Ctrl, alt, ismétlés - miért térnek vissza a cégek az analóg módszerekhez a megfontolatlan digitalizációs stratégiák miatt

Egy új felmérés arról számol be, hogy a Covid-19 miatt kezdeményezett digitalizációs folyamatok rövid életűek lehetnek.

A Covid-19, és a távoli munkavégzés szükségessége növelte az üzleti folyamatok digitalizációjának mértékét és ütemét szerte az egész világban. Bár az alkalmazott digitalizációs technológiák kétségkívül számos üzleti előnyt hoztak magukkal, egy új kutatás azt feltételezi, hogy a digitális transzformációnak eme gyors lefolyású véghezvitele, amihez leginkább könnyen elérhető, a polcról levehető eszközöket alkalmaznak a vállalatok, gyorsan ki is lesz selejtezve a pandémiás időszak után, és a vállalatok visszatérnek az azelőtt megszokott analóg módszerekhez.

Az üzleti folyamatok kritikus szerepet töltenek be a vállalatok hatékony működésében. Mivel utat mutatnak az üzleti célok eléréséhez, a digitalizált folyamatok a cég egészére hatással vannak. Ennek ellenére sajnos nem ritka az olyan vállalat, ahol az alacsony hatékonyságú folyamatok a hétköznapi feladatok elkerülhetetlen elemévé váltak.

A tudás-, és adat menedzsment kiváló példa az alacsony hatékonyságú munkavégzés szemléltetésére. A papíralapú dokumentumok tárolásától és kezeléstől kezdve az archív fájlok eléréséig, az analóg megoldások ebben a kritikus üzleti funkcióban meglehetősen sok hibalehetőséget rejtenek. Nem is beszélve arról, hogy ezek fenntartása és kezelése jelentősen idő-, és pénzigényes is.

A digitális transzformáció egy szeizmikus változás

Az üzleti folyamatok digitalizálása egy már jól bevált módszer az operációs tevékenységek optimalizálására. Emiatt a legtöbb vállalat már rendelkezik transzformációs tervekkel, amelyek mentén reformálni szeretnék a cég munkafolyamatait. Ennek ellenére a vállalat mindennapos tevékenységeinek átállása nagy nyomást helyez a vezetők és döntéshozók vállára, így a digitalizációs kezdeményezések gyakran alacsony prioritású besorolást kapnak, vagy egy az egyben el lesznek halasztva.

Legalábbis ez volt a helyzet, amíg fel nem ütötte a fejét a globális Covid-19 járvány. Emiatt szinte egyik napról a másikra a távoli irányítású folyamatok hirtelen kritikusak lettek a vállalat túlélése érdekében. A transzformáció már olyannyira sürgőssé vált, hogy az új digitális megoldások ezelőtt soha nem látott sebességgel látták meg a napvilágot.

Egy hátrafelé tett lépés

Az 1000 IT szakértő részvételével történt kutatás*, akik 250+ alkalmazottal rendelkező vállalatok adat menedzsmentjéért felelősek, kimutatta, hogy az IT ügyfélszolgálat (49%), az ügyfélkapcsolati menedzsment (36%), és a csapat erőforrás menedzsment (34%) volt a 3 leginkább digitalizált ágazat a lezárások közepette. Annak ellenére, hogy a választott digitalizációs megoldások még meglehetősen rövid ideje vannak használatban, a válaszadók már látványos eredményekről számoltak be:

• 27%-uk számolt be növekvő produktivitásról (a leggyakrabban nyilatkozott üzleti előny)
• 20%-uk takarított meg időt használatukkal
• 13%-uk tapasztalt növekedést az adatok minőségében
• 12%-uk volt képes a költségcsökkentésre

Egy olyan szituációban, amikor a cégeknek eddig nem látott akadályokkal kell megküzdeniük, egyértelművé vált, hogy a digitális átállás egy megkerülhetetlen eszköz annak érdekében, hogy segítsen az új életformához való alkalmazkodásban. Viszont a kutatás tovább vizsgálódott, ami valami ellentmondásosat, valami aggasztót mutatott ki a kezdeti pozitív válaszokkal szemben.

Azon kívül, hogy megértsük, hogy a vállalatok milyen előnyöket szereznek hosszú-, és középtávon az új digitális eszközök alkalmazásából, a résztvevőket azok pandémia utáni használatáról is megkérdezték. A kutatók megdöbbentő eredményeket tapasztaltak, hiszen a megkérdezettek 57%-a attól tart, hogy cégük vissza fog térni a járvány előtti analóg, alacsony hatékonyságú megoldásokhoz.

A gyors megoldások átka

Miért engedi egy vállalat, hogy ez megtörténjen? Az egyik magyarázat a Covid által meghatározott limitált digitalizációs határidőben rejlik. A járvány megjelenésének elején a vezetőknek rengeteg stressz és nyomás közepette kellett gyorsan döntést hozniuk annak érdekében, hogy továbbra is működtethessék cégüket. A változtatások sürgőssége miatt szinte elkerülhetetlenné vált, hogy néhány cég a gyors, könnyen elérhető megoldások felé forduljon ahelyett, hogy olyan változásokat eszközöltek volna, amik célja a hosszú távú eredményesség.

Hasonlóan, mivel a vezetőség a lehető leggyorsabban vírus-biztossá szerette volna tenni a vállalatot, nagy a valószínűsége annak, hogy az ehhez hasonló döntések tömegesen történtek a szervezeten belül. Azáltal, hogy nem vették figyelembe az eszközök által kiváltott hatást a cég különböző divízióin, ezek a cégek hamar realizálni fogják az integrációs lehetőségek korlátozottságát, ami egyet jelent az alapvető üzleti szükségletek kielégítésének hiányával.

Reakcióból felépülés

Az előállt szituáció kezeléséhez hozzátartozik annak a felismerése, hogy a digitális visszalépés nem opció a vállalat számára. A Gartner felmérései szerint a megkérdezett cégek 82%-a át fog állni egy olyan működési modellre, ami engedélyezi a távoli munkavégzést a munkaidő felében. Ennek eredményeképpen a papíralapú tároláshoz, analóg módszerekhez, és fizikális hozzáférésekhez való visszatérés továbbra sem ajánlatos, vagy praktikus.

A versenyképesség fenntartása miatt evidens, hogy a cég képes legyen alkalmazkodni, és modernizálni. A koronavírus krízis szörnyű társadalmi és gazdasági hatásokat hozott magával, és muszáj arra használnunk ezeket a tapasztalatokat, hogy jobban felkészítsük vállalatunkat egy nagyobb volumenű disztrupcióra a jövőben.

Miután már túl vagyunk az elsődleges, krízisre adott reakciókon, itt az ideje, hogy elemezzük a helyzetünket, és elkezdjük a helyreállítást. Ez magába foglalja annak az elemzését, hogy mi működött jól az elmúlt időszakban, és melyek azok a területek, amik még hagynak kivetnivalót maguk után. Ez akár lehet egy új technológia használata, a már meglévő rendszerek hatékonyabb integrációja, de akár egy új belső kommunikációs és training csapat bevezetése is.

Annak érdekében, hogy megbizonyosodjunk az alkalmazott módszerek hosszú életéről, nem feledkezhetünk meg a megfelelő technológiai szolgáltatók kiválasztásának fontosságáról sem. A digitalizáció egy komplex megoldás, és minden egyes cégnek egyedi transzformációs stratégiára van szüksége. Fontos, hogy a választott szolgáltató valódi partnerként segítsen az átállás során, és szakértő támogatást és konzultációs lehetőséget nyújtson ahelyett, hogy kizárólag eladói szerepet töltene be az együttműködés során.

Meglehet, hogy a cégen belüli digitalizálás egy egyszeri, sürgős esemény miatt következett be. Viszont mivel mára már a digitális transzformációs gátak eltűntek, elkerülhetetlen, hogy az alkalmazott eszközöket a megfelelő helyen használjuk, hogy biztosítsuk és fenntartsuk a vállalat hosszú távú helyreállítását és fejlődését.

*Iron Mountain Üzleti Folyamat Kérdőív: 2020 Augusztus, 1000, 20 év feletti résztvevő, akik a cégek adat menedzsmentjéért felelősek olyan cégeknél, ahol az alkalmazottak létszáma meghaladja a 250 főt Angliában, Németországban, Franciaországban, Spanyolországban, és Hollandiában.