Digitaliser virksomhedens dokumenter med OCR-scanning

Optisk tegngenkendelse, eller OCR (Optical Character Recognition), er en teknologi, der omdanner scannede billeder af håndskrevne, maskinskrevne eller trykte tekster til maskinlæsbar tekst. For virksomheder indebærer OCR-scanning mulighedfor at omdanne papirdokumenter til digitale filer, som er nemme at søge i, analysere og arkivere, hvilket gør informationshåndteringen betydeligt enklere og mere effektiv.

Hvad er OCR-scanning?

OCR-scanning er en proces, hvor tekst fra fysiske dokumenter udtrækkes og omdannes til digital form. Dette sker ved først at scanne et dokument som en billedfil, hvorefter OCR-teknologien tolker og omdanner tegnene i dokumentet til let redigerbar og søgbar tekst. Denne teknologi anvendes på mange områder, såsom digitalisering af arkiver og effektivisering af informationsflowet i en organisation.

Fordele ved OCR-scanning for virksomheder

Effektivitet og tidsbesparelse

Gennem automatiseret dataudtræk reducerer OCR-scanning behovet for manuel dataindtastning, hvilket sparer tid og giver medarbejderne mulighed for at fokusere på mere værdiskabende opgaver.

Søgbarhed og tilgængelighed

OCR gør det muligt hurtigt at søge efter og finde information i dokumenter, selv når der er tale om store datamængder. Det forbedrer både effektivitet og adgang til information i organisationen.

Muliggør avanceret dataanalyse

Digitaliserede data kan let integreres i virksomhedens IT-systemer til videre analyse og rapportering, hvilket gør det muligt at træffe beslutninger baseret på aktuel og korrekt information.

Miljøvenligt og omkostningseffektivt

Når virksomheden reducerer papirforbruget, bidrager det ikke kun til en mere bæredygtig virksomhed, men også til reducerede omkostninger til opbevaring og fysisk arkivering.

Sikkerhed og compliance

Digitale dokumenter er lettere at beskytte med avancerede sikkerhedsforanstaltninger og nemmere at håndtere i overensstemmelse med love og regler om databeskyttelse og privatliv.

Sådan fungerer OCR-tolkning

OCR scanning begynder med, at et dokument scannes eller fotograferes, hvilket skaber et digitalt billede af siden. Dette billede analyseres derefter af OCR-software, der søger efter og identificerer tekstområder på billedet. Softwaren opdeler derefter disse områder i linjer, ord og endelig i enkelte tegn. Hvert identificeret tegn sammenlignes derefter med en database over tegnmønstre for at tolke, hvilket tegn det mest sandsynligt repræsenterer. Dette sker gennem avancerede algoritmer, der kan håndtere variationer i skrifttyper og billedkvalitet. Når tegnene er tolket, konverteres de til digital tekst. Slutresultatet er en redigerbar og søgbar tekstfil, der svarer til indholdet i det scannede dokument og nemt kan deles elektronisk. OCR-teknologien bruges ofte til at digitalisere f.eks. fakturaer, kunderegistre, juridiske dokumenter og andre typer af dokumentation.

Iron Mountain tilbyder avancerede scanningstjenester med OCR-teknologi

Iron Mountain tilbyder skræddersyede scanningstjenester, hvor vi blandt andet anvender OCR-teknologi for at sikre det bedst mulige resultat og gøre jeres scannede dokumenter, hvad enten det er Word, Excel eller noget helt tredje - søgbare. Vi kan håndtere en bred vifte af dokumenttyper, såsom indgående post, rekvisitioner, eksamensarbejde, fragtbreve, patientjournaler, forsikringsformularer og kontrakter. Dokumenterne kan konverteres til digitale formater som PDF, TIFF eller andre ønskede formater, hvilket gør dem let tilgængelige og nemme at håndtere.

Vores proces begynder altid med en behovsanalyse, hvor vi sammen gennemgår jeres specifikke krav og behov og tilpasser vores løsninger derefter. Har I for eksempel store mængder dokumenter, der optager meget plads? Vi kan tage hånd om jeres eksisterende fysiske arkiv og tilbyde en digital løsning, hvor I kan samle og organisere alle jeres dokumenter for lettere adgang.

Kontakt os endelig, hvis du vil vide mere om, hvordan vores OCR-teknologi kan hjælpe din virksomhed med at skifte til en mere digital og effektiv proces for dokumenthåndtering!