Kuinka kauan yrityksen kirjanpitoa pitää säilyttää?

Kirjanpito on keskeinen osa jokaisen yrityksen toimintaa. Suomessa jokainen yritys, yhdistys ja säätiö on lain mukaan kirjanpitovelvollinen. Tästä syystä tilien asianmukainen hallinta ja arkistointi on tärkeää, jotta sakot ja muut oikeudelliset seuraamukset voitaisiin välttää. Monille yrityksille on kuitenkin haastavaa tietää tarkalleen, kuinka kauan eri asiakirjoja tulisi säilyttää. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä lakeja ja sääntöjä kirjanpitoon ja kirjanpidon arkistointiin sovelletaan.

Kirjanpitolaki: mitä laki kirjanpidon arkistoinnista sanoo

Suomessa kirjanpitoa ja sen arkistointia säätelevät pääasiassa kirjanpitolaki ja veroviranomainen. Kirjanpitolain (1336/1997) mukaan yritysten on säilytettävä kirjanpitoaineistoa kuudesta kymmeneen vuotta ainestolajista riippuen. Kuuden vuoden sääntö lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jona tilikausi on päättynyt. Kuuden vuoden sääntö kattaa monentyyppiset kirjanpitoasiakirjat, kuten laskut, kuitit ja muut tositteet.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen onnistuu sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa, kunhan aineisto on aina tarvittaessa helposti haettavissa, tarkasteltavissa ja tulostettavissa. Nämä säädökset merkitsevät yrityksille monipuolisia mahdollisuuksia optimoida ja helpottaa asiakirjojensa hallinnointia.

Iron Mountain tekee kirjanpidon säilyttämisestä helpompaa

Iron Mountain tarjoaa valikoiman palveluita, joiden avulla yritysten on helpompi hallita tiedostojensa arkistointia:

• Skannaus ja tuhoaminen: Tänä päivänä on yhä tärkeämpää pystyä hallinnoimaan ja arkistoimaan kirjanpitoaineistoa sähköisesti. Kun tietoja siirretään fyysisestä muodosta sähköiseen muotoon, on tärkeää noudattaa tiettyjä vaatimuksia, jotta siirron aikana tietoja ei katoa tai menetetä. Tätä varten Iron Mountain tarjoaa edistyneitä skannauspalveluita, joiden pohjalta fyysinen kirjanpitoaineistosi skannataan ja tuodaan saataville digitaalisessa muodossa. Skannauksen jälkeen voimme myös tuhota alkuperäiset fyysiset asiakirjat turvallisesti, mikä puolestaan vapauttaa tilaa ja vähentää luvattoman käytön riskejä.
• Tietohallinnon konsultointi: Autamme yritystäsi varmistamaan kaikkien sovellettavien lakien noudattamisen ja optimoimaan tiedonhallinnan. Asiantuntijamme arvioivat yrityksen nykyisiä käytäntöjä ja auttavat kehittämään vankkoja tietokäytäntöjä, jotka noudattavat kaikkia sovellettavia säädöksiä ja parhaita käytäntöjä.
• Policy Center -alusta: Iron Mountainin Policy Center on pilvipohjainen alusta, joka tarjoaa sinulle kaikki tehokkaaseen tiedonhallintaan tarvitsemasi työkalut. Räätälöidyn tiedonhallintasuunnitelman ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ansiosta kaikkien yritysten jäsenten on helppo hallinnoida tietoa samojen sääntöjen mukaisesti.

Autamme sinua digitoimaan ja arkistoimaan kirjanpitosi

Suomen kirjanpitolain seuraaminen ja noudattaminen on tärkeää kaikille yrityksille. Sähköisen säilytyksen myötä asiakirjoja on tänä päivänä mahdollista hallinnoida entistä tehokkaammin. Iron Mountain tarjoaa valikoiman palveluita, jotka auttavat yrityksiä noudattamaan niin kirjanpitolakia kuin muita lakeja, kuten yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

Haluatko lisätietoa siitä, miten voimme auttaa sinua kirjanpidon tehokkaassa ja turvallisessa hallinnoinnissa? Ota meihin yhteyttä, niin asiantuntijamme palaavat kanssasi asiaan!

UKK: Kirjanpitolain mukainen arkistointi

Kuinka kauan kuitit säilytetään?

Kirjanpitolain mukaan kuitteja on säilytettävä vähintään kuuden vuoden ajan. Kuitit voidaan tallettaa sekä sähköiseen että fyysiseen muotoon, kunhan ne ovat helposti haettavissa ja tarkastettavissa. Voit myös heittää fyysiset kuitit pois, kun olet skannannut tai valokuvannut ne digitaaliseen säilytykseen.

Mitä kirjanpitoaineistoa voin heittää pois vuonna 2024?

Suurin osa kirjanpitoaineistosta on arkistoitava vähintään kuudesta kymmeneen vuoden ajan. Kuuden vuoden säilytysaika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jolloin tilikausi on päättynyt ja kymmenen vuoden säilytysaika suoraan tilikauden päättymispäivästä. Jos tilikausi on esimerkiksi päättynyt 6.4.2017, tositteita on säilytettävä 31.12.2023 asti (kuuden vuoden sääntö). Jos tilikausi on päättynyt 6.4.2014, ainestoa on säilytettävä 6.4.2024 asti.

Tarkista aineistokohtaiset tarkat säilytysajat aina omalta kirjanpitäjältäsi ennen aineiston hävittämistä!

Mitä vanhentuneelle kirjanpidolle tulisi tehdä?

Vanhempi kirjanpitoaineisto, jota lain mukaan ei enää tarvitse säilyttää, voidaan hävittää turvallisesti. Iron Mountain tarjoaa palvelut turvalliseen asiakirjojen hävittämiseksi ja arkaluonteisten tietojen vääriin käsiin joutumisen estämiseksi.