi paljon tilaa? Tuntuuko sinusta siltä, että fyysisten asiakirjojen skannaaminen omin käsin on vaikeaa? Skannauspalvelumme avulla voit nopeasti ja helposti muuntaa fyysiset paperiset asiakirjat ja muut materiaalit digitaaliseen muotoon ja vähentää näin fyysisen säilytyksen tarvetta vapauttamalla arvokasta tilaa niin toimistossa kuin arkistossa.
• Tiedot ovat hakukelpoisia
  Kun tiedot ovat hajallaan useissa eri sijainneissa, tietojen löytäminen ja jakaminen organisaation sisällä voi olla vaikeaa. Niin paperisten asiakirjojen muuntaminen digitaaliseen muotoon kuin hakukelpoisten tekstiteknologioiden, kuten OCR-tekstintunnistuksen käyttö helpottaa tietojen löytämistä ja jakamista nopeasti ja tehokkaasti. OCR-tekstintunnistus auttaa sinua esimerkiksi etsimään tiettyjä sanoja tai lauseita asiakirjoista sekä jakamaan asiakirjoja sähköisesti kollegoiden tai muiden sidosryhmien kanssa.
• Minimoi katoamisen tai vahingoittumisen riskin
  Paperiset asiakirjat ovat alttiita vahingoittumiselle ja katoamiselle, mikä voi johtaa tärkeiden tietojen menettämiseen, jos niitä ei käsitellä turvallisesti. Sähköinen asiakirjahallinta ja paperisten asiakirjojen digitointi laskevat korvaamattoman tiedon menetyksen riskiä.
• Varmistaa vaatimusten noudattamisen
  Sekä digitaalista että fyysistä tietoa on käsiteltävä eri lakien ja asetusten mukaisesti. Autamme skannauksen aikana yritystäsi noudattamaan lakeja, asetuksia ja alan standardeja, jotka koskevat asiakirjojen ja tietojen tallentamista, käsittelyä ja turvallisuutta.
• Tehokkaampi työnkulku
  Skannaus mahdollistaa työnkulun digitalisoinnin ja modernisoinnin. Tämä voi auttaa yritystäsi parantamaan tehokkuuttaan, vähentämään manuaalista työtä sekä lisäämään kilpailukykyä digitaalisella aikakaudella.

Skannauspalvelua kaikille toimialoille

Me Iron Mountainilla tarjoamme skannauspalveluja kaikentyyppisille yrityksille ja skannaamme asiakirjasi aina haluttuun korkealaatuiseen muotoon. Meiltä onnistuu esimerkiksi asiakirjojen skannaaminen PDF- tai Word-muotoon tarpeidesi mukaan.

Riippumatta siitä, onko asiakkaanamme kunta, pankki tai asianajotoimisto, asiakkaamme voivat olla turvallisin mielin meidän skannatessa asiakirjat. Nopeus, tarkkuus ja turvallisuus ovat meille kolme tärkeää avaintekijää – olemme asiantuntijoita erilaisten asiakirjojen ja materiaalien skannaamisessa:

• Paperiset asiakirjat
• Kirjanpitoaineisto
• Piirustukset
• Laskut
• Projektidokumentaatio ja muu tekninen dokumentaatio
• Viranomaislomakkeet
• Elokuvat ja valokuvat
• HR-osaston henkilöstötiedostot
• Laki- ja myyntiosaston sopimukset
• Lainat/luottoasiakirjat pankeille ja rahoitusalalle
• Vakuutusalan vakuutussopimukset
• Mikrofilmit, mikrokortit ja muut mediatiedot

Miten skannauspalvelumme toimii

Skannauspalvelumme on saatavana joko jatkuvana tai projektina. Jatkuva skannaus tarkoittaa, että palvelumme skannaa PDF-muotoon tai muuhun sähköiseen muotoon valitsemiasi asiakirjoja jatkuvasti. Sinä päätät, kuinka usein skannaus tapahtuu, esimerkiksi viikoittain, kuukausittain tai kolmen kuukauden välein. Projektina tapahtuvassa skannauksessa suoritamme kertaluonteisen projektin ja skannaamme kaiken kerralla.

Näin skannaus toimii:

1. Konsultointi ja suunnittelu
   Aloitamme yhteistyön konsultaatiotapaamisella ymmärtääksemme tarpeesi ja edellytyksesi. Tämä auttaa meitä luomaan räätälöidyn suunnitelman paperisen arkistosi digitoimiseksi.
2. Logistiikka ja kuljetus
   Hoidamme paperisten asiakirjojen kuljetuksen toimitiloistasi turvallisiin digitointitiloihimme.
3. Asiakirjan valmistelu
   Valmistelemme asiakirjat tiloissamme optimaalista skannausta varten korjaamalla mahdolliset vauriot ja lajittelemalla paperisen arkiston.
4. Skannaus ja digitointi
   Palvelumme skannaa valitut asiakirjat PDF-muotoon korkealaatuisilla skannereilla. Kehittynyttä kuvankäsittelyteknologiaa käytetään kuvanlaadun parantamiseen ja tekstintunnistuksen optimointiin.
5. Indeksointi ja metatiedot
   Jokainen digitaalinen asiakirja indeksoidaan ja sille annetaan tarvittavat metatiedot, jotta digitaaliseen arkistoon pääsy ja haun suorittaminen olisi mahdollisimman helppoa.
6. Laadunvalvonta ja validointi
   Meillä on tiukka laadunvalvontaprosessi, jonka avulla varmistamme, että luodut digitaaliset kopiot ovat korkealaatuisia ja muistuttavat alkuperäisiä asiakirjoja.
7. Digitaalisten tiedostojen toimitus
   Digitaaliset tiedostot toimitetaan sinulle halutussa muodossa. Palvelumme skannaa aineistot PDF- tai vaikkapa Word-muotoon, sovitun toimitusajan mukaisesti.
8. Tietoturva ja määräysten noudattaminen
   Varmistamme, että kaikkia asiakirjojasi käsitellään ja säilytetään turvallisesti sovellettaen tietosuojaa ja yksityisyyttä koskevia lakeja ja määräyksiä.

Digitaalinen työympäristö Iron Mountainin avulla

Työpaikkasi digitaalisen transformaation myötä voit virtaviivaistaa työnkulkua ja säästää sekä aikaa että rahaa. Skannaus PDF-muotoon tai muuhun sähköiseen muotoon on tärkeä osa työympäristön digitalisaatiota, ja sen avulla kaikki yrityksen työntekijät pääsevät käsiksi tärkeisiin tietoihin ja tiettyihin asiakirjoihin riippumatta siitä, työskentelevätkö he toimistolta vai muualta käsin. Me Iron Mountainilla tarjoamme turvallisen ja luotettavan skannauspalvelun, ja voimme auttaa yritystäsi digitalisaatiossa.

Täydellisen ja kaiken kattavan ratkaisun saavuttamiseksi voimme myös arkistoida skannatut asiakirjasi fyysisesti huippuluokan turvalliseen arkistoomme. Palveluihimme kuuluu myös sähköinen asiakirjahallinta-alusta, jonne voit helposti järjestää kaikki digitaaliset asiakirjasi ja jakaa ne eri ihmisten ja osastojen kanssa.

Ota yhteyttä ja kerromme lisää siitä, miten voimme auttaa yritystäsi turvallisessa tiedonhallinnassa.