โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้

กระบวนการบริหารใบแจ้งหนี้ด้วยรูปแบบของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

ความท้าทาย

ประสิทธิภายและความถูกต้องแม่นยำสำหรับิงานด้านบัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นสิ่งสำคัญ คุณต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว ชำระเงินให้คู่ค้าทันตามกำหนด และบริหารจัดการกระแสเงินสดขององค์กรให้เหมาะสม ในขณะที่ยังต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจไปพร้อมกัน รุปแบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบันมีทั้งรูปแบบกระดาษและดิจิทัลไฟล์ การจัดการเอกสารที่มาจากหลายแหล่ง และจัดเก็บหลายปลายทาง ความถูกต้องจึงเป็นเรื่องท้าทายอย่างแท้จริง

ผลกระทบ

หากใบแจ้งหนี้ที่คุณจัดเก็บมีหลากหลายที่ เช่น อีเมล์ ตู้เก็บเอกสาร ฮาร์ดไดรฟ์ บนเซิร์ฟเวอร์ และอื่นๆ คุณกำลังพลาดโอกาสที่จะใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องมากขึ้น กว่า 70% ยังคงได้รับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษอยู่¹ การค้นหาและตรวจสอบกระดาษหลายร้อยแผ่นด้วยตนเองเพื่อหาใบแจ้งหนี้ที่ตรงกันสำหรับการชำระเงินอาจนำไปสู่การชำระเงินที่ล่าช้า ซึ่งส่งผลต่อความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และความน่าเชื่อถือในองค์กรของคุณ

การป้อนข้อมูลจากใบแจ้งหนี้แบบกระดาษด้วยมือนั้นอาจเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลเข้าระบบหรืออาจทำใบแจ้งหนี้สูญหาย การชำระเงินซ้ำเพียงอย่างเดียวอาจทำให้องค์กรของคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มตั้งแต่ 0.8% ถึง 2% จากยอดการชำระเงินทั้งหมดของคุณได้² อีกทั้งข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลยังอาจนำไปสู่การชำระเงินเกินจำนวน การชำระเงินซ้ำ การชำระเงินไม่ตรงกำหนดเวลา และการชำระเงินล่าช้า รวมไปถึงเปิดโอกาสให้มีการทุจริตอีกด้วย

ความไร้ประสิทธิภาพจะทำให้การประมวลผลการชำระเงินล่าช้าและเกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบแมนนวลจะใช้เวลาโดยเฉลี่ย 17 วันทำการ³ ตามข้อมูลจาก SAP Concur การประมวลผลใบแจ้งหนี้หนึ่งใบแบบแมนนวลในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกมีค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ยคิดเป็นประมาณ 12.90 ดอลลาร์สหรัฐ เมื่อธุรกิจต่างๆ ต้องจัดการใบแจ้งหนี้ปริมาณมาก ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะทวีคูณสูงขึ้นมาก⁴

จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถทำสิ่งนี้

การประมวลผลบัญชีเจ้าหนี้แบบอัตโนมัติด้วยการประมวลผลใบแจ้งหนี้ Iron Mountain จะช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายต่างๆ ในการทำดังนี้:

1. รวบรวมใบแจ้งหนี้ทั้งแบบกระดาษและอีเมลไว้ด้วยกัน
2. ใช้ประโยชน์จากพลังของปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในการรวบรวมข้อมูลอัจฉริยะเพื่อดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในรูปแบบกระดาษและดิจิทัลไฟล์ ซึ่งจะช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยแบบแมนนวลและขจัดข้อผิดพลาด
3. ขั้นตอนการวิ่งอนุมัติเอกสารแบบอัตโนมัติ พร้อมการ Matching ข้อมูลใบแจ้งหนี้และข้อมูลการสั่งซื้อ เพื่อให้ทางผู้อนุมัติเอกสารด้วยข้อมูลที่แม่นยำถูกต้อง

การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ Iron Mountain

ผู้บริหารการเงินล้วนมองหาการลดภาระการทำงานของพนักงานฝ่าย AP และลดข้อผิดพลาดในการทำงาน โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ Iron Mountain จะเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการ AP ตั้งแต่การนำเข้าข้อมูลใบแจ้งหนี้เข้าระบบ ไปจนถึงการวิ่งอนุมัติเอกสารในแพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียว อัตโนมัติ และปลอดภัย

การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของ Iron Mountain แบบอัตโนมัติด้วย Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), ซึ่งเป็นโซลูชั่นซอฟต์แวร์รูปแบบบริการ (SaaS) ที่ปรับเพิ่มลดขนาดได้ตามต้องการ และไม่ต้องใช้ทักษะในการเขียนโค้ดในการใช้งาน สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงจากระบบแมนนวลให้เป็นระบบอัตโนมัติ ด้วยฟังก์ชั่นที่หลากหลาย เช่น การวิ่งอนุมัติอัตโนมัติ, การกำนดประเภทเอกสาร, การทำ Index เอกสาร, การกำหนดอายุเอกสาร, API เขื่อมต่อกับระบบอื่นๆ และการนำระบบ AI Prompts มาใช้งาน

คุณสามารถเชื่อมั่นในธุรกิจระดับโลกอย่าง Iron Mountain ที่มุ่งเน้นด้านการจัดเก็บ ปกป้อง รวมถึงจัดการข้อมูลและสินทรัพย์ของท่าน โดยให้บริการโซลูชันที่ใช้ประโยชน์จากการจัดการเนื้อหาบนกระดาษและดิจิทัลไฟล์ที่ครอบคลุมความต้องการต่างๆ พร้อมด้วย AI, ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ และความสามารถด้านการกำกับดูแลข้อมูลในแพลตฟอร์มที่รวมเป็นหนึ่งเดียวเพื่อช่วยคุณดังต่อไปนี้

• รวบรวมการจัดการใบแจ้งหนี้ทั้งรูปแบบกระดาษและอีเมลไว้ด้วยกัน คุณสามารถแปลงใบแจ้งหนี้ของคุณให้เป็นแบบดิจิทัลหรือให้ Iron Mountain แปลงให้คุณได้ ซัพพลายเออร์ยังสามารถส่งใบแจ้งหนี้มาทางอีเมล์ AP ที่กำหนดไว้ โซลูชันของเราจัดการเอกสารใบแจ้งหนี้รูปแบบกระดาษและดิจิทัลไว้ในที่เดียวกัน
• การบันทึกข้อมูลอัตโนมัติด้วยการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) ของโซลูชัน: โซลูชันของเราจะดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติตั้งแต่ ประเภทใบแจ้งหนี้ ข้อความในใบแจ้งหนี้ในแต่ละรายการสินค้าเพื่อช่วยให้ผู้ปฏิบัติงาน AP ของคุณได้รับบันทึกแบบดิจิทัลที่ครบถ้วนสมบูรณ์โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• เชื่อมต่อข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์ม: การเชื่อมต่อกับระบบจัดซื้อของท่าน เพื่อให้ข้อมูลส่งต่อกันระหว่างระบบได้ เราจะใช้ข้อมูลการจัดซื้อของคุณเพื่อการจับคู่ใบสั่งซื้อ (PO) และการจัดการกับข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติ
• เปิดใช้งานการเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา: ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงและค้นหาใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายบนแพลตฟอร์ม ECM ที่ปลอดภัยของเราผ่านพอร์ทัลบนเว็บเพียงที่เดียว รวมทั้งได้รับการแจ้งเตือนต่างๆ เช่น ข้อมูลใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับในระบบ, การแชร์ข้อมูล, การ Reject ใบแจ้งหนี้กลับไปยังซัพพลายเออร์ เป็นต้น
• ปกป้องธุรกิจของคุณ: กระบวนการดูแลที่สามารถตรวจสอบได้ การจัดเก็บที่ปลอดภัย การเข้ารหัสข้อมูล และการจำกัดการเข้าถึงข้อมูล จะช่วยให้ข้อมูลของท่านมีความปลอดภัย แพลตฟอร์มของเราปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมและนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล และมีความสามารถที่ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบตามมาตรฐาน Audit ได้
• จัดการวงจรชีวิตของข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ Iron Mountain ยังมีบริการทำลายเอกสารกระดาษหลังจากบันทึกข้อมูลในระบบเรียบร้อยแล้ว หรือจัดส่งเอกสารกลับคืนให้ท่านด้วย

ผลลัพธ์ที่ได้อาจส่งผลต่อผลกำไรของท่าน

• สร้างความโปร่งใสมากขึ้นในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ บริหารจัดการ และประมวลผลใบแจ้งหนี้จากส่วนกลางบนพอร์ทัลที่ใช้งานง่ายเพียงที่เดียว สามารถตรวจสอบีการจัดการใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับอย่างไรและการชำระเงินของคุณเกิดขึ้นที่ใดได้เพียงคลิกเดียว
• เพิ่มความถูกต้อง ดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้และป้อนเข้าสู่ระบบการทำงานแบบอัตโนมัตเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลแบบแมนนวล ลดหรือขจัดความเสี่ยงจากการวางใบแจ้งหนี้ผิดที่หรือจัดการใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง
• เพิ่มประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่าย ด้วยการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลและขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ คุณจะสามารถเรียงลำดับและจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ได้ด้วยการประมวลผลที่รวดเร็วเพียงกดปุ่มไม่กี่ครั้ง นอกจากนี้ คุณยังประหยัดเวลาและแรงงานที่ต้องใช้ในการปิดบัญชีรายเดือนได้อีกด้วย

1 CPA Practice Advisor, 7 วิธีที่การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะช่วยในด้านการบัญชี, กรกฎาคม 2565
2 Office of the Washington State Auditor, การชำระเงินแก่ผู้ให้บริการซ้ำซ้อนคือปัญหา SAO เสนอเคล็ดลับในการป้องกันการชำระเงินซ้ำ, กุมภาพันธ์ 2565
3 CXOtoday, ความต้องการโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติในสายงานการจัดการค่าใช้จ่าย, เมษายน 2566
4 SAP Concur, ธุรกิจต่างๆ ในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้สามารถประหยัดเงินจำนวนมากด้วยการจัดการใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลได้อย่างไร, เข้าใช้งานเมื่อเดือนพฤษภาคม 2566