Arkivering af dokumenter - hvilke dokumenter skal arkiveres?

De fleste virksomheder håndterer mange vigtige dokumenter som fakturaer, kvitteringer og aftaler. Forskellige love og regler kræver, at nogle af disse skal opbevares i fysisk form i flere år. Ikke alle virksomheder håndterer alle typer dokumenter, og nogle dokumenter er mindre almindelige end andre. Derfor kan reglerne for arkivering være svære at holde styr på, især fordi de varierer afhængigt af dokumentets art og indhold. Så hvad gælder egentlig? Her gennemgår vi de almindelige dokumenttyper, som generelt bør arkiveres af alle virksomheder, uanset branche eller størrelse.

Vigtige dokumenttyper som bør arkiveres

Finansielle dokumenter

Alle dokumenter, der vedrører virksomhedens økonomi, såsom regnskaber, årsrapporter, selvangivelser og kontoudtog, bør arkiveres. Mange af disse dokumenter skal ifølge loven bevares i flere år for at opfylde kravene fra forskellige tilsynsmyndigheder.

Juridiske dokumenter

Kontrakter, aftaler, registreringsbeviser og andre juridiske dokumenter relateret til virksomheden skal arkiveres. Disse dokumenter er ofte vigtige for at sikre og beskytte virksomhedens rettigheder og forpligtelser over for andre aktører.

Personale-relaterede dokumenter

Ansættelseskontrakter, personaleregistre, lønoplysninger og andre dokumenter relateret til ansættelsesforhold bør bevares. Disse dokumenter er vigtige både for interne formål og for at imødekomme kravene stillet af arbejdsretlige love og regler. Det er dog vigtigt at tage hensyn til GDPR ved arkivering af personaledokumenter, der indeholder personoplysninger.

Policy-dokumenter og protokoller

Mødereferater fra bestyrelsesmøder, generalforsamlinger og andre vigtige møder skal arkiveres. Policy-dokumenter, der beskriver virksomhedens interne procedurer og retningslinjer, såsom personalehåndbøger og sikkerhedsprocedurer på arbejdspladsen, bør også arkiveres.

E-mails og intern korrespondance

For virksomheder findes der ingen specifikke love, der regulerer arkivering af e-mails og anden intern kommunikation. Det er noget, den enkelte virksomhed beslutter via sine interne retningslinjer. Det er dog vigtigt at arkivere e-mails, der indeholder information med direkte forbindelse til anden lovgivning, såsom regnskab eller personaledokumenter.

Patientjournaler

Patientjournaler skal arkiveres på korrekt vis i flere år, fra det sidste notat er blevet foretaget. Det er vigtigt, at journalerne opbevares i overensstemmelse med strenge regler om fortrolighed og datasikkerhed for at beskytte patienternes integritet.

Effektiv arkivering og opbevaring af dokumenter

Det er ikke en holdbar strategi på den lange bane at lade papirbunkerne hobe sig op i arkivet. Effektiv arkivering handler om mere end blot at opbevare dine dokumenter – du skal også gøre dem digitalt tilgængelige og søgbare, lette at finde, når du har brug for dem, og sørge for, at de arkiveres i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Digitalisering

At scanne og konvertere papirdokumenter til digitale filer kan både spare plads og gøre informationen lettere at søge i. Husk, at visse dokumenter skal bevares i original tilstand for at være juridisk gyldige.

Kategorisering och indeksering

Effektiv arkivering kræver et system, hvor dokumenterne ikke kun opbevares, men også kategoriseres og indekseres på en måde, der gør dem nemme at finde. Et velorganiseret arkiv sparer tid og minimerer frustration.

Sikker arkivering

Fysiske dokumenter, der kræver arkivering, bør opbevares i et miljø, der beskytter dem mod skader, for eksempel i brandsikre skabe eller i klimakontrollerede opbevaringsrum.

Hold dig opdateret om lovændringer

Lovkravene for arkivering kan ændre sig. Det er vigtigt at holde sig opdateret om gældende love og regler for at sikre, at virksomhedens arkiveringsrutiner stadig følger dem.

Let hverdagen med ekstern arkivering af dokumenter

Dokumentarkivering er en grundlæggende del af informationshåndteringen i alle virksomheder. Ved at arkivere dokumenter på den rette måde sikrer du ikke kun, at virksomheden overholder gældende lovgivning, men også at effektiviteten øges og risikoen for, at vigtig information går tabt, mindskes.

Hos Iron Mountain er vi eksperter i at håndtere alle typer af dokumenter. Vi tager os af alt det praktiske omkring arkiveringen, så du kan være sikker på, at dine dokumenter er sikkert opbevaret og nemme at finde, når du har brug for dem. Vi tilbyder services, der gør det let at spore dine dokumenter, hvilket betyder, at du hurtigt kan få fat i den rette information, når det er nødvendigt. Ved at overlade arkiveringsansvaret til os får du mere tid til at fokusere på andre dele af din virksomhed.

Kontakt os gerne, hvis du ønsker at vide mere om vores skræddersyede arkiveringsløsninger!