Selätä informaatiokaaos

Iron Mountain auttaa keskittämään ja tehostamaan yrityksesi tiedonhallinnan.

Hajallaan oleva tieto on monen yrityksen haaste

Monien yritysten haasteena on hajallaan oleva tieto, joka on saatavana sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa ja tallennettuna eri järjestelmiin, mikä tekee sen löytämisestä hankalaa. Tietomäärä onkin usein pirstaleista ja tarvittavan tiedon löytäminen on tehotonta ja aikaa vievää. Työntekijät joutuvat usein käyttämään tarpeettomasti aikaa asiakirjojen etsimiseen, mikä voi johtaa viivästyksiin ja määräaikojen ylittämiseen sekä yrityksen sisällä että asiakkaiden kanssa. 

Yleinen ongelma on, että asiakirjoista voi olla useita versioita eri paikkoihin tallennettuna, minkä vuoksi ajankohtaisen tiedon löytäminen voi olla hankalaa. Tiedot ovat usein hajallaan, koska yritykseltä puuttuu yhtenäinen ja turvallinen tallennustapa, mikä lisää tietovuotojen riskiä ja saattaa mahdollistaa tietojen katoamisen.

Hajanainen tieto voi aiheuttaa ongelmia

Tiedon hajanaisuus vaikuttaa yritykseen monella tavalla. Se vähentää esimerkiksi tuottavuutta, jos työntekijät joutuvat kuluttamaan työaikaansa asiakirjojen etsimiseen useista eri paikoista. Tehottomuus taas voi vaikuttaa negatiivisesti koko yrityksen tuottavuuteen.

Lisäksi hajanaisuus voi johtaa virheisiin ja väärien tietojen käyttöön. Jos tietojen tallentamiselle ja päivittämiselle ei ole selkeää toimintatapaa, riskinä on, että asiakirjasta käytetään väärää versiota. Tällä voi olla vakaviakin seurauksia erityisesti yrityksissä, joissa on tärkeää käyttää oikeita ja tarkkoja tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi oikeudelliset, taloudelliset ja terveydenhoitoalan yritykset.

Vinkkejä informaatiokaaoksen järjestelyyn

Tietoympäristöä voi jäsennellä seuraavilla toimenpiteillä:

1. Luo yhtenäinen rakenne: Varmista, että kaikki tiedot tallennetaan yhtenäiseen järjestelmään ja että noudatetaan selkeitä ohjeita siitä, mihin asiakirjat tallennetaan ja miten ne nimetään. Tämä helpottaa tietojen löytämistä ja vähentää eri versioiden tallentamisen riskiä.

2. Digitoi fyysiset asiakirjat: Tietojen digitointi vähentää fyysisten asiakirjojen tarvetta ja varmistaa tietojen helpon saatavuuden. Digitaaliset asiakirjat on myös helpompi varmuuskopioida ja suojata vaurioilta.

3. Käytä pilvipohjaisia ratkaisuja: Pilvipohjaisten palveluiden avulla työntekijät voivat käyttää tietoja fyysisestä sijainnistaan huolimatta. Tämä on erityisen tärkeää nykypäivän työympäristössä, jossa etätyöskentely on yleistä.

4. Ota suojausprotokollat käyttöön: Arkaluonteisia tietoja on tärkeää suojata suojausprotokollien avulla, jotta ulkopuoliset eivät pääse niihin käsiksi. Näihin sisältyvät muun muassa salauksen käyttö, pääsytarkastukset ja säännöllisten tietoturvatarkastusten suorittaminen.

5. Kouluta henkilöstöä: Varmista, että kaikki työntekijät ovat tietoisia yrityksen tiedonhallintakäytännöistä ja osaavat käyttää käytössä olevia järjestelmiä. Säännöllisen koulutuksen avulla voidaan varmistaa, että kaikki noudattavat vakiintuneita ohjeita.

Iron Mountain auttaa tietomäärän yhtenäistämisessä

Iron Mountain tarjoaa ratkaisuja, joiden avulla yritykset voivat yhtenäistää ja keskittää tietonsa ja selättää informaatiokaaoksen aiheuttamat haasteet. Voimme auttaa fyysisten ja digitaalisten arkistojen hallinnassa ja saumattomasti toimiva tiedonhallintajärjestelmämme helpottaa tietojen saatavuutta. Asiakirjojen digitointi ja niiden tallentaminen pilvipohjaiseen palveluun vähentää yrityksen tarvetta fyysiselle arkistolle ja helpottaa kaikkien tietojen saatavuutta.

Palveluidemme perustana on digitaalinen tiedonhallinta-alusta. Se kokoaa kaiken tiedon yhteen paikkaan, josta työntekijöiden on helppo etsiä ja löytää asiakirjat helposti riippumatta siitä, missä he työskentelevät. Alusta on mahdollista integroida yrityksen nykyisten järjestelmien kanssa, jolloin eri lähteistä kerätyt tiedot esitetään yhdessä näkymässä. Käytössäsi on myös sisäänrakennettu tekoälytyökalu, jonka avulla voit kommunikoida eri asiakirjojen välillä. Tämän vuoksi työntekijät voivat etsiä asiakirjasta nopeasti tiettyjä tietoja ilman koko asiakirjan lukemista. Tämä säästää aikaa ja parantaa tiedonhallinnan tehokkuutta. 

Tehokkaan ja joustavan tiedonhallinnan kokonaisratkaisut

Yritysten suurimpia nykypäivän haasteita on tietokaaoksen hallinta. Tietojen keskittäminen ja kehittyneiden digitaalisten ratkaisujen käyttö lisää asiakirjojen käytettävyyttä sekä niiden käytön tehokkuutta ja turvallisuutta.

Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää siitä, miten Iron Mountain voi auttaa sinua ja yritystäsi optimoimaan tiedonhallinnan ja selättämään tietokaaoksen.