การกำจัดเอกสารในอดีต - ขั้นตอนแรกที่ควรทำคือ การแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบดิจิทัล

บทสรุปสำหรับผู้บริหาร

ทุกองค์กรที่ดำเนินกิจการมาสักระยะหนึ่งจะต้องมีเอกสารกระดาษ และมักจะมีมากขึ้นเรื่อยๆ

แม้จะเป็นเรื่องที่ไม่ต้องสนใจก็ได้ และเก็บทุกอย่างไว้ “เผื่อต้องการใช้” แต่นี่ไม่ใช่วิธีที่เหมาะสม จริงๆ แล้วการจัดเก็บเอกสารเกินระยะเวลาอาจจะไม่ปลอดภัยในแง่ของค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงตามกฎหมาย และยังไปจำกัดความสามารถในการวางโครงการใหม่ๆ ขององค์กรและการบรรลุวัตถุประสงค์ในการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล

งานวิจัยใหม่ได้เปิดเผยเกี่ยวกับการที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจมองความท้าทายของการมีเอกสารกระดาษในอดีตอยู่ในองค์กรและการจัดการกับเอกสารเหล่านี้ การสำรวจล่าสุดที่จัดทำโดยบริษัทวิจัยภายนอกแสดงให้เห็นความกังวลของผู้มีอำนาจตัดสินใจในบทบาทเกี่ยวกับเรื่องกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ บันทึกข้อมูลและการจัดการ/การกำกับดูแลข้อมูล และเทคโนโลยีสารสนเทศ งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าเพื่อนร่วมงานของคุณคิดอย่างไรกับบันทึกข้อมูลในอดีตและความจำเป็นในการกำจัดแฟ้มข้อมูลกระดาษซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการแปลงให้เป็นดิจิทัล และอุปสรรคมากมายที่อาจเกิดขึ้น