IM worker accessing ecoboxes

Informations de stockage

Entreposage de boîtes

Le stockage en carton est notre méthode la plus courante pour conserver les documents d'archives et, pour la plupart des documents, il offre un équilibre parfait entre le stockage rentable des documents et leur accès efficace et rapide.
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Entreposage sur rayon ouvert

Dans certains cas, l'entreposage sur rayon ouvert peut être plus pratique pour vous que le recours aux boîtes pour stocker vos dossiers.
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Carton storage

Ensuring timely and accurate access

When designing your records management program, a key initial decision to make is whether to index your records at the Carton level or at the File level. Each method has benefits. For records that require very exact searching and retrieval, File level indexing - called Individual Listing - may be appropriate. But in other cases, in particular when you typically will be retrieving entire Cartons versus individual Files, describing your records at the Carton level may be more appropriate.

In either case, Iron Mountain can accommodate your needs through Iron Mountain Connect™ - our online customer portal. Through Iron Mountain Connect, you can specify information about each Carton or File and be confident that you will be able to easily locate your required information when you need it.

We can also accommodate those cases where you would prefer that Iron Mountain perform data entry of Cartons or Files. Please note that the data entry of Files is a separate charge that will appear on your invoice as “Individual Listing-IM.”

Data compliance

Many customers realize that a core component of a good records management program is the quality of their inventory descriptions. As such, Iron Mountain provides tools and services that can help manage the quality of your inventory data. The following are available:

Iron Mountain Connect™. In those cases where users key descriptive information for records into Iron Mountain Connect, you can establish data entry rules to require the data entry of specific fields. For example, perhaps you would like to make sure that when users are describing records they always include a description or Department Code or Record Code. By establishing these rules, Iron Mountain Connect will enforce compliance to your policy.

Data Entry Compliance Services. In cases where Iron Mountain is doing data entry on your behalf, you can request that Iron Mountain perform validation services for record descriptions. In this model, Iron Mountain data entry personnel can validate that forms are received with required information such as Department Code, Record Code, descriptions, or date ranges. Should we receive a form that is not in compliance with your program, we will contact you to resolve the situation. For more on this process, see Data Entry Compliance Procedures.

Customized Data Compliance Programs. Have a custom data compliance need? We may be able to help. Iron Mountain may be able to provide a custom data validation program that meets your specific needs.

For more information on setting up data compliance capabilities or to find out if a custom data entry compliance program is the right fit for your organization, please contact your Account Manager or contact Iron Mountain's Customer Response center.

Data entry compliance procedures

In cases where you have elected to utilize Data Entry Compliance Services, Iron Mountain will use the following procedure in cases where items are received that lack required information:

  • Iron Mountain data entry personnel will contact you within 72 hours after box receipt if no data has been supplied, or 24 hours after the data has been entered to alert you of the data compliance issue. If we are able to reach you at this time, we will work with you over the phone to correct the issue. Otherwise, we will leave you a message asking you to contact us so we can resolve the data exception. Note that record updates performed by Iron Mountain will appear as Computer Record Changetooltip on your invoice. It is Iron Mountain's policy that record updates performed due to an Iron Mountain error will not be charged to the customer.
  • Should the issue not be resolved over the next 5 days, we will contact you again.
  • Should the issue not be resolved by 15 days after receipt of the item, Iron Mountain will close the issue.

    In some cases, the closure of an exception may have billing implications. For example, if you are allocating inventory charges to your departments, Iron Mountain requires the presence of a valid Department Code in order to properly bill you for services rendered. Should we manually close an exception for items in this category, fees associated for the item will be allocated to the Department specified on the Pickup order.

In cases where the exception is related to a Record Code and the exception is manually closed by Iron Mountain, these items will be assigned to a “NORECCD” Record Code (“No Record Code Provided by Customer”) with destruction disposition of Permanent (which will prevent the premature destruction of this item until the issue is resolved). To help you review these items, you can request the regular delivery of a report that identifies items assigned to the “NORECCD” category.

Types de boîtes - Utilisation de boîtes standard d'archivage

Iron Mountain conserve les documents dans des cartons de toutes tailles et de tous types. Cependant, pour une conservation efficace et une protection optimale des documents des clients, nous exigeons l'utilisation d'un Carton d'archivage standard.

La boîte standard d'archivage est le modèle le plus en demande. Conçues pour loger la moitié du contenu d'un tiroir (de format lettre ou grand format), ces boîtes protègent adéquatement les documents au cours du transport et ne s'affaissent pas, même si l'entreposage est de longue durée. Les autres types de boîtes offrent une efficacité moindre et, une fois classées, elles sont souvent trop lourdes pour bien protéger vos documents à long terme. Elles peuvent aussi présenter des risques pour les employés qui les manipulent

Toutefois, si vous préférez un autre type de boîtes, Iron Mountain suivra votre choix, en particulier dans le cas du programme initial de dépôts, si vos pratiques antérieures vous ont habitué à différents types de boîtes. Iron Mountain remplacera toutes les boîtes qui semblent endommagées au point de ne plus assurer une protection adéquate de vos documents ou de représenter un risque de blessure pour les employés. ( Consultez la définition du terme frais de remballage ).

Êtes-vous prêt pour l'arrivée des boîtes munies de l'identification par radiofréquence? Cliquez ici pour en apprendre davantage sur ces nouvelles boîtes et consulter notre guide sur la préparation des boîtes en vue du ramassage.

Facturation de l'entreposage de boîtes - Calcul du volume en pieds cubes

La configuration des installations d'entreposage d'Iron Mountain est adaptée au stockage efficace des boîtes standard d'archivage. Le déroulement des opérations, nos coûts et notre tarification sont établis en fonction des Boîtes standard d'archivage. (Cliquez ici document pour voir les types de boîtes les plus courants.) Les dimensions des différents types de boîtes, y compris les boîtes standard d'archivage, peuvent varier selon le fabricant, le style du modèle, la capacité de chargement en poids, l'usure et la détérioration normales causées par le stockage et la récupération.

Voir le tableau ci-dessous pour un résumé des caractéristiques des trois types de cartons les plus courants entreposés chez Iron Mountain. La plupart des cartons reçus pour entreposage sont classés dans l'une de ces trois catégories en fonction de leur équivalence fonctionnelle et de leurs dimensions approximatives : le volume est ensuite déterminé en fonction de ces catégories, à des fins de facturation. Tous les autres types de cartons et dépôts reçus pour entreposage se voient attribuer un volume spécifique à des fins de facturation sur la base d'une méthodologie similaire à celle du tableau ci-dessous, en tenant compte de facteurs tels que : la forme, le poids, l'efficacité de chargement, les conventions héritées convenues avec nos clients, la compatibilité avec d'autres cartons déjà entreposés et les pratiques antérieures utilisées par les fournisseurs d'entreposage précédents dont nous avons fait l'acquisition.

Types de boîte et classement par dimension

 
Type de boîte

Utilisation prévue
Intérieur

Extérieur

Volume déplacé d'entreposage *** PC Équivalence en nombre de boîtes standard d'archivage Volume en pieds cubes à facturer
Dimensions* PC

Dimensions**PC

PC
RFID Ready Letter or Legal Boîtes standard d'archivage (format lettre ou grand format) Contenu de la moitié d'un tiroir (format lettre ou dossier grand format) 15 po sur 12 po sur 10 po 1,0 16,25 po sur 12,75 po sur 10,25 po 1,2

1,2

1

1,2

RFID Ready Letter Transfile Boîte de transfert de documents de format lettre Contenu total d'un tiroir - format lettre 24 po sur 12 po sur 10 po 1,7 25,5 po sur 13 po sur 10,25 po 2,0

2,7

2

2,4

 RFID Ready Letter Transfile Boîte de transfert de grand format Contenu total d'un tiroir - grand format 24 po sur 15 po sur 10 po  2,1 25,5 po sur 16 po sur 10,25 po  2,4  3,5
 3
 3,6

Legal Transfer
Legal Transfer



Les dimensions des boîtes sont en exprimées pouces.

*Intérieur : dimensions nominales pour des boîtes neuves, vides.

**Extérieur : dimensions approximatives calculées selon les dimensions moyennes des boîtes de différents fabricants, pleinement chargées de dossiers.

***Le volume déplacé d'entreposage correspond au volume en pieds cubes nécessaire au stockage de boîtes de formats divers sur des étagères; ce volume est déterminé en fonction du volume en pieds cubes qui serait facturé dans le cas de boîtes standard d'archivage stockées sur des étagères aménagées de la même manière. Ce volume est obtenu en divisant le volume total en pieds cubes occupé par des boîtes standard d'archivage stockées sur nos étagères standard (3 sur 9 sur 3) par le nombre de boîtes non standard habituellement stockées dans le même espace.

Procédures opérationnelles d’intégrité de l’inventaire

PROTECTION DE VOS DOSSIERS

QUE SONT LES PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES D’INTÉGRITÉ DE L’INVENTAIRE D’IRON MOUNTAIN?

Iron Mountain demande à ses clients d’utiliser des boites en bon état, capables de supporter le poids d’autres boites placées au-dessus. Une des procédures opérationnelles d’intégrité de l’inventaire d’Iron Mountain consiste à identifier et isoler les boites endommagées pendant la réception et la sortie.

Une boite est considérée endommagée si elle est déchirée, si le couvercle de la boite ne protège plus son contenu, si le fond ne tient plus ou si les côtés s’écroulent ou risquent de s’écrouler, si elle est écrasée, maintenue par du ruban adhésif, présente des dégâts d’eau ou est tellement pleine que le couvercle ne peut être fermé. Reportez-vous à l’illustration des boites qui doivent être remplacées.

POURQUOI IRON MOUNTAIN A ÉTABLI DES PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES D’INTÉGRITÉ DE L’INVENTAIRE?

Assurer un entreposage sécurisé de votre information est notre priorité chez Iron Mountain. Les dossiers conservés dans une boite détériorée sont en danger, que ce soit dans nos installations ou pendant le transport. Quand de telles boites sont en transit, vous courez le risque de compromettre ou de perdre votre information. Et même si les dossiers se trouvent dans notre centre de dossiers, une boite excessivement détériorée ou endommagée représente un risque inacceptable. Si une boite s’écroule sous le poids d’autres boites sur les étagères, vos dossiers et ceux des autres clients peuvent être endommagés.

POURQUOI LES BOITES TOMBENT-ELLES?

Mauvaise conception. Plusieurs types de boites différents sont proposés sur le marché, mais la plupart de ces boites ne sont pas conçues pour l’entreposage d’archives à long terme. Une façon d’évaluer la qualité d’une boite consiste à empiler du poids dessus pour savoir ce qu’elle est capable de supporter. D’autres critères affectent la qualité, comme la qualité du carton utilisé, le type d’adhésif et certains éléments de la conception, comme la direction de la cannelure. La profondeur du couvercle est également un facteur. Plus le couvercle est profond, plus il renforce la structure de la boite et en permet la manipulation. Un couvercle plus profond protège aussi la forme de la boite et réduit la tension sur les poignées.

Âge. Peu importe la qualité de la conception de la boite, elle finira par se détériorer. En fonction de sa fabrication et des conditions environnementales (moisissure et humidité), la durée de vie d’une boite s’étend entre 6 mois et 10 ans.

Trop remplies. Les boites trop remplies subissent trop de pression et leur durée de vie s’en trouve réduite.

Pas assez remplies. Comme les boites trop remplies, celles qui ne le sont pas assez ont une durée de vie réduite. Quand une boite est pleine, son contenu aide à soutenir l’intégrité de la structure et évite que les côtés s’effondrent sous le poids des boites placées au-dessus.

Manipulation. Plus une boite est manipulée, plus elle se détériore rapidement. Une boite mieux fabriquée durera plus longtemps.

QUE PUIS-JE FAIRE POUR RÉDUIRE LE REMPLACEMENT DES BOITES À L’AVENIR?

  • Utilisez des boites conçues pour la manipulation et l’entreposage à long terme.
  • Remplacez les boites endommagées avant de les envoyer à Iron Mountain.
  • Ne remplissez pas trop les boites.
    • Les couvercles qui ne peuvent être correctement fermés s’abiment plus facilement.
    • Un couvercle non correctement fermé s’ouvrira et laissera vos dossiers exposés aux risques.

QUEL GENRE DE BOITES DOIS-JE RECHERCHER?

  • Construction à double paroi
  • Couvercles profonds (3 po, 7,5 cm)
  • Grande résistance à l’empilement
  • Conseil : n’utilisez pas de boites inappropriées, comme des boites de rames de papier, les boites d’expédition, les boites de fruits et les cageots ou boites sans couvercles.

QUELLES SONT MES OPTIONS EN MATIÈRE DE REMPLACEMENT DE BOITES?

Vous pouvez choisir entre les quatre options suivantes de remplacement des boites endommagées. Les clients peuvent changer d’option à tout moment en communiquant avec le service à la clientèle.

Toujours remplacer les boites. Iron Mountain remplace automatiquement les boites endommagées.

Toujours remplacer les boites avec avis. Iron Mountain remplace automatiquement les boites endommagées. Vous recevez également un courriel* avec la liste des boites remplacées.

Décision du client. Avant de procéder au remplacement de la boite, Iron Mountain vous envoie un courriel* avec la liste des boites qui doivent être remplacées. Vous disposez ensuite de 14 jours pour décider de l’action à prendre pour chaque boite :

  • Iron Mountain remplace la boite.
  • Iron Mountain renvoie la boite pour que vous la remplaciez.
  • Iron Mountain détruit la boite en l’étiquetant « Ne pas remplacer » avant de suivre la procédure normale de demande de destruction.

Toujours récupérer. Toutes les boites endommagées vous sont automatiquement renvoyées dans des suremballages afin que vous puissiez les remplacer vous-même.

QUELLES SONT LES PROCÉDURES POUR LE REMPLACEMENT DES BOITES?

Processus Toujours remplacer les boites.

  • La boite est retirée du rayon par un spécialiste des centres de dossiers d’Iron Mountain.
  • Le contenu de la boite originale est rangé par le spécialiste dans le même ordre dans une nouvelle boite.
  • Une nouvelle étiquette pour la boite, avec le même identifiant que la boite originale, est ensuite imprimée et collée sur la nouvelle boite.
  • Tout identifiant unique ou tout renseignement écrit présent sur la boite originale est transféré sur la boite de remplacement. Les renseignements écrits sont écrits à nouveau sur la nouvelle boite, ainsi que les identifiants uniques, et le recto de l’ancienne boite est découpé et placé dans la nouvelle.
  • La boite est ensuite entreposée ou préparée pour expédition.

Processus Toujours remplacer les boites avec avis.

  • La boite est retirée du rayon par un spécialiste des centres de dossiers d’Iron Mountain.
  • Le contenu de la boite originale est rangé par le spécialiste dans le même ordre dans une nouvelle boite.
  • Une nouvelle étiquette pour la boite, avec le même identifiant que la boite originale, est ensuite imprimée et collée sur la nouvelle boite.
  • Tout identifiant unique ou tout renseignement écrit présent sur la boite originale est transféré sur la boite de remplacement. Les renseignements écrits sont écrits à nouveau sur la nouvelle boite, ainsi que les identifiants uniques, et le recto de l’ancienne boite est découpé et placé dans la nouvelle.
  • La boite est ensuite entreposée ou préparée pour expédition.
  • L’envoi de l’avis a lieu automatiquement une fois par semaine, avant le remplacement des boites. L’avis résume le travail à accomplir.
  • Si une boite qui fait l’objet d’une demande de récupération est identifiée comme ayant besoin d’être remplacée et qu’aucun avis n’a été envoyé au client, elle est placée dans un suremballage et expédiée pour éviter tout retard de livraison.

Processus Décision du client.

  • Lorsque nous remarquons des boites endommagées, un spécialiste d’Iron Mountain les étiquette dans notre système de suivi de l’inventaire comme candidates à un remplacement.
  • Iron Mountain envoie au client un courriel hebdomadaire avec la liste de toutes les boites candidates à un remplacement.
  • Le client dispose de 14 jours pour informer Iron Mountain, par courriel ou courrier, de l’action choisie pour chacune des boites. À la fin de cette période, Iron Mountain remplace les cartons conformément aux voeux du client.
  • Si le client ne répond pas dans les 14 jours, Iron Mountain remplace les boites.
  • Si une boite qui fait l’objet d’une demande de récupération doit être remplacée, elle est automatiquement placée dans un suremballage et expédiée pour éviter tout retard de livraison.

Processus Toujours récupérer.

  • La boite est retirée du rayon par un spécialiste des centres de dossiers d’Iron Mountain.
  • La boite originale est placée dans un suremballage par le spécialiste. Le suremballage sert à protéger le contenu des boites endommagées pendant l’expédition.
  • Le spécialiste met les instructions de retour et une étiquette de remplacement pour la nouvelle boite du client dans le suremballage.
  • La boite est ensuite chargée dans un camion qui vous la livre.
  • L’avis est automatiquement envoyé une fois par semaine avant la récupération et l’expédition des boites candidates, pour résumer le travail à accomplir.
  • Si une boite qui fait l’objet d’une demande de récupération doit être remplacée, elle est automatiquement placée dans un suremballage et expédiée pour éviter tout retard de livraison.

COMMENT LE REMPLACEMENT DES BOITES EST-IL FACTURÉ?

Iron Mountain remplace les boites. Les frais de remplacement des boites par Iron Mountain apparaissent sur votre facture mensuelle suivante. Les frais de remplacement comprennent le prix de la boite de remplacement, le prix est indiqué par boite, et celui de la main-d’oeuvre nécessaire. Les frais de remplacement des boites apparaissent sur votre facture en tant que « Frais de remballage », avec les frais des fournitures de la nouvelle boite.

Récupération Iron Mountain. Quand Iron Mountain vous renvoie des boites endommagées dans un suremballage, les frais apparaissent sur votre facture mensuelle suivante. Ils comprennent les frais standard de récupération et des frais standard pour le transport.

* Les courriels sont traités par lot chaque semaine et peuvent être envoyés à trois adresses électroniques au maximum.

Frais de stockage appliqués aux boîtes en attente de récupération

Il suffit de placer une commande par l'intermédiaire d'Iron Mountain Connect ou d'appeler le Service de soutien à la clientèle pour demander la récupération de vos boîtes en tout temps. Consultez la section relative au transport de ce site Web pour obtenir les renseignements relatifs aux options de planification de votre demande.

Veuillez noter que la récupération temporaire de boîtes entreposées ne réduit pas le volume de l'espace d'entreposage établi pour les besoins de la facturation, puisque l'emplacement de l'entreposage est retenu en prévision du retour de ces éléments. Une boîte doit obligatoirement passer par le processus de destruction des documents inactifs ou de retrait permanent pour entraîner une diminution de l'espace d'entreposage.

Frais d'entreposage pour un mois complet

Nous facturons des frais correspondant à un mois complet d'entreposage même si vous nous avez confié vos boîtes pour une durée de moins d'un mois. Les frais d'entreposage ne sont pas calculés au prorata du nombre de jours d'utilisation. Ces frais sont facturés un mois à l'avance, applicables sur la première facture émise au courant du mois suivant la réception d'une boîte. La facture affichera les frais rétroactifs pour le mois de la réception, avec la mention « entreposage, nouveau » et pour le mois qui suit avec la mention «entreposage, norma ». Par la suite, les frais d'entreposage seront facturés un mois à la fois pour cette boîte.

Inversement, aucuns frais d'entreposage ne s'appliqueront à la facture du mois au cours duquel une boîte est soumise au service de destruction des documents inactifs ou de retrait permanent; le volume d'entreposage à facturer sera donc recalculé en fonction de l'espace laissé inoccupé par cette boîte à la suite de la demande de destruction des documents inactifs ou du retrait permanent de celle-ci.

Dans ce cas, les frais mensuels d'entreposage à paraître sur votre facture porteront la mention « Entreposage, Normal »

Les services du programme sont décrits dans le document de tarification. Les termes utilisés dans le document de tarification sont décrits dans le glossaire.

Consultez la section services supplémentaires si vous recherchez des services qui ne sont pas énumérés dans le document de tarification.

Entreposage sur rayon ouvert

Dans certains cas, l'entreposage sur rayon ouvert peut être plus pratique pour vous que le recours aux boîtes pour stocker vos dossiers. Iron Mountain peut vous offrir ce service sur demande. Le service d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert offre une plus grande souplesse et se prête mieux au stockage des dossiers faisant l'objet de récupérations fréquentes ou dont la destruction exige le traitement d'un dossier à la fois, plutôt que de boîtes entières de dossiers. Les programmes d'entreposage sur rayon ouvert sont particulièrement utiles dans le cas de dossiers de nature médicale ou juridique, de dossiers concernant des prêts personnels ou hypothécaires, ou de divers autres dossiers particuliers.

Frais d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert

Les frais d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert sont calculés en fonction du nombre de pieds linéaires de rayons ouverts associé à un programme ou à un ensemble de dossiers entreposés pendant une période donnée. Puisque les frais d'entreposage sont calculés en fonction de l'espace alloué et non de l'espace utilisé, la récupération, le retrait permanent , ou la destruction des documents inactifs ne viendront pas modifier cet espace. Si le volume nécessaire à l'entreposage de vos dossiers sur rayon ouvert dépasse celui qui a été attribué, nous l'augmentons automatiquement pour l'adapter à la croissance de vos besoins. Si vous désirez apporter des modifications à votre programme, vous pouvez demander un projet de regroupement pour regrouper la surface en pieds linéaires qui vous est attribuée et réduire ainsi vos frais d’entreposage.

Les frais d'entreposage sur rayon ouvert apparaissent sur votre facture avec la mention « entreposage, PL».

Les services offerts dans ce programme sont décrits dans le document de tarification. Les termes utilisés dans le document de tarification sont décrits dans le glossary.

Consultez la section services supplémentaires si vous recherchez des services qui ne sont pas énumérés dans le document de tarification.

Nous facilitons les choses.

En soumettant ce formulaire, j'accepte qu'Iron Mountain traite mes données selon la Politique de Confidentialité d'Iron Mountain. Si vous avez accepté de recevoir des emails marketing mais que vous avez changé d'avis, vous pouvez vous desabonner icià tout moment.

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