Solution de traitement des factures

Automatisez le traitement de vos factures

Défi

Pour les professionnels de la comptabilité fournisseurs, l'efficacité et la précision sont primordiales. Vous devez traiter les factures et effectuer les paiements rapidement, et gérer ces deux aspects de manière à optimiser le flux de trésorerie, tout en évitant les erreurs qui pourraient avoir un impact à long terme sur l'entreprise. Mais les factures papier et numériques devant être envoyées à différents endroits et vers diverses boîtes de réception, faire preuve d'efficacité et de précision représente un véritable défi.

Impact

Si vous avez des factures réparties entre plusieurs boîtes de réception, classeurs, disques durs et autres systèmes de partages de données, alors vous passez à côté de la puissance offerte par la technologie pour vous aider à faire votre travail de façon plus efficace et plus précise. Pour les 70 % d'entreprises recevant encore des factures papier¹, rechercher et examiner manuellement des centaines de documents papier pour les faire correspondre à des factures peut entraîner des retards de paiement qui peuvent nuire aux relations avec les fournisseurs et à la notation financière de l'entreprise.

La saisie manuelle de données à partir de factures papier comporte un risque d'erreurs de saisie ou de perte de factures. Les paiements en double peuvent coûter à votre entreprise entre 2 % et 8 % du total des paiements.² De simples erreurs de saisie peuvent également conduire à des paiements excessifs, des paiements en double, des paiements manqués, des retards de paiement et ouvrir la voie à des fraudes.

Le manque d'efficacité ralentit le traitement des paiements et entraîne des coûts inutiles. Le traitement manuel d'une facture prend en moyenne 17 jours ouvrés.³ De plus, selon la Réserve fédérale des États-Unis, sur plus de 25 milliards de factures envoyées chaque année, 75 % nécessitent un traitement manuel, ce qui coûte environ 200 milliards de dollars aux entreprises américaines chaque année.⁴

Et si vous pouviez

Automatiser les processus de comptabilité fournisseurs avec le traitement des factures d'Iron Mountain. Cette solution peut vous aider à surmonter vos difficultés et à :

1. Centraliser la saisie des factures physiques et par e-mail.
2. Tirer parti de la puissance de l'intelligence artificielle (IA) pour utiliser la capture de données intelligente afin d'extraire les données de facturation à partir de documents papier et numériques, ce qui contribue à réduire les tâches manuelles et les erreurs.
3. Automatiser les flux de travail de processus, en intégrant les documents de facture de fournisseurs et les données d'approvisionnement, et donnez aux décideurs les moyens d'agir.

Traitement des factures d'Iron Mountain 

La solution de traitement des factures Iron Mountain s'appuie sur la plateforme Iron Mountain InSight® Digital Experience (DXP), une solution SaaS (Software as a Service) évolutive et à code bas qui renforce les capacités de gestion des informations et optimise l'automatisation des tâches manuelles dans votre écosystème de comptabilité fournisseurs actuel grâce à des connecteurs préconstruits, des flux de travail, des types de documents, des métadonnées, des règles de conservation, et des invites d'IA.

Faites confiance à Iron Mountain, entreprise internationale spécialisée dans le stockage, la protection et la gestion des informations et des actifs, pour vous fournir une solution qui tire parti de capacités complètes de gestion de contenu physique et numérique, d'IA, d'automatisation des flux de travail et de gouvernance de l'information au sein d'une plateforme unifiée pour vous aider à :

• Centraliser la gestion des factures sous formats physiques et par e-mail : vous pouvez numériser vos propres factures, ou Iron Mountain peut les récupérer et s'en charger pour vous. Les fournisseurs peuvent également envoyer des factures à des boîtes de réception dédiées aux comptes fournisseurs. Notre solution fournit un référentiel unique pour vos documents physiques et numériques.
• Automatiser la capture de données à l'aide des fonctionnalités de traitement intelligent des documents (IDP) de la solution : notre solution extrait et indexe automatiquement les données d'en-tête de facture et d'article, ce qui permet à vos opérateurs de comptes fournisseurs d'effectuer un enregistrement numérique complet sans saisie manuelle des données.
• Connecter les données entre les plateformes :: l'intégration avec les systèmes d'approvisionnement existants connecte les informations pour éliminer les silos d'informations. Nous utilisons vos données d'approvisionnement pour automatiser le rapprochement des bons de commande et la gestion des exceptions.
• Accéder aux contrats à tout moment et de n'importe où :les utilisateurs autorisés peuvent facilement rechercher les factures et y accéder sur notre plateforme sécurisée ECM via un portail Web, et être informés des règles concernant les exceptions. Ils peuvent également partager et traiter à nouveau les factures rejetées auprès des fournisseurs.
• Protéger votre activité : I: la chaîne de contrôle vérifiable, le stockage sécurisé, le chiffrement des données, la restriction d'accès et les autorisations basées sur les rôles garantissent la sécurité des données. Notre plateforme de contenu est conforme aux normes du secteur et aux politiques de conservation des données, et propose des fonctionnalités qui vous aident à répondre aux demandes d'audit et de communication des documents.
• Gérer l'ensemble du cycle de vie :Iron Mountain peut gérer vos documents physiques en les stockant ou en les détruisant de manière sécurisée, ou en vous les retournant.

Les résultats peuvent avoir un impact significatif sur votre rentabilité, ce qui vous aidera à :

• Rendre le traitement des factures plus transparent :: visualisez, gérez et traitez les factures de manière centralisée à partir d'un portail unique et intuitif. Identifiez en un seul clic comment chaque facture a été traitée et où en sont vos paiements.
• Améliorer la précision :bénéficiez de l'extraction automatique des informations de facturation et importez-les dans les flux de travail pour éviter les erreurs dues à la saisie manuelle des données. Réduisez ou éliminez les risques de mauvaise gestion des factures.
• Améliorer l'efficacité et réduire les coûts :grâce à la numérisation et à l'automatisation des flux de travail, vous pouvez trier et organiser les factures en quelques gestes pour un traitement ultra-rapide. Vous pourrez également économiser du temps et de la main-d'œuvre au moment de la clôture mensuelle.

1 CPA Practice Advisor, Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, juillet 2022.
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, février 2022.
3 CXOtoday, The need for Automated Invoicing solution in Expense Management function, avril 2023.
4 The Federal Reserve, Modernizing B2B Payments: The Time for Digitalization is Now, consulté en mai 2023.