Dématérialiser
Unifiez les données physiques et numériques
Nettoyez et triez les fichiers physiques. Numérisez et intégrez des documents à partir de vos sites, des sites Iron Mountain et d'autres référentiels numériques.
Transformez votre gestion des ressources humaines
Guides solution
Prenez le contrôle des informations liées à vos employés grâce aux solutions Iron Mountain pour les ressources humaines
Solution pour les Ressources humaines d'Iron Mountain
Défi
La gestion de vos dossiers de ressources humaines (RH) peut s'avérer difficile lorsqu'ils se trouvent dans des formats et à des endroits différents et que votre personnel travaille en mode hybride. Il est primordial de s'assurer que la documentation relative à vos employés est complète, à jour et gérée en conformité avec des lois et des réglementations en constante évolution.
La recherche d'informations RH, telles que les formulaires de consentement signés, le statut du droit au travail, les obligations contractuelles ou les considérations relatives à la santé au travail, entre autres, ainsi que la production de rapports d'audit, peuvent prendre du temps et nécessiter beaucoup de travail manuel. Mais surtout, s'il n'est pas correctement géré, le partage des documents des employés peut exposer des informations sensibles.
Impact
L'impact de la numérisation ne peut pas être surestimé. La gestion des documents papier coûte à la fois du temps et de l'argent aux entreprises : par exemple, un client d'Iron Mountain InSight® a déclaré avoir économisé jusqu'à 26 000 heures par an1 grâce à l'augmentation de la collaboration des employés avec les documents numériques.
En outre, les organisations sont tenues de se conformer à des réglementations strictes telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le Data Protection Act (une mise en œuvre du RGPD pour le Royaume-Uni), afin de s'assurer que les données personnelles sont détruites à des fins de protection conformément aux règles de leur calendrier de conservation. Le non-respect de ces règles peut entraîner des amendes qui risquent d'avoir un impact négatif sur les entreprises.
Et si vous pouviez
Adopter une plateforme unifiée, sécurisée et conforme qui réunit la documentation numérique existante et la documentation physique récemment convertie. Vous pourriez ainsi surmonter ces difficultés de la manière suivante :
- En recherchant des documents et en les trouvant facilement et rapidement,
- En améliorant la productivité du service des ressources humaines grâce à une collaboration efficace, même à distance,
- En protégeant les données des employés et en améliorant la sécurité et la vérifiabilité,
- En veillant à ce que les documents critiques soient à jour et à ce que les échéances de renouvellement ne soient pas manquées.
Unifiez les documents physiques et numériques pour les ressources humaines
La solution d'Iron Mountain pour les ressources humaines est une solution SaaS (Software-as-a-Service) qui permet aux employés et aux partenaires commerciaux internes d'analyser et de conserver tous les fichiers RH dans un référentiel de contenu cloud sécurisé, qui prend en charge l'accélération des processus RH. En fonction des droits d'accès basés sur les rôles, vous pouvez rechercher la documentation dont vous avez besoin et la partager avec les parties prenantes internes et externes afin de permettre une collaboration plus efficace, quel que soit votre lieu de travail. Vous disposez d'une visibilité centralisée pour une supervision optimale, ainsi que de tableaux de bord qui vous fournissent des données et des indicateurs offrant des informations précieuses, et vous donnent notamment la possibilité d'être alerté sur les dates d'expiration. Grâce à cette solution, les services RH peuvent réaliser un suivi des documents des employés et prendre des mesures proactives telles que le renouvellement des certificats, des identifiants et le respect de la politique des employés avant leur expiration.
Fonctionnement
Conserver
Fichiers chiffrés dans un référentiel sécurisé
Les autorisations basées sur les rôles permettent aux utilisateurs autorisés d'accéder aux documents numérisés sur une plateforme sécurisée, 24 h/24, 7 j/7.
Rechercher
Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin
Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), le contenu de vos documents est entièrement consultable par texte ou
Accès
Partagez des informations avec les parties prenantes
Partagez facilement des fichiers avec des utilisateurs internes et externes sous forme de liens et de pièces jointes.
Les atouts d'Iron Mountain
- Un référentiel de contenu centralisé et sécurisé qui élimine les silos, permettant aux employés RH de trouver facilement et rapidement ce dont ils ont besoin.
- Une vue à 360 degrés des informations sur les employés où les documents sont reliés aux données des employés.
- Réalisez un suivi des informations critiques manquantes dans les dossiers des employés, notamment celles qui concernent le droit au travail ou la santé au travail, afin de garantir la conformité et le bien-être du personnel.
- Gérez et utilisez plus efficacement les informations, ce qui réduit les efforts et le temps passé à rechercher ce dont vous avez besoin
- Pour bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, vous avez la possibilité de mettre à niveau votre abonnement afin de permettre l'automatisation des flux de travail pour les processus axés sur les documents.
Services et solutions proposés
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C'est un fait
Bien que 61,9 % des entreprises prévoient une croissance du travail à distance aujourd'hui et dans les années à venir,2 les effectifs hybrides et à distance peinent à accéder aux documents rapidement et en toute sécurité. Environ 80 % des employés travaillant en dehors du bureau, à temps partiel ou à temps plein,3 ont besoin de numérisation.
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