Hitelesítés

Elektronikus aláírás: az vagyok, aki, és azt mondtam, amit

Amikor szerződést kötünk vagy bármilyen más okiratot hozunk létre, csökönyösen ragaszkodunk a papíralapú dokumentumhoz, aminek a hitelességét egy tollal odafirkantott aláírással erősítjük meg. Ragaszkodunk ehhez a hitelesítési formához annak ellenére, hogy biztonsága erősen kétséges, és számtalan probléma van vele (hamisítható, idővel változik az aláírásunk, így eltér az aláírásmintától stb.).

Jött azonban a pandémia, vele a home office kényszere – és ha nem lett volna elektronikus aláírás, az üzleti élet nagyon sok folyamata teljesen lebénult volna. Persze a bevezetés közel sem volt egyszerű, nagyon sok cégnél jelentettek problémát például a területenként elszigetelt, silószerű nyilvántartások, a szabványos jóváhagyási folyamatok hiánya és így tovább. Azóta kiderült, az eljárás kényszerű és rapid bevezetése (természetesen a folyamatok szükséges átalakításával) alapvető pozitív változásokat generált sok vállalat üzleti folyamataiban.

Növelte a kényelmet azzal, hogy biztosította a távoli munkavégzés és ügyfélkiszolgálás egy fontos jogi feltételét. De ami talán ennél is fontosabb: lazított a vállalatok papírhoz kötöttségén. Ez a változás nem csak a B2B szegmenst, hanem a B2C piacot is érintette: az, hogy akár online is lehet szerződést kötni, nem kell húsz-harminc oldalas szerződésszövegeket kinyomtatni, az egészségügyben, a kereskedelemben, a közműszektorban, de a postai, banki vagy telekommunikációs szolgáltatásoknál egyaránt egyszerűsítette az üzletmenetet.

Egy ilyen rendszer bevezetésére a lehetőség ma már voltaképpen mindenhol és mindenkinek adott. Magyarországon 2016. óta felmenő rendszerben minden magyar állampolgár e-személyi igazolványt kap. A dokumentum legfontosabb funkciója a személyazonosság hiteles igazolása, de egyszerűen alkalmassá tehető elektronikus aláírásra is. Így már bármilyen hivatalos elektronikus dokumentum aláírható vele, teljes hitelességgel anélkül, hogy a szöveget papíron is el kellene látnunk a kézjegyünkkel.

Az alapelv

Az elektronikus aláírás lényegében egy speciális, a dokumentumtól elválaszthatatlan és nem módosítható adatsor. Az aláíró rendelkezik egy ún. magánkulccsal, amellyel kódolja az aláírandó elektronikus dokumentumot – ez lényegében az aláírás aktusa –, amely minden kétséget kizáróan bizonyítja a dokumentum eredetét, hitelességét és sértetlenségét, egyúttal azonosítja is az aláírót. Annak hitelesítését, hogy a jogosult írta alá a szerződést, és aláírása hiteles és sértetlen, mindig a másik szerződő félnek kell elvégeznie az aláíró nyilvános kulcsa segítségével.

Ma már bármilyen elektronikus dokumentumot lehet ezen a módon hitelesíteni, legyen az közokirat (pl. közjegyzői okirat), teljes bizonyító erejű magánokirat (pl. minősített esetekben elvárt nyilatkozat), magánszerződés stb.

Vannak olyan megoldások is, amelyek megőrzik a hagyományos papíralapúság bizonyos elemeit, de mégsem kell lemondani a digitális iratkezelés előnyeiről. Az elektronikus tollal történő aláírásra épülő hitelesítés során az aláíró egyedi kézjegyeinek (x,y koordináták, a felületre nehezedő nyomás erőssége, a tollvezetés gyorsasága, a tartás dőlésszöge) kerülnek rögzítésre. Ezeket sokkal nehezebb hamisítani, mint egy valódi tollal valódi papírra firkantott aláírást, szignót.

Egyszerűbb, gyorsabb, biztonságosabb

Ma már bármely vállalat, amely napi szinten köt nagy számban szerződéseket, és végez azok alapján szolgáltatásokat (B2C), vagy rendszeresen köt minősített aláírást igénylő szerződéseket (B2B), nagyban gyorsíthatja folyamatait azzal, hogy az elektronikus aláírás kínálta lehetőséget kihasználva is csökkenti a papíralapú folyamatait. Így ugyanis a dokumentuméletciklus-kezelés jelentős része automatizálható a generálástól a megsemmisítésig. Ezt valósítja meg az Iron Mountain Contracts Management megoldása: integrált módon automatizálja a digitális dokumentumok kezelését a teljes életciklusban.

A rendszer olyan integrációs lehetőségeket kínál, mint a sablonok alapján történő szerződésgenerálás vagy a véleményezési és jóváhagyási folyamat digitális csatornába terelése. Nem csak az aláíró azonosításában segít (pl. minősített aláírás esetén), hanem a cég ellenőrzésében is (cégjegyzési jogosultság, fizetőképesség). A Contracts Managementben egyesíthető a lakossági és üzleti szerződések kezelése a teljes életciklusban, és mindehhez maximális jogi megfelelést is biztosít (eIDAS, Ptk., Pp.).

Kérdése van? Többet szeretne tudni? Hibát talált? Keressen bennünket!