When designing your records management program, a key initial decision to make is whether to index your records at the Carton level or at the File level. Each method has benefits. For records that require very exact searching and retrieval, File level indexing - called Individual Listing - may be appropriate. But in other cases, in particular when you typically will be retrieving entire Cartons versus individual Files, describing your records at the Carton level may be more appropriate.
In either case, Iron Mountain can accommodate your needs through Iron Mountain Connect™ - our online customer portal. Through Iron Mountain Connect, you can specify information about each Carton or File and be confident that you will be able to easily locate your required information when you need it.
We can also accommodate those cases where you would prefer that Iron Mountain perform data entry of Cartons or Files. Please note that the data entry of Files is a separate charge that will appear on your invoice as “Individual Listing-IM.”
Many customers realize that a core component of a good records management program is the quality of their inventory descriptions. As such, Iron Mountain provides tools and services that can help manage the quality of your inventory data. The following are available:
Iron Mountain Connect™. In those cases where users key descriptive information for records into Iron Mountain Connect, you can establish data entry rules to require the data entry of specific fields. For example, perhaps you would like to make sure that when users are describing records they always include a description or Department Code or Record Code. By establishing these rules, Iron Mountain Connect will enforce compliance to your policy.
Data Entry Compliance Services. In cases where Iron Mountain is doing data entry on your behalf, you can request that Iron Mountain perform validation services for record descriptions. In this model, Iron Mountain data entry personnel can validate that forms are received with required information such as Department Code, Record Code, descriptions, or date ranges. Should we receive a form that is not in compliance with your program, we will contact you to resolve the situation. For more on this process, see Data Entry Compliance Procedures.
Customized Data Compliance Programs. Have a custom data compliance need? We may be able to help. Iron Mountain may be able to provide a custom data validation program that meets your specific needs.
For more information on setting up data compliance capabilities or to find out if a custom data entry compliance program is the right fit for your organization, please contact your Account Manager or contact Iron Mountain's Customer Response center.
In cases where you have elected to utilize Data Entry Compliance Services, Iron Mountain will use the following procedure in cases where items are received that lack required information:
In some cases, the closure of an exception may have billing implications. For example, if you are allocating inventory charges to your departments, Iron Mountain requires the presence of a valid Department Code in order to properly bill you for services rendered. Should we manually close an exception for items in this category, fees associated for the item will be allocated to the Department specified on the Pickup order.
In cases where the exception is related to a Record Code and the exception is manually closed by Iron Mountain, these items will be assigned to a “NORECCD” Record Code (“No Record Code Provided by Customer”) with destruction disposition of Permanent (which will prevent the premature destruction of this item until the issue is resolved). To help you review these items, you can request the regular delivery of a report that identifies items assigned to the “NORECCD” category.
Iron Mountain conserve les documents dans des cartons de toutes tailles et de tous types. Cependant, pour une conservation efficace et une protection optimale des documents des clients, nous exigeons l'utilisation d'un Carton d'archivage standard.
La boîte standard d'archivage est le modèle le plus en demande. Conçues pour loger la moitié du contenu d'un tiroir (de format lettre ou grand format), ces boîtes protègent adéquatement les documents au cours du transport et ne s'affaissent pas, même si l'entreposage est de longue durée. Les autres types de boîtes offrent une efficacité moindre et, une fois classées, elles sont souvent trop lourdes pour bien protéger vos documents à long terme. Elles peuvent aussi présenter des risques pour les employés qui les manipulent
Toutefois, si vous préférez un autre type de boîtes, Iron Mountain suivra votre choix, en particulier dans le cas du programme initial de dépôts, si vos pratiques antérieures vous ont habitué à différents types de boîtes. Iron Mountain remplacera toutes les boîtes qui semblent endommagées au point de ne plus assurer une protection adéquate de vos documents ou de représenter un risque de blessure pour les employés. ( Consultez la définition du terme frais de remballage ).
Êtes-vous prêt pour l'arrivée des boîtes munies de l'identification par radiofréquence? Cliquez ici pour en apprendre davantage sur ces nouvelles boîtes et consulter notre guide sur la préparation des boîtes en vue du ramassage.
La configuration des installations d'entreposage d'Iron Mountain est adaptée au stockage efficace des boîtes standard d'archivage. Le déroulement des opérations, nos coûts et notre tarification sont établis en fonction des Boîtes standard d'archivage. (Cliquez ici document pour voir les types de boîtes les plus courants.) Les dimensions des différents types de boîtes, y compris les boîtes standard d'archivage, peuvent varier selon le fabricant, le style du modèle, la capacité de chargement en poids, l'usure et la détérioration normales causées par le stockage et la récupération.
Voir le tableau ci-dessous pour un résumé des caractéristiques des trois types de cartons les plus courants entreposés chez Iron Mountain. La plupart des cartons reçus pour entreposage sont classés dans l'une de ces trois catégories en fonction de leur équivalence fonctionnelle et de leurs dimensions approximatives : le volume est ensuite déterminé en fonction de ces catégories, à des fins de facturation. Tous les autres types de cartons et dépôts reçus pour entreposage se voient attribuer un volume spécifique à des fins de facturation sur la base d'une méthodologie similaire à celle du tableau ci-dessous, en tenant compte de facteurs tels que : la forme, le poids, l'efficacité de chargement, les conventions héritées convenues avec nos clients, la compatibilité avec d'autres cartons déjà entreposés et les pratiques antérieures utilisées par les fournisseurs d'entreposage précédents dont nous avons fait l'acquisition.
Type de boîte |
Utilisation prévue |
Volume déplacé d'entreposage *** PC | Équivalence en nombre de boîtes standard d'archivage | Volume en pieds cubes à facturer | |||||
| Dimensions* | PC |
Dimensions**PC |
PC | ||||||
 |
Boîtes standard d'archivage (format lettre ou grand format) | Contenu de la moitié d'un tiroir (format lettre ou dossier grand format) | 15 po sur 12 po sur 10 po | 1,0 | 16,25 po sur 12,75 po sur 10,25 po | 1,2 |
1,2 |
1 |
1,2 |
 |
Boîte de transfert de documents de format lettre | Contenu total d'un tiroir - format lettre | 24 po sur 12 po sur 10 po | 1,7 | 25,5 po sur 13 po sur 10,25 po | 2,0 |
2,7 |
2 |
2,4 |
| |
Boîte de transfert de grand format | Contenu total d'un tiroir - grand format | 24 po sur 15 po sur 10 po | 2,1 | 25,5 po sur 16 po sur 10,25 po | 2,4 | 3,5 |
3 |
3,6 |
Les dimensions des boîtes sont en exprimées pouces.
*Intérieur : dimensions nominales pour des boîtes neuves, vides.
**Extérieur : dimensions approximatives calculées selon les dimensions moyennes des boîtes de différents fabricants, pleinement chargées de dossiers.
***Le volume déplacé d'entreposage correspond au volume en pieds cubes nécessaire au stockage de boîtes de formats divers sur des étagères; ce volume est déterminé en fonction du volume en pieds cubes qui serait facturé dans le cas de boîtes standard d'archivage stockées sur des étagères aménagées de la même manière. Ce volume est obtenu en divisant le volume total en pieds cubes occupé par des boîtes standard d'archivage stockées sur nos étagères standard (3 sur 9 sur 3) par le nombre de boîtes non standard habituellement stockées dans le même espace.
Iron Mountain demande à ses clients d’utiliser des boites en bon état, capables de supporter le poids d’autres boites placées au-dessus. Une des procédures opérationnelles d’intégrité de l’inventaire d’Iron Mountain consiste à identifier et isoler les boites endommagées pendant la réception et la sortie.
Une boite est considérée endommagée si elle est déchirée, si le couvercle de la boite ne protège plus son contenu, si le fond ne tient plus ou si les côtés s’écroulent ou risquent de s’écrouler, si elle est écrasée, maintenue par du ruban adhésif, présente des dégâts d’eau ou est tellement pleine que le couvercle ne peut être fermé. Reportez-vous à l’illustration des boites qui doivent être remplacées.
Assurer un entreposage sécurisé de votre information est notre priorité chez Iron Mountain. Les dossiers conservés dans une boite détériorée sont en danger, que ce soit dans nos installations ou pendant le transport. Quand de telles boites sont en transit, vous courez le risque de compromettre ou de perdre votre information. Et même si les dossiers se trouvent dans notre centre de dossiers, une boite excessivement détériorée ou endommagée représente un risque inacceptable. Si une boite s’écroule sous le poids d’autres boites sur les étagères, vos dossiers et ceux des autres clients peuvent être endommagés.
Mauvaise conception. Plusieurs types de boites différents sont proposés sur le marché, mais la plupart de ces boites ne sont pas conçues pour l’entreposage d’archives à long terme. Une façon d’évaluer la qualité d’une boite consiste à empiler du poids dessus pour savoir ce qu’elle est capable de supporter. D’autres critères affectent la qualité, comme la qualité du carton utilisé, le type d’adhésif et certains éléments de la conception, comme la direction de la cannelure. La profondeur du couvercle est également un facteur. Plus le couvercle est profond, plus il renforce la structure de la boite et en permet la manipulation. Un couvercle plus profond protège aussi la forme de la boite et réduit la tension sur les poignées.
Âge. Peu importe la qualité de la conception de la boite, elle finira par se détériorer. En fonction de sa fabrication et des conditions environnementales (moisissure et humidité), la durée de vie d’une boite s’étend entre 6 mois et 10 ans.
Trop remplies. Les boites trop remplies subissent trop de pression et leur durée de vie s’en trouve réduite.
Pas assez remplies. Comme les boites trop remplies, celles qui ne le sont pas assez ont une durée de vie réduite. Quand une boite est pleine, son contenu aide à soutenir l’intégrité de la structure et évite que les côtés s’effondrent sous le poids des boites placées au-dessus.
Manipulation. Plus une boite est manipulée, plus elle se détériore rapidement. Une boite mieux fabriquée durera plus longtemps.
Vous pouvez choisir entre les quatre options suivantes de remplacement des boites endommagées. Les clients peuvent changer d’option à tout moment en communiquant avec le service à la clientèle.
Toujours remplacer les boites. Iron Mountain remplace automatiquement les boites endommagées.
Toujours remplacer les boites avec avis. Iron Mountain remplace automatiquement les boites endommagées. Vous recevez également un courriel* avec la liste des boites remplacées.
Décision du client. Avant de procéder au remplacement de la boite, Iron Mountain vous envoie un courriel* avec la liste des boites qui doivent être remplacées. Vous disposez ensuite de 14 jours pour décider de l’action à prendre pour chaque boite :
Toujours récupérer. Toutes les boites endommagées vous sont automatiquement renvoyées dans des suremballages afin que vous puissiez les remplacer vous-même.
Processus Toujours remplacer les boites.
Processus Toujours remplacer les boites avec avis.
Processus Décision du client.
Processus Toujours récupérer.
Iron Mountain remplace les boites. Les frais de remplacement des boites par Iron Mountain apparaissent sur votre facture mensuelle suivante. Les frais de remplacement comprennent le prix de la boite de remplacement, le prix est indiqué par boite, et celui de la main-d’oeuvre nécessaire. Les frais de remplacement des boites apparaissent sur votre facture en tant que « Frais de remballage », avec les frais des fournitures de la nouvelle boite.
Récupération Iron Mountain. Quand Iron Mountain vous renvoie des boites endommagées dans un suremballage, les frais apparaissent sur votre facture mensuelle suivante. Ils comprennent les frais standard de récupération et des frais standard pour le transport.
* Les courriels sont traités par lot chaque semaine et peuvent être envoyés à trois adresses électroniques au maximum.
Il suffit de placer une commande par l'intermédiaire d'Iron Mountain Connect ou d'appeler le Service de soutien à la clientèle pour demander la récupération de vos boîtes en tout temps. Consultez la section relative au transport de ce site Web pour obtenir les renseignements relatifs aux options de planification de votre demande.
Veuillez noter que la récupération temporaire de boîtes entreposées ne réduit pas le volume de l'espace d'entreposage établi pour les besoins de la facturation, puisque l'emplacement de l'entreposage est retenu en prévision du retour de ces éléments. Une boîte doit obligatoirement passer par le processus de destruction des documents inactifs ou de retrait permanent pour entraîner une diminution de l'espace d'entreposage.
Nous facturons des frais correspondant à un mois complet d'entreposage même si vous nous avez confié vos boîtes pour une durée de moins d'un mois. Les frais d'entreposage ne sont pas calculés au prorata du nombre de jours d'utilisation. Ces frais sont facturés un mois à l'avance, applicables sur la première facture émise au courant du mois suivant la réception d'une boîte. La facture affichera les frais rétroactifs pour le mois de la réception, avec la mention « entreposage, nouveau » et pour le mois qui suit avec la mention «entreposage, norma ». Par la suite, les frais d'entreposage seront facturés un mois à la fois pour cette boîte.
Inversement, aucuns frais d'entreposage ne s'appliqueront à la facture du mois au cours duquel une boîte est soumise au service de destruction des documents inactifs ou de retrait permanent; le volume d'entreposage à facturer sera donc recalculé en fonction de l'espace laissé inoccupé par cette boîte à la suite de la demande de destruction des documents inactifs ou du retrait permanent de celle-ci.
Dans ce cas, les frais mensuels d'entreposage à paraître sur votre facture porteront la mention « Entreposage, Normal »
Les services du programme sont décrits dans le document de tarification. Les termes utilisés dans le document de tarification sont décrits dans le glossaire.
Consultez la section services supplémentaires si vous recherchez des services qui ne sont pas énumérés dans le document de tarification.
Dans certains cas, l'entreposage sur rayon ouvert peut être plus pratique pour vous que le recours aux boîtes pour stocker vos dossiers. Iron Mountain peut vous offrir ce service sur demande. Le service d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert offre une plus grande souplesse et se prête mieux au stockage des dossiers faisant l'objet de récupérations fréquentes ou dont la destruction exige le traitement d'un dossier à la fois, plutôt que de boîtes entières de dossiers. Les programmes d'entreposage sur rayon ouvert sont particulièrement utiles dans le cas de dossiers de nature médicale ou juridique, de dossiers concernant des prêts personnels ou hypothécaires, ou de divers autres dossiers particuliers.
Les frais d'entreposage de dossiers sur rayon ouvert sont calculés en fonction du nombre de pieds linéaires de rayons ouverts associé à un programme ou à un ensemble de dossiers entreposés pendant une période donnée. Puisque les frais d'entreposage sont calculés en fonction de l'espace alloué et non de l'espace utilisé, la récupération, le retrait permanent , ou la destruction des documents inactifs ne viendront pas modifier cet espace. Si le volume nécessaire à l'entreposage de vos dossiers sur rayon ouvert dépasse celui qui a été attribué, nous l'augmentons automatiquement pour l'adapter à la croissance de vos besoins. Si vous désirez apporter des modifications à votre programme, vous pouvez demander un projet de regroupement pour regrouper la surface en pieds linéaires qui vous est attribuée et réduire ainsi vos frais d’entreposage.
Les frais d'entreposage sur rayon ouvert apparaissent sur votre facture avec la mention « entreposage, PL».
Les services offerts dans ce programme sont décrits dans le document de tarification. Les termes utilisés dans le document de tarification sont décrits dans le glossary.
Consultez la section services supplémentaires si vous recherchez des services qui ne sont pas énumérés dans le document de tarification.
