Hvor længe skal man opbevare regnskabsmateriale?

Bogføring udgør en central del af enhver virksomheds drift. Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er uanset ejer- eller hæftelsesforhold omfattet af bogføringspligten. Det er derfor vigtigt at håndtere og arkivere bogføringen korrekt for at undgå juridiske problemer og eventuelle bøder. For mange virksomheder er det dog en udfordring at vide præcis, hvor længe forskellige dokumenter skal opbevares. Her gennemgår vi, hvilke love der findes, og hvilke regler der gælder omkring arkivering af regnskab.

Bogføringsloven: Det siger loven om arkivering af regnskabsmateriale

I Danmark reguleres bogføring og reglerne om arkivering primært af Bogføringsloven og Erhvervsstyrelsens retningslinjer. Ifølge Bogføringsloven er virksomheder forpligtet til at opbevare regnskabsmateriale i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Denne regel omfatter alle typer af bogføringsdokumenter, herunder fakturaer, kvitteringer og andre bilag.

Den 1. juli 2024 trådte nye danske bogføringsregler i kraft, som betyder, at virksomheder i regnskabsklasserne B, C og D skal digitalisere bogføringen. For personligt ejede virksomheder og visse foreninger træder reglerne først i kraft i 2026.

Dette indebærer, at registreringer samt købs- og salgsbilag nu skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Der findes dog visse undtagelser, såsom lønbilag, rejseafregninger, afskrivninger, samt kassestrimler fra et salgsregistreringssystem. Men uanset om dokumentet skal opbevares digitalt eller kan opbevares fysisk, skal din virksomhed fortsat sikre, at alt regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i mindst fem år.

Det betyder, at dokumenterne skal være tilgængelige, læsbare og sikrede mod tab og uautoriseret adgang i hele opbevaringsperioden.

Iron Mountain gør det lettere at arkivere regnskabsmateriale

Iron Mountain tilbyder en række tjenester, der gør det lettere for virksomheder at håndtere arkiveringen af deres regnskabsmateriale:

• Scanning og destruktion: Med de nye retningslinjer bliver det stadig vigtigere at kunne håndtere og arkivere regnskabsmateriale elektronisk. Det er dog vigtigt at følge visse krav ved selve overførslen for at sikre, at regnskabsoplysningerne ikke ændres eller går tabt. Iron Mountain tilbyder avancerede scanningstjenester, hvor vi scanner dine fysiske regnskabsdokumenter og gør dem tilgængelige i digitalt format. Efter scanningen kan vi også tilbyde sikker destruktion af de fysiske originaldokumenter, hvilket frigør plads og mindsker risikoen for uautoriseret adgang til information
• Rådgivning omkring informationsstyring: Vi hjælper din virksomhed med at sikre, at alle gældende love overholdes og med at optimere jeres informationshåndtering. Vores eksperter vurderer virksomhedens nuværende praksis og hjælper med at udvikle robuste informationspolicies, der er i overensstemmelse med gældende regler og best practice
• Policy Center-platform: Iron Mountains Policy Center er en cloud-baseret platform, der giver dig alle de værktøjer, du har behov for i forhold til effektiv informationsstyring. Med en skræddersyet plan for informationsstyring og et brugervenligt interface bliver det nemt for alle i virksomheden at håndtere information og følge de samme regler.

Vi hjælper dig med at digitalisere og arkivere dit regnskabsmateriale

Det er vigtigt for alle virksomheder at have styr på og følge de danske love om, hvordan regnskabsmateriale skal opbevares. Med de nye regler er der mulighed for at overgå til en mere digital og effektiv dokumentstyring. Iron Mountain tilbyder en række tjenester, som hjælper virksomheder med at opnå og sikre overholdelse af Bogføringsloven og andre love såsom GDPR.

Vil du vide mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at håndtere din bogføring på en effektiv og sikker måde? Kontakt os, så vil en af vores eksperter vende tilbage til dig!

Typiske spørgsmål om bogføring og arkivering

Hvor længe skal man gemme kvitteringer?

Ifølge Bogføringsloven skal kvitteringer opbevares i mindst fem år. Med de nye regler kan de opbevares elektronisk i stedet for fysisk. Dine fysiske kvitteringer kan derfor destrueres, når du har scannet eller fotograferet dem til digital opbevaring.

Hvilke regnskabsdokumenter kan jeg smide væk i 2024?

Alt regnskabsmateriale skal arkiveres i mindst fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører. Det betyder, at du kan destruere regnskabsmateriale fra 2018 i 2024.

Hvad gør man med gammelt regnskabsmateriale?

Ældre regnskabsmateriale, som ikke længere behøver at opbevares ifølge loven, kan destrueres på en sikker måde. Iron Mountain tilbyder tjenester til sikker destruktion af dokumenter for at forhindre, at følsom information falder i de forkerte hænder.