Perahu di samudra, melambangkan pengelolaan data sangat penting bagi sebuah perusahaan. Contohnya melakukan manajemen penyimpanan arsip yang terstruktur dan aman

Menemukan Peluang dalam Lautan Data dengan Manajemen Data dan Pengelolaan Informasi

Apa itu Manajemen Data?

Manajemen data adalah proses pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pengelolaan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber untuk memastikan data tersebut dapat diakses, digunakan, dan dianalisis secara efektif. Dalam konteks perusahaan, manajemen data menjadi elemen penting untuk mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Dengan manajemen database yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa data yang mereka miliki akurat, konsisten, dan aman. Ini melibatkan berbagai aspek seperti pengelolaan basis data, integrasi data, analitik data, dan perlindungan data. Selain itu, manajemen data juga mencakup pengaturan aksesibilitas data, sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses informasi sensitif.

Implementasi manajemen data atau manajemen informasi yang efektif memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan wawasan yang lebih mendalam dari data yang mereka miliki, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kinerja bisnis, meminimalkan risiko, dan menciptakan peluang baru untuk pertumbuhan.

Data dan informasi organisasi Anda adalah salah satu ase yang paling berharga.

Kami tahu bahwa mengelola lautan data dan informasi adalah tantangan yang rumit. Jalan pintas dan solusi tambal sulam tidak lagi cukup dalam lingkungan saat ini yang sangat patuh dan kompetitif. Izinkan kami membantu Anda mengklasifikasikan, menata, mengamankan dan mendigitalisasi semua informasi Anda —apa pun itu, di mana pun berada, bagaimanapun disimpannya, yang memungkinkan Anda untuk memanfaatkan nilainya untuk mendorong pertumbuhan dan menjamin masa depan organisasi Anda. Suatu proses yang kami sebut transformasi informasi.

Bagaimana Cara Mengelola Data?

Mengelola data harus menjadi bagian inti dari operasi Anda. Berikut adalah langkah-langkah penting dalam mengelola data secara efektif:

1. Identifikasi kebutuhan data

Icon
Icon
  • Tentukan jenis data yang harus disimpan dan dikelola oleh perusahaan Anda, termasuk data pelanggan, data keuangan, dan data operasional.
  • Identifikasi tujuan penggunaan data tersebut untuk mendukung keputusan bisnis dan pelayanan kepada pelanggan.

2. Kumpulkan dan klasifikasikan data

Icon
Icon
  • Kumpulkan data dari berbagai sumber seperti formulir, kontrak, email, dan sistem lainnya.
  • Klasifikasikan data berdasarkan jenis, kepentingan, dan siklus hidupnya untuk memudahkan pengelolaan selanjutnya.

3. Penyimpanan dan organisasi data

Icon
Icon
  • Pilih sistem penyimpanan yang sesuai seperti rak penyimpanan, kabinet arsip, atau platform digital.
  • Organisasi data secara sistematis dengan menetapkan struktur folder yang jelas dan sistem penamaan yang konsisten.

4. Keamanan data

Icon
Icon
  • Terapkan langkah-langkah keamanan yang tepat untuk melindungi data dari akses yang tidak sah atau kehilangan, seperti penggunaan kunci dan sistem kontrol akses.
  • Lakukan backup data secara teratur untuk menghindari kehilangan data akibat kegagalan perangkat keras atau serangan malware.

5. Pengelolaan siklus hidup data

Icon
Icon
  • Tetapkan kebijakan siklus hidup data untuk menentukan kapan data harus disimpan, diarsipkan, atau dihapus.
  • Hapus data yang sudah tidak relevan atau sudah tidak diperlukan lagi sesuai dengan kebijakan siklus hidup data.

6. Otomatisasi proses pengelolaan data

Icon
Icon
  • Manfaatkan teknologi otomatisasi untuk mengotomatisasi proses pengelolaan data seperti pemindahan, penjadwalan penyetelan, dan pencatatan.
  • Gunakan perangkat lunak manajemen dan penyimpanan data yang canggih untuk mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan data.

7. Pelatihan karyawan

Icon
Icon
  • Berikan pelatihan kepada karyawan tentang praktik pengelolaan data yang aman dan efektif.
  • Pastikan bahwa semua karyawan memahami kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengelolaan data.

8. Audit dan pemeliharaan rutin

Icon
Icon
  • Lakukan audit data secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan standar keamanan data.
  • Lakukan pemeliharaan rutin pada sistem penyimpanan dan perangkat lunak untuk mencegah kegagalan dan menjaga kinerja yang optimal.

Perusahaan kami dapat membantu Anda memanfaatkan data, dengan mentransformasikan manajemen informasi Anda, untuk memadukan aset dan menghasilkan alur kerja otomatis. Selama 70 tahun kami telah membantu para pelanggan mengelola informasi dan aset mereka, kami telah melihat seberapa kewalahannya mereka dalam hal biaya dan sumber daya ekstensif yang dilibatkan dalam penyimpanan dan pengelolaan data dan informasi di seluruh organisasi mereka.

Proses Iron Mountain dalam mengklasifikasikan, menata, mengamankan, mendigitalisasi dan mengotomatisasi data dan informasi di seluruh organisasi atau perusahaan Anda.

Kami telah mengembangkan buku panduan berisi model maturitas yang membantu organisasi mengidentifikasi posisi mereka dalam perjalanan transformasi informasi mereka. Terbagi menjadi 3 tahap yang jelas, Anda dapat mengidentifikasi hal apa yang dikelola dengan baik oleh organisasi Anda pada setiap tahap dan celah apa yang perlu ditutup.

Selain itu, jasa kami dapat membantu Anda

Kami akan menciptakan kerangka yang diperlukan untuk menjembatani celah antara aset fisik dan digital Anda, dan media yang kaya untuk mengambil nilai di sepanjang siklusnya, sehingga membantu membangun ketahanan organisasi Anda.

Unduh Panduan

Model maturitas 3-tahap untuk menilai proses transformasi digital

Model maturitas kami membantu organisasi Anda mengidentifikasi posisi Anda dalam perjalanan transformasi informasinya dan apa tahap logis selanjutnya.

  1. Pengelolaan informasi yang sangat penting bagi bisnis:: identifikasi berbagai jenis data yang Anda miliki dan bagaimana data tersebut dikelola. Pertimbangkan hal-hal seperti apa yang dapat didigitalisasi, apakah persyaratan kepatuhan telah dipenuhi, dan pembuangan arsip yang sudah kuno.
  2. Optimalisasi informasi bisnis: ketika data telah terlihat, Anda dapat mengoptimalkannya melalui otomatisasi. Otomatisasi alur kerja dan proses untuk mendorong produktivitas dan meningkatkan pembagian informasi antar fungsi dan otomatisasi pekerjaan kepatuhan untuk mengurangi risiko.
  3. Transformasi manajemen informasi bisnis: Manfaatkan nilai dalam data Anda yang tidak terlihat sebelumnya – buat keputusan yang lebih terinformasi, ungkap aliran pendapatan baru, dan tingkatkan analitik.
3 tahap manajemen informasi bagi bisnis Anda: Pengelolaan informasi yang sangat penting bagi bisnis, optimalisasi informasi bisnis, dan transformasi informasi bisnis

Manfaat Pengelolaan Data dan Manajemen Informasi

Beberapa sebagai berikut, unduh panduan maturitas untuk melihat daftar lengkapnya:

  • Menjembatani celah antara aset informasi fisik dan digital Anda dan meningkatkan efisiensi operasional.
  • Mengamankan informasi Anda dan membuang data, aset dan berkas yang tidak dibutuhkan untuk mengurangi risiko keamanan siber dan biaya operasional Anda.
  • Berevolusi dengan persyaratan peraturan dan kepatuhan yang meningkat.
  • Memenuhi tujuan ESG Anda sambil mengurangi biaya dengan merampingkan transportasi dan logistik, penggunaan kertas dan daur ulang aset TI Anda.

Unduh panduan maturitas kami