Asegura tu tranquilidad con una solución escalable y segura para la limpieza de archivos antiguos

Si tu organización se plantea hacer frente a grandes volúmenes de documentos físicos acumulados a lo largo del tiempo, no estáis solos. Según un estudio de Economist Impact patrocinado por Iron Mountain, el 93% de los ejecutivos de todo el mundo tiene previsto emprender o ha emprendido ya una iniciativa de limpieza de archivos antiguos.

Entiendo que la limpieza de estos documentos puede ser un reto, especialmente cuando no se cuenta con toda la información necesaria para tomar decisiones sólidas sobre qué documentos conservar, cuáles destruir y cuáles digitalizar. Sin embargo, pasar por alto este desafío puede dar lugar a ineficiencias, mayores costes, incumplimiento normativo y mayores riesgos.

Sabiendo qué documentos poseéis, organizando los archivos y asignando reglas de conservación a nivel de caja y archivo, podréis tomar decisiones seguras y sólidas sobre vuestro inventario de documentos. Como resultado, cumpliréis los objetivos de la empresa, reduciréis los costes y mitigaréis los riesgos, a la vez que adoptáis una forma de trabajar más eficiente y digital.

Creando un proceso inteligente y sólido

Cuando se trata del inventario de documentos de una organización, es importante reconocer que no existe una solución única que pueda abordar la limpieza de un inventario que posiblemente incluya información descriptiva insuficiente o cajas de archivos mezclados que abarquen múltiples departamentos, ubicaciones geográficas e incluso involucren varios proveedores.

HSin embargo, si aplicas un enfoque inteligente y multifocal, eliminas las conjeturas sobre la limpieza de documentos antiguos y obtendrás las ventajas y la tranquilidad que otorga un programa bien estructurado:

1) Decisiones sólidas hoy y en el futuro

Lo más probable es que lleves tiempo teniendo en tu lista de prioridades la limpieza de documentos antiguos. El alivio de haberlo hecho por fin tendrá un efecto dominó en los años venideros. Una vez que establezcas un proceso sólido y defendible para gestionar los documentos antiguos, no sólo te habrás ocupado de los documentos que han cumplido los requisitos normativos en la actualidad, sino que también dispondrás de un sistema para mantener el cumplimiento normativo a lo largo del tiempo.

Con un proceso sólido, puedes tomar con confianza las decisiones correctas sobre qué documentos conservar, destruir o digitalizar en función de los requisitos legales y normativos, así como de los objetivos exclusivos de tu empresa.

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2) Optimización de costes

El almacenamiento de documentos puede resultar costoso con el tiempo, sobre todo si se paga por guardar cajas de documentos físicos que ya no es necesario conservar. Para las organizaciones que todavía tienen grandes inventarios de documentos en papel, la limpieza de estos se ha convertido en una prioridad. En una encuesta reciente sobre la limpieza de documentos antiguos patrocinada por Iron Mountain, descubrimos que la reducción de los costes relacionados con el mantenimiento de documentos en papel era la principal prioridad para el 79% de los encuestados.

Establecer un proceso defendible para ayudar a identificar qué documentos deben conservarse y cuáles pueden destruirse de forma defendible no sólo reducirá los costes, sino también los riesgos de incumplimiento y las multas asociadas.

3) Mejora de la productividad

Al seleccionar el inventario, organizar los archivos y actualizar los metadatos de las cajas y los archivos, podrás localizar los documentos con mayor facilidad, lo que reducirá el tiempo dedicado a buscar información. Además, la digitalización de documentos críticos para la empresa facilitará aún más la búsqueda de lo que se necesita y la difusión de la información a los empleados.

En el caso de documentos físicos, es esencial asegurarse de que las cajas y los archivos contengan metadatos que permitan localizarlos y acceder a ellos fácilmente.

4) Aceleración de la transformación digital

La eliminación de los documentos físicos antiguos puede acelerar la transformación digital de tu organización. El proceso de limpieza te ayudará a identificar los documentos que han cumplido los requisitos de conservación y que pueden destruirse de forma justificada. El proceso también te ayudará a identificar los documentos críticos a los que necesitas acceder con regularidad y que deben digitalizarse.

Ocupándoos de vuestros inventarios de documentos en papel, eliminaréis los procesos manuales y pasaréis a una forma de trabajo más digital. Lo que ahorra tiempo y reduce costes, a la vez que permite a los empleados trabajar de forma más eficiente y eficaz en un entorno digital.

Abordando la limpieza de documentos antiguos

El enfoque DIY (do it yourself, hazlo tú mismo) de la limpieza de inventarios de documentos tiene sus dificultades. Es mucho trabajo. Requiere muchos recursos. Y distrae a los empleados de sus tareas principales. La buena noticia es que no tenéis por qué emprender el proceso vosotros solos.

Independientemente de la escala o complejidad de vuestra iniciativa de limpieza de documentos, podemos ayudaros a eliminar gran parte de las dudas y automatizar la toma de decisiones. Cuanta más objetividad se incorpore al proceso, más coherente será. El objetivo final es eliminar el elemento humano subjetivo mediante el uso de soluciones tecnológicas como Smart Sort de Iron Mountain.

El resultado será exactamente lo que necesitáis: un inventario de documentos ordenado, bien organizado y localizable cuando sea necesario. Tendrás la tranquilidad de saber que puedes tomar decisiones sobre vuestros documentos con total facilidad y confianza durante todo el proceso de limpieza y en el futuro.

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