Nettoyage des documents hérités : 10 obstacles à une approche faite maison

Le nettoyage des documents hérités est un élément essentiel de tout programme de gestion des documents et de l'information (RIM) et un élément nécessaire de la transformation numérique d'une organisation. Le report des projets de nettoyage des documents peut entraîner une conservation excessive des dossiers, une augmentation des coûts et des risques et des difficultés à atteindre les objectifs devotre programme et de votre transformation numérique. Il n'est donc pas étonnant que notre étude de 2022 menée avec Economist Impact montre que 93 % des dirigeants mettent désormais en œuvre des initiatives de nettoyage des documents. *

Une première étape cruciale dans tout projet de nettoyage de documents consiste à identifier ce que vous avez dans votre inventaire de documents afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées et justifiables sur ce qu'il faut conserver, détruire ou numériser. Malheureusement, cela est plus facile à dire qu'à faire.

Qu'est-ce qui empêche ou entrave le nettoyage des documents hérités?

Trier des milliers de boîtes de dossiers mélangés avec des exigences de conservation complexes basées sur des évènements est une opération longue et coûteuse. Pendant des années, nous avons vu les professionnels du RIM se débattre avec une approche faite maison (DIY). Et notre étude d'avril 2022 confirme ce que nous avons entendu de la bouche de nos propres clients. Selon notre enquête auprès des responsables informatiques, juridiques, de la conformité et de la gestion des documents, le manque de personnel et de ressources financières ou l'absence de soutien de la haute direction sont les principaux obstacles à la priorisation du nettoyage des documents papier.**

Il y a de nombreux éléments à prendre en compte avant la planification d'une prise de contrôle de votre inventaire. Voici les 10 principaux obstacles qui peuvent empêcher ou bloquer un projet de nettoyage de documents hérités :

1. Pas de propriété. Sans parties prenantes impliquées pour plaider en faveur des bonnes ressources et d'un accompagnement tout au long du processus, un projet de nettoyage peut être difficile à démarrer et presque impossible à terminer.

2. Manque d'expertise. Le nettoyage de documents hérités nécessite un personnel formé qui possède l'expertise en la matière pour savoir ce qu'il faut conserver, numériser ou détruire de manière justifiable.

3. Manque de budget. Il est coûteux d'embaucher du personnel professionnel ayant l'expertise nécessaire pour trier et organiser les gros volumes de documents conservés sans tenir compte des dates de destruction ou de la classification des documents.

4. Personnel limité. Notre étude a révélé que 48 % des organisations avaient évité un projet de nettoyage des documents en raison d'un manque de personnel.** Les employés doivent se concentrer sur leur travail quotidien et ne pas s'enliser dans des mois, voire des années de travail de nettoyage.

5. Incertitudes sur ce qui doit être numérisé. Tout n'a pas besoin d'être numérisé. Notre étude montre qu'en moyenne, les organisations déclarent que 42 % des boîtes contenant des documents papier devraient être numérisées.** Mais les organisations ont besoin de conseils pour définir comment ces documents sont utilisés et pour identifier les processus qui peuvent être rendus plus efficaces en passant du format papier au format numérique.

6. Aucune autorité sur ce qu'il faut détruire. Lorsqu'il n'y a pas de décideur identifié, les organisations finissent par conserver les documents plus longtemps que nécessaire. Cela entraîne un risque accru de perte d'informations et ajoute de la complexité à la découverte juridique, à la réponse d'audit et à la gestion de la conformité.

7. Manque de visibilité. Des événements tels que les fusions et acquisitions impliquent l'héritage de grands volumes d'informations répartis à travers des emplacements et des référentiels de bases de données disparates, ce qui peut rendre impossible de savoir ce qui se trouve dans votre inventaire.

8. Manque d'intégrité de l'inventaire. Lorsque les métadonnées clés ne sont pas capturées et indexées tout au long du cycle de vie des informations, il est difficile de rechercher, de gérer et de prendre des décisions sur l'élimination des documents.

9. Documents mélangés. Les documents mélangés empêchent la visibilité, limitent l'accès et entraînent une conservation excessive. Si les dossiers sont mélangés par type et date de destruction, vous ne pouvez pas agir en toute confiance et efficacement.

10. Règles de conservation complexes basées sur les évènements. Le suivi des documents en fonction des dates d'évènements peut être difficile à prévoir, difficile à tenir à jour et coûteux à indexer. Sans un ensemble simple de règles de conservation basées sur les évènements, il est plus difficile de prendre des décisions justifiables, ce qui signifie payer pour conserver les documents plus longtemps que nécessaire.

Si l'un de ces éléments vous semble familier, vous n'êtes pas seul. Ce sont des défis courants que nos clients ont rencontrés au fil des ans. Que vous soyez une jeune entreprise ou une entreprise mondiale, le nettoyage des documents hérités est un processus compliqué et difficile, mais il est nécessaire pour aider à atteindre les objectifs du programme et faire avancer votre organisation dans l'ère numérique.

Heureusement, il existe une solution alternative pour ne pas surcharger votre personnel avec une approche faite maison du nettoyage des documents hérités. Trouver un partenaire avec l'expertise et la technologie adéquates est un bon début.

Si vous avez eu des difficultés à démarrer un projet de nettoyage de documents ou si vous l'avez interrompu à mi-parcours, découvrez comment notre solution Smart Sort peut vous aider.

*Étude menée par Economist Impact, commanditée par Iron Mountain
**Enquête auprès des professionnels de la gestion des documents et de l'information, menée par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers, avril 2022