Opbevaring af personoplysninger

Håndter de følsomme personoplysninger i din virksomhed korrekt og sikkert

Når din virksomhed skal arkivere personoplysninger, er der flere forskellige love og regler, der skal følges nøje. Både persondataloven, også kaldet GDPR, og bogføringsloven foreskriver, hvordan disse dokumenter skal håndteres.

Der er både regler og love for, hvor længe regnskabsbilag som f.eks. lønsedler skal opbevares, og også hvordan de skal opbevares korrekt, da de indeholder personoplysninger.

Nogle dokumenter og bilag skal opbevares som et fysisk dokument på papir, mens andre kan arkiveres digitalt.

Hos Iron Mountain er vi specialister i alle slags arkivering

Vi hjælper din virksomhed med at arkivere dokumenter med personoplysninger på en både sikker og effektiv måde. Vi holder os altid opdaterede på de gældende regler og love, så du kan føle dig helt sikker.

Vores tjeneste til digital arkivering samler alle din virksomheds fysiske og digitale dokumenter med personoplysninger på ét og samme sted. Du har altid adgang til dine dokumenter, når som helst og hvor som helst. I kan vælge at tilgå dem i vores eget brugervenlige system eller i det system, som I allerede bruger i virksomheden.

Du kan også vælge vores løsning til arkivering af fysiske dokumenter. Her opbevarer vi din virksomheds dokumenter i vores arkiver, der er indrettet med de nyeste sikkerhedsløsninger. Selv i vores fysiske arkiv er det nemt og hurtigt at få fat i lige de dokumenter, du har behov for at tilgå.

Hvilke personoplysninger skal arkiveres?

Langt de fleste virksomheder behandler mange forskellige personoplysninger. Det kan f.eks. være ansættelseskontrakter, ansøgninger, lønsedler og overenskomster.

Det er virksomhedens eget ansvar at opbevare personoplysninger korrekt, både i det rigtige format og i lang nok tid.

Regnskabsloven og lov om behandling af personoplysninger foreskriver, hvor længe og hvordan de forskellige dokumenter skal opbevares. De fleste dokumenter skal gemmes i mindst fem år. Men nogle dokumenter har en forældelsesfrist på længere tid, og bør derfor gemmes indtil denne udløber.

Med Iron Mountains digitale arkiveringsløsning kan du være sikker på at alle dine dokumenter og bilag arkiveres efter de gældende love og regler. Samtidig får du automatisk besked, når dine dokumenter med personoplysninger er ved at være forældede. Herefter kan du vælge, om de skal opdateres eller destrueres.

Lov om behandling af personoplysninger

Dokumenter med personoplysninger skal opbevares efter persondataloven, også kaldet GDPR. Det er en lov, der sikrer, at de følsomme oplysninger bliver behandlet forsvarligt og korrekt, så både virksomheden og dens ansatte og kunder kan føle sig sikre.

Din virksomhed er blandt andet forpligtiget til:

• Kun at indsamle personoplysninger til specifikke, angivne og berettigede formål.
• At slette personoplysningerne når de ikke længere er nødvendige.
• Ikke at behandle flere personoplysninger, end det er nødvendigt.
• At sørge for at alle personoplysninger er korrekte og opdaterede.
• At beskytte de indsamlede personoplysninger, så uvedkommende ikke har adgang til dem, og så de ikke forsvinder eller bliver beskadiget.

Hos Iron Mountain har vi mange års erfaring indenfor opbevaring af personalearkiver og er derfor altid opdaterede på de gældende love og regler. Med vores tjeneste til opbevaring af personoplysninger, kan du derfor føle dig sikker på, at din virksomheds dokumenter bliver opbevaret helt efter bogen.

Digital opbevaring af personoplysninger

Med vores tjeneste til digital arkivering slipper din virksomhed for alt det administrative papirarbejde, der både er kedeligt og koster dyrebar tid. Vi samler alle jeres personaledokumenter digitalt, og du kan nemt tilgå dem via vores brugervenlige system ReQuest Web. Her har du et tydeligt overblik over alle jeres dokumenter og kan hurtigt finde frem til lige det dokument, du skal bruge.

Fordele ved et digitalt personalearkiv

Mindsket papirarbejde – vi kan scanne din virksomheds fysiske dokumenter ind for jer. Dermed bliver jeres fysiske og digitale personoplysninger samlet på et og samme sted.

Tydeligt overblik – Når alle dokumenter og personoplysninger er samlet på samme sted, får I et tidligt overblik og kan hurtigt finde frem til de nødvendige oplysninger.

Mindsket risiko for at miste vigtig information – risikoen for at vigtige personoplysninger forsvinder eller bliver beskadiget minimeres når disse bliver opbevaret digitalt og sikkert med vores arkiveringstjeneste.

Fysisk opbevaring af personoplysninger

Mens nogle dokumenter kan opbevares digitalt, er der også nogle, som skal arkiveres fysisk i et vist antal år. Dette optager både dyrebare kvadratmeter, og det kan være tidskrævende at finde frem til lige de dokumenter, du har brug for.

Iron Mountain tilbyder derfor også opbevaring af fysisk materiale med personoplysninger. Dine dokumenter bliver opbevaret i vores moderne og sikre faciliteter, hvorfra du hurtigt og nemt kan få tilsendt nødvendige dokumenter.

Vores fysiske arkivfaciliteter er omgivet af de nyeste og mest avancerede sikkerhedsløsninger. Du kan altså føle dig helt sikker på, at dine vigtige dokumenter og personoplysninger bliver opbevaret forsvarligt.

Vores arkiveringsfaciliteter er udrustede med følgende:

• Døre og porte med alarmer og kameraovervågning døgnet rundt
• Indbruds- og brandalarmer, der er direkte koblet til alarmcentralen.
• Moderne brandforebyggelse med en beviseligt brandsikker konstruktion og pålidelig vandtilførsel.
• Omfattende kontrol af indeklimaet, så dine arkiverede dokumenter beskyttes mod ydre påvirkninger.
• Fuld sporbarhed af dit arkivmateriale
• Testede og certificerede arbejdsmetoder og sikkerhedsuddannet personale.

Sikre arkiveringsløsninger med Iron Mountain

Hos Iron Mountain er vi eksperter i arkivering, og vi skræddersyr altid vores løsninger efter lige din virksomheds behov. Når I anvender vores tjenester til arkivering, får I meget mere tid og plads til lige det, som jeres virksomhed er eksperter i.

Med vores fleksible løsninger har vi i dag kunder fra mange forskellige brancher – lige fra virksomheder i alle størrelser til kommuner og foreninger. Så vi kan med garanti også finde frem til en løsning, der passer til jeres virksomheds behov.

Iron Mountain har varetaget vores kunders informationshåndtering siden 1951 og gennem årene fået stor erfaring indenfor blandt andet arkivering, opbevaring, Workflow Automation og en af vores nyeste tjenester – Intelligent Content Service Platform.

Vi behandler alle vores kunders vigtige informationer og dokumenter, som var det vores egne. Samtidig sætter vi en stor stolthed i vores professionelle og effektive service.

Kontakt os gerne hvis du har spørgsmål til arkivering af personoplysninger, nogle af vores andre tjenester eller for et uforpligtende tilbud.