Aciertos en la transformación del centro de trabajo

Existe un gran interés por la transformación de las empresas tras la pandemia, pero todo plan debe gestionarse con cuidado si queremos que tenga éxito.

Los grandes cambios experimentados en los últimos años han transformado radicalmente el funcionamiento de las organizaciones. La escala y la naturaleza de la transformación de los centros de trabajo ha variado, poniendo más énfasis en adaptarse a todos los empleados, independientemente de dónde trabajen. La mayoría, si no todos, están de acuerdo en que se avecinan nuevos cambios, pero este proceso se debe gestionar correctamente, ya que apresurarse en cualquier transformación del lugar de trabajo o no comprender la razón específica que la motiva pueden provocar problemas graves y permanentes.

De hecho, precipitarse en la reducción de plantillas, en la remodelación o en la implantación de una estrategia de trabajo híbrida pueden terminar suponiendo más inversión en tiempo y dinero, así como pérdida de eficiencia a largo plazo si no se tienen en cuenta todas las circunstancias y no se consulta e involucra desde el principio a todas las partes interesadas.

Las organizaciones que tengan previsto llevar a cabo una transformación del centro de trabajo en los próximos meses deben comprender a la perfección las necesidades de su equipo, así como tener en cuenta factores como la demanda de datos y la seguridad de la información. También es importante entablar relaciones con expertos, en lugar de actuar por cuenta propia, ya que disponer de esa guía complementaria nos permitirá llevar a cabo los proyectos de transformación digital de la manera más eficaz y satisfactoria posible.

Evaluar la magnitud del desafío

Realizar cambios en la configuración de los espacios de trabajo e implantar una estrategia híbrida son las máximas prioridades de las empresas internacionales, según un estudio realizado por Iron Mountain en colaboración con The Economist Impact, la división de investigación de la revista The Economist. La mayoría de las organizaciones (61,2%) afirma también que el compromiso de sus empleados debe mejorar, ya sea de forma significativa, ya sea en gran medida o ya sea en cierta medida. Estos cambios deben ir de la mano de los objetivos y actividades asociados a la transformación digital. Ambos son pilares clave para alcanzar el objetivo de incrementar la resiliencia. De hecho, el 79,1% de los ejecutivos encuestados coincidieron en que la gestión de los lugares de trabajo físicos era importante para fomentar la resiliencia a largo plazo, mientras que algo más de la mitad están cambiando su enfoque para invertir en espacios de trabajo flexibles que puedan adaptarse a las necesidades del periodo pospandémico.

A pesar de este entusiasmo generalizado por el cambio empresarial y la transformación digital, la fuerza de voluntad no es suficiente para hacer realidad estas ambiciones. Independientemente del sector, hay varios principios rectores que debemos seguir para valorar la magnitud y la naturaleza del desafío. Dichos principios serán específicos para cada organización, pero también existen puntos en común, como el interés por reducir costes, aumentar la productividad y garantizar una mejora del bienestar de los empleados.

Crear un centro de trabajo para el futuro

Aunque la COVID-19 provocó un aumento espectacular del trabajo en remoto -que ha calado en la cultura empresarial ahora que hemos aprendido a convivir con el impacto de la pandemia-, algunas personas siguen echando de menos ir a la oficina. Independientemente de si los empleados tienen previsto acudir cinco días a la semana o una vez cada quince días, centrarse en modernizar ese espacio físico es clave para subir su moral y su productividad. Por lo tanto, lo más probable es que una oficina que no se haya renovado desde antes de la pandemia no esté preparada para los nuevos tiempos.

Antes de empezar a desmontar escritorios y archivadores, las empresas deben pensar de manera estratégica y, con la ayuda de consultores expertos, evaluar las necesidades de su personal. Han de llevar a cabo un inventario de todos los entornos físicos y digitales para asegurarse de que su propósito es claro y, así, eliminar cualquier ineficiencia que exista. Pueden ser lo más adecuado empezar identificando las deficiencias en los procesos manuales o digitales, así como si existe cualquier necesidad de acceso o si hay brechas de seguridad.

Aunque el espacio físico es importante, hay muchas más cosas que suceden entre bastidores y que han de abordarse. La protección de datos y la forma en que la empresa salvaguarda sus activos en la era del trabajo híbrido son primordiales. Esto no sólo abarca la información personal que la organización pueda tener en forma de archivos y documentos, sino también la distribución y gestión de dispositivos físicos como, por ejemplo, los ordenadores portátiles. Cuando se experimenta una transformación tan radical como ésta, el éxito depende de estar al tanto de todos y cada uno de los detalles. Esto puede resultar abrumador si no se cuenta con la ayuda de expertos que garanticen que el proceso implica que su empresa es lo más fiable posible.

Es fundamental asegurarse de que los principales stakeholders, como los responsables de los bienes inmuebles de la empresa, de la seguridad, de los archivos y de la gestión de la información, participen en el proceso de toma de decisiones. Garantizando una comunicación clara y transparente entre las partes implicadas, podrás asegurarte de que la transformación se adapta a todos y responde mejor a las necesidades de tu empresa.

Empezar de cero

En medio de las innumerables consideraciones que las organizaciones deben tener en cuenta al emprender cualquier transformación empresarial, apoyarse en un proveedor de confianza como Iron Mountain y la solución Clean Start les dará la confianza y la seguridad de saber que van por el buen camino. Una evaluación Clean Start de Iron Mountain, realizada por un equipo de expertos, puede orientar a las empresas para moverse por las áreas clave de riesgo y las oportunidades relacionadas con la reestructuración del centro de trabajo.

Iron Mountain Clean Start consta de varios componentes, como el almacenamiento seguro, la destrucción segura y la transformación digital, con un enfoque múltiple que garantiza que las organizaciones estén cubiertas en su totalidad. El uso de Clean Start puede ayudarte a optimizar la superficie de tu oficina, reducir costes, limpiar espacios físicos y digitales, así como maximizar el uso eficiente de los activos y el entorno. A menudo, proyectos como la transformación del centro de trabajo van de la mano de iniciativas de transformación digital.

La era del trabajo híbrido ha supuesto que muchas organizaciones vieran cómo el suelo se movía bajo sus pies, lo que significa que necesitan reaccionar con rapidez y determinación para seguir siendo competitivas. Asegurarse de que cualquier transformación se refuerza con la orientación de expertos en cada etapa es esencial para garantizar su agilidad, flexibilidad y capacidad de resiliencia en el futuro.

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