4 razões para unificar a gestão de registros físicos e eletrônicos

Resumo

Se sua empresa é como a maioria, você provavelmente usa diferentes ferramentas de rastreamento, e seus registros em papel podem não ser rastreados de forma eficiente.

Criar um repositório unificado para registros digitais e físicos pode trazer benefícios significativos, como redução de riscos, melhor conformidade, maior eficiência e mais agilidade.

Uma situação incontrolável

Imagine se sua organização mantivesse seus ativos financeiros em várias instituições ao redor do mundo sem um sistema centralizado para monitorá-los. Cada vez que sua empresa quisesse verificar sua situação financeira, seria necessário acessar múltiplos sistemas para reunir as informações manualmente.

Agora, imagine que sua empresa investiu em ativos físicos, como obras de arte, carros clássicos e outros itens valiosos, mas não há um sistema único para rastrear tudo isso. Algumas informações podem estar digitalizadas, outras registradas manualmente, e algumas podem sequer ter registros. Isso tornaria a gestão completamente desorganizada.

Essa é exatamente a situação em que muitas empresas se encontram quando se trata da gestão de registros físicos e digitais. No cenário atual, dados são ativos valiosos, mas muitas empresas mantêm seus registros espalhados por diversos sistemas, aumentando o risco e os custos operacionais.

Vivemos em um mundo híbrido

Nosso dia a dia se tornou híbrido: trabalhamos de forma remota e presencial, realizamos reuniões com participantes presenciais e online, e utilizamos realidade aumentada para sobrepor o digital ao mundo físico.

Da mesma forma, os registros empresariais também vivem nesse mundo híbrido. Apesar de muitos avanços na digitalização, ainda há arquivos físicos em diversas empresas, e algumas nunca conseguirão eliminar totalmente o papel.

Para lidar com esse cenário, as organizações precisam de uma abordagem unificada para gerenciar seus registros digitais e físicos.

Por que adotar um sistema unificado de gestão de registros?

As soluções de gestão unificada permitem às empresas centralizar o rastreamento e o gerenciamento de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Entre os benefícios, destacam-se:

1. Maior conformidade

Nos EUA, por exemplo, os Arquivos Nacionais exigem que órgãos federais cumpram padrões rigorosos para a gestão eletrônica de registros.

Além disso, normas como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia impõem requisitos para a exclusão de informações pessoais quando não forem mais necessárias. Empresas que não cumprem essas regras enfrentam pesadas sanções.

Uma solução unificada facilita a conformidade ao automatizar a retenção e a eliminação de dados, além de alertar sobre registros que precisam ser mantidos manualmente.

2. Redução de riscos

Um dos maiores riscos para as empresas é a violação de dados. Segundo uma pesquisa da KPMG, 73% dos CEOs estão preocupados com ataques cibernéticos.

A gestão unificada melhora a segurança ao reduzir a quantidade de dados expostos e facilitar a implementação de políticas de proteção. Além disso, caso ocorra uma violação, a empresa pode identificar rapidamente os dados comprometidos e mitigar o impacto.

Vale lembrar que registros físicos também podem ser roubados ou perdidos, causando danos tão grandes quanto um ataque cibernético. Com um sistema unificado, as empresas conseguem rastrear arquivos físicos e digitais, garantindo maior segurança.

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